Důležitost informačních technologií a jejich funkcí ve firmách roste. V návaznosti na intenzitě využívání informačních technologií pak dochází ke změně výkonu nejen jednotlivých částí organizace, ale i firmy jako celku. Často neočekávané, rychlé tempo změn nutí firmy orientovat vnitřní organizační prostředí k rychlé adaptaci a reakci s inovativními přístupy a zkráceným časem. Právě tento aspekt klade větší nároky na roli řízení lidských zdrojů. Jaká jsou tedy specifika personálního informačního systému? Jak postupovat při jeho implementaci a čeho se vyvarovat, aby investice nebyla zbytečná?
Kooperace lidí a techniky (strojů, robotů, počítačů) se stává důležitým aspektem při výkonu práce, výkon práce personálního oddělení nevyjímaje. Každý útvar lidských zdrojů musí zjišťovat, zpracovávat, vyhodnocovat a uchovávat velké množství dat. Tato specifická data lze označit jako personální informace. Právě personální informace jsou základem personálních informačních systémů. Zjednodušeně řečeno, bez personálních informací by žádného personálního informačního systému nebylo třeba. Přičemž právě personální informační systém umožňuje zpracovávat procesy, upravovat a archivovat data o zaměstnancích a data týkající se organizačního a personálního plánování. Jedná se tak o praktický aplikační systém, který podporuje většinu personálních činností.
Jednotné přesné vymezení pojmu personální informační systém sice není, ovšem většina autorů se shoduje, že personální informační systém lze identifikovat jako nástroj, který mohou organizace použít k manipulaci s výkonem a chováním zaměstnanců, na které se spoléhají, aby dosáhli obchodního úspěchu (Akoyo a Muathe, 2017). Jde tedy o prostředek pro zpracování údajů – fakta a čísla týkající se firmy a jejích zaměstnanců se převádějí do informací, které jsou posléze využity v rozhodovacích a dalších procesech.
Stejně jako definice ani označení personálních informačních systémů není jednotné. V některých případech se používají zkratky PIS z anglického Personnel Information System, CPIS z anglického Computer Personnel Information System, HRIS z anglického Human Ressource Information System nebo ERP z anglického Enterprise Ressource Planning.
Na tomto místě je třeba upozornit, že existují rozdíly mezi pojmy údaje – informace – znalosti. Širší veřejností jsou tyto pojmy někdy volně substituovány, ovšem existují mezi nimi rozdíly. Údaje (někdy označované také jako data) tvoří základní stavební bloky, informace jsou smysluplně uspořádané údaje a znalosti pak představují aplikaci a produktivní využití informací.
Informace o zaměstnancích – personální evidence
Pokud organizace či firma začíná uvažovat o využití personálního informačního systému, je vhodné si nejdříve uvědomit, nejen jaké informace či data o svých zaměstnancích musí ze zákona evidovat, ale také jaké další informace by pro organizaci samotnou bylo vhodné a efektivní třídit, uchovávat a využívat.
Zaměstnavatel musí vést o zaměstnanci tyto údaje: