Pre-employment background screening

Zákonnou definici PBS v našem právním řádu nenalezneme, teorie jej však definuje jako soustavu činností prováděných před vznikem pracovněprávního vztahu, v rámci kterých zaměstnavatel ověřuje správnost, úplnost a pravdivost údajů poskytnutých mu uchazečem o zaměstnání za účelem výběru nejvhodnějšího kandidáta.¹⁾ Součástí tohoto procesu bývá v praxi zpravidla i shromažďování údajů o zaměstnanci z veřejně dostupných zdrojů (typicky z internetu).

Ačkoliv česká právní úprava PBS výslovně neupravuje, v duchu zásady „co není zakázáno, je povoleno“ není důvod tomuto procesu bránit, probíhá-li v souladu s právními předpisy.

V současné době je právní úprava zjišťování a ověřování informací o uchazečích roztříštěná v řadě právních předpisů, zejména v:

• zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce, ZP“),
• zákoně č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o zaměstnanosti“),
• GDPR – nařízení EU 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“),
• zákoně č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Zákoník práce

Zákoník práce vychází ze zásady, že za podmínky dodržení zásady rovného zacházení a zákazu diskriminace je výběr uchazečů o zaměstnání zcela v dispozici zaměstnavatele (viz § 30 ZP). Jde o projev soukromoprávní zásady autonomie vůle, jejíž nedílnou součástí je mimo jiné svoboda zaměstnance i zaměstnavatele zvolit si, zda uzavřou pracovněprávní vztah, popř. s kým jej uzavřou. To však neznamená, že zaměstnavatel může o uchazečích o zaměstnání zjišťovat jakékoliv údaje – zákoník práce výslovně stanoví, že v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru lze zjišťovat jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy, a to bez ohledu na to, zda jsou tyto údaje zjišťovány přímo od uchazeče o zaměstnání nebo jinými způsoby (např. prostřednictvím internetu).

Ustanovení § 316 odst. 4 zákoníku práce, které se vztahuje na zjišťování informací během trvání pracovněprávního vztahu, zakazuje zaměstnavateli získávat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem. Nesmí-li tyto informace vyžadovat zaměstnavatel po zaměstnanci v průběhu trvání pracovněprávního vztahu, tím spíše je nesmí vyžadovat ani před jeho vznikem po uchazeči o zaměstnání.²⁾ V této souvislosti je vhodné připomenout, že níže uvedené údaje nemůže budoucí zaměstnavatel zjišťovat nejen od uchazeče o zaměstnání, ale ani od třetích osob (§ 316 odst. 4 in fine zákoníku práce).

Konkrétně je zaměstnavateli zakázáno získávat od uchazeče zejména informace o:

1. těhotenství,
2. rodinných a majetkových poměrech,
3. sexuální orientaci,
4. původu,
5. členství v odborové organizaci,
6. členství v politických stranách nebo hnutích,
7. příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti,
8. trestněprávní bezúhonnosti.

Informace týkající se sexuální orientace uchazeče, jeho původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích a příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti přitom nesmí zaměstnavatel v rámci PBS zjišťovat ani ověřovat nikdy (i kdyby mu je uchazeč sám dobrovolně např. v životopise poskytl, aniž by byl na ně tázán).

Výjimku ze zákazu zjišťování výše uvedených informací stanoví zákoník práce pro informace o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti. Tyto skutečnosti lze vyžadovat pouze tehdy, ukládá-li to zaměstnavateli zvláštní právní předpis nebo existuje-li pro to věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a tento požadavek je přiměřený.

Z toho vyplývá, že informace o rodinných a majetkových poměrech, stejně jako informace o trestněprávní bezúhonnosti nelze požadovat automaticky (tj. „plošně“) od všech uchazečů, ale je vždy nutné posoudit s ohledem na konkrétní okolnosti daného případu, tj. na povahu konkrétní práce, kterou by měl uchazeč vykonávat, zda jsou splněny podmínky stanovené § 316 odst. 4 zákoníku práce (tj. zda je dán věcný důvod spočívající v povaze práce nebo zaměstnavatel tyto informace musí zjišťovat na základě zvláštního právního předpisu). Není tedy například přípustné, aby zaměstnavatel vyžadoval od všech uchazečů výpis z rejstříku trestů, třebaže je tato praxe stále poměrně častá. Požadavek na výpis z rejstříku trestů bude zpravidla odůvodněn například u pokladního či finančního ředitele, jen zřídka však například u uklízečky.

Zákon o zaměstnanosti

Další informace, které zaměstnavatel nesmí při výběru budoucích zaměstnanců požadovat, stanoví § 12 odst. 2 zákona o zaměstnanosti, dle kterého zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení, sexuální orientace. Jak je zřejmé z uvedeného výčtu, zjišťovat informace o rasovém nebo etnickém původu, členství v odborových organizacích a sexuální orientaci zakazuje i zákoník práce. Oba předpisy se tak částečně překrývají.

Uvedené informace však lze zjišťovat, pokud je jejich vyžadování v souladu s antidiskriminačním zákonem³⁾, tedy zejména v případě, kdy je k tomu dán věcný důvod spočívající v povaze vykonávané práce nebo činnosti a uplatněné požadavky jsou této povaze přiměřené (§ 6 odst. 3 antidiskriminačního zákona). Zákoník práce i zákon o zaměstnanosti (resp. antidiskriminační zákon) se zde překrývají.

Zákon o zaměstnanosti dále zakazuje zaměstnavatelům zjišťovat informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním právním předpisem.

Zákaz zjišťovat určité kategorie informací nelze přitom překlenout ani souhlasem příslušného uchazeče, neboť citovaná ustanovení jsou kogentní povahy, tj. není možné se od nich odchýlit na základě dohody zaměstnance (uchazeče) a zaměstnavatele.

GDPR

Zaměstnavatel, který provádí PBS, zpracovává při této činnosti osobní údaje, a proto musí postupovat nejen v souladu se zákoníkem práce a zákonem o zaměstnanosti, ale i v souladu s GDPR.

Při zpracování osobních údajů je nezbytné zpracovávat osobní údaje zákonným způsobem a definovat právní důvod zpracování osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 GDPR, tedy zda zaměstnavatel zpracovává osobní údaje a) na základě souhlasu subjektu údajů, b) z důvodu smluvní povinnosti, c) z důvodu právní povinnosti, d) z důvodu ochrany životně důležitých zájmů, e) z důvodu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, nebo f) z důvodu oprávněného zájmu. Podobně jako dle zákoníku práce a zákona o zaměstnanosti, ani v souladu s GDPR není možné provádět PBS na základě souhlasu subjektu údajů, a to zejména z toho důvodu, že uchazeč o zaměstnání není v rovné pozici se zaměstnavatelem a nemůže tak svobodně udělit souhlas. Souhlas subjektu údajů musí splňovat podmínky stanovené v čl. 4 odst. 7 a čl. 7 GDPR, musí se tedy jednat o:

• „svobodný,
• konkrétní,
• informovaný a
• jednoznačný projev vůle,

kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů“ a dále, pokud je souhlas součástí písemného prohlášení, „které se týká rovněž jiných skutečností, musí být souhlas jasně odlišitelný, srozumitelný a snadno přístupný za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.“ Pro zaměstnavatele zpravidla nebude problematické získat souhlas, který bude konkrétní, informovaný, jednoznačný, stejně jako odlišitelný, srozumitelný a udělený za pomoci jednoduchých jazykových prostředků. Pro platně udělený souhlas však musí být také splněna podmínka svobodného projevu vůle, která může být ve vztahu zaměstnavatele a zaměstnance splněna jen výjimečně. Bod 43 odůvodnění GDPR uvádí, že pro zachování svobody souhlasu by mezi správcem a subjektem údajů neměla existovat jasná nerovnováha, která je mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem zpravidla dána. Pracovní skupina WP 29 ustanovená dle čl. 29 směrnice 95/46/EC (dále jen „Skupina WP 29“), která účinností GDPR byla nahrazena Evropským sborem pro ochranu osobních údajů, schválila dne 10. 4. 2018 pokyny pro souhlas podle GDPR (dále jen „Pokyn WP259“)⁴⁾, dle kterých se při posuzování, zda byl souhlas poskytnut svobodně, bere v úvahu rovnováha, respektive nerovnováha správce a subjektu údajů. Pokyn WP259 uvádí, že „pokud subjekt údajů nemá žádnou skutečnou volbu, cítí se být nucen k souhlasu, nebo neposkytne-li souhlas, utrpí negativní důsledky, pak souhlas nebude platný“.⁵⁾ Skupina WP 29 se také vyjádřila k platnosti udělení souhlasu ve stanovisku 2/2017 ke zpracování osobních údajů na pracovišti (dále jen „Stanovisko 2/2017“), když uvedla, „že zaměstnanci, vzhledem k závislosti na zaměstnavateli vyplývající z povahy jejich vztahu, jen zřídka bývají v postavení, kdy mohou svobodně udělit souhlas, případně ho odmítnout nebo odvolat.“

Toto platí i v případě uchazečů o zaměstnání, kteří nejsou v rovném postavení se zaměstnavatelem, když jsou vedeni zájmem uzavřít se zaměstnavatelem pracovní poměr a bez ohledu na svobodu svojí vůle by pravděpodobně na žádost zaměstnavatele osobní údaje poskytli. Svobodně udělený souhlas tak pro účely PBS udělen být nemůže, u uchazečů o zaměstnání si lze představit svobodně udělený souhlas pouze za účelem kontaktování ze strany zaměstnavatele s nabídkou pracovní pozice.

Zaměstnavatel tedy k provádění PBS potřebuje jiný právní důvod a tím bude zpravidla oprávněný zájem.

Oprávněný zájem jako právní důvod ke zpracování při PBS

Vzhledem k tomu, že zpracování není možné založit na souhlasu subjektu údajů, musí zaměstnavatel zvolit jiný právní důvod, na kterém zpracování založí. Zaměstnavatel údaje o uchazečích zpracovává za účelem výběru vhodného kandidáta, který bude splňovat jím stanovená kritéria a řádně zastávat pozici, kterou zaměstnavatel obsazuje. Právním důvodem zpracování tak bude oprávněný zájem zaměstnavatele dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy zájem na výběru kandidáta nejvhodnějšího pro nabízenou pozici.

Jak uvádí bod 47 odůvodnění GDPR, „oprávněné zájmy správce se mohou stát právním základem zpracování za předpokladu, že nepřevažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, a to při zohlednění přiměřeného očekávání subjektu údajů na základě jeho vztahu se správcem. Tento oprávněný zájem by mohl být dán například v situaci, kdy existuje relevantní a odpovídající vztah mezi subjektem údajů a správcem.“ Dle našeho názoru je tak oprávněný zájem při zpracování osobních údajů uchazeče o zaměstnání zaměstnavatelem nepochybně dán. Oprávněný zájem pro zpracování osobních údajů je však nezbytné posuzovat vždy pro konkrétní účel zpracování s ohledem na konkrétní pracovní pozici a rozsah osobních údajů, které má zaměstnavatel v úmyslu zpracovávat. Zaměstnavatel by si před zpracováním měl zodpovědět otázku, zda „subjekt údajů může v okamžiku a v kontextu shromažďování osobních údajů důvodně očekávat, že ke zpracování pro tento účel může dojít. Zájmy a základní práva subjektu údajů by mohly převážit nad zájmy správce údajů zejména tehdy, jestliže ke zpracování osobních údajů dochází za okolností, kdy subjekt údajů jejich další zpracování důvodně neočekává.“⁶⁾

Zpracování zaměstnavatelem musí být proporcionální vzhledem k účelu, kterého má být dosaženo, rozsahu zpracovávaných údajů a zásahu do práv subjektu údajů. Za účelem posouzení proporcionality daného zásahu by měl zaměstnavatel provést balanční test, při kterém bude posouzena vhodnost a potřebnost zpracovávaných údajů, a to vzhledem k účelu, kterého má být dosaženo. V rámci balančního testu budou zájmy zaměstnavatele poměřeny s důsledky PBS pro uchazeče o zaměstnání – vzhledem k tomu, že nelze učinit obecné závěry o tom, zda převáží oprávněné zájmy zaměstnavatele nebo zájmy a práva uchazeče o zaměstnání, je vždy vhodné konzultovat tuto problematiku s odborníky na pracovní právo a na GDPR.

Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů a údajů o trestných činech

Pro to, aby zaměstnavatel mohl zpracovávat osobní údaje vypovídající o „rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje a údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby“ nebo o trestních věcech a trestných činech, musí být splněny zvláštní podmínky stanovené v čl. 9, respektive čl. 10 GDPR. Je třeba připomenout, že informace o sexuální orientaci, rasovém či etnickém původu a členství v odborové organizaci nelze dle zákoníku práce zjišťovat nikdy. Tato úprava má přitom před GDPR přednost a uvedené údaje proto nelze zpracovávat, ani kdyby byly splněny podmínky dle GDPR.

Legitimním důvodem pro zpracování uvedených kategorií údajů bude zpravidla skutečnost, že pro jejich zpracování je dán věcný důvod spočívající v povaze práce (např. zaměstnavatel bude vyžadovat informace o těhotenství, protože příslušnou práci nesmí těhotná zaměstnankyně vykonávat ).⁷⁾ Osobní údaje o trestných činech pak smí zaměstnavatel zpracovávat pouze v případech, kdy povaha vykonávané činnosti vyžaduje bezúhonnost, případně požadavek bezúhonnosti bezprostředně souvisí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem (viz § 30 odst. 2 zákoníku práce). Výpis z rejstříku trestů dokládající bezúhonnost, který je bez záznamu, tak neobsahuje údaje o trestných činech a ze strany zaměstnavatele se nejedná o zpracování osobních údajů o trestných činech.⁸⁾ Zaměstnavatel, který vyžaduje výpis z rejstříku trestu, však musí počítat i s tím, že od některého z uchazečů o zaměstnání obdrží výpis z rejstříku trestu obsahující záznamy o trestných činech, a v takovém případě údaje o trestných činech zpracovávat bude.

Další povinnosti při zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání

Správce osobních údajů musí při zpracování osobních údajů dodržovat zásady zpracování osobních údajů uvedené v čl. 5 GDPR. Jedná se o zásadu a) zákonnosti, korektnosti a transparentnosti, b) účelového omezení, c) minimalizace údajů, d) přesnosti, e) omezení uložení a f) integrity a důvěrnosti. Kromě již výše rozebrané zásady zákonnosti (tj. skutečnosti, že musí být dán právní základ zpracování osobních údajů, kterým bude v případě PBS nezbytnost zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele) je vhodné se v rámci posouzení možnosti provádět PBS zabývat dalšími zásadami – zásadou transparentnosti, minimalizace a omezení uložení osobních údajů, které mohou při PBS vyvolávat nejvíce nejasností.

Minimalizace údajů

V případě zpracování založeném na oprávněném zájmu je třeba zkoumat, zda zpracování konkrétních osobních údajů je nezbytné a nepřiměřeně nezasahuje do práv a svobod subjektu údajů. Obecně lze říci, že zaměstnavatel smí zpracovávat osobní údaje týkající se uchazečů o zaměstnání pouze v rozsahu nezbytném a relevantním pro výkon práce, o kterou se uchází.

Zásadně neplatí, že veřejná dostupnost osobních údajů a profilů uchazečů dovoluje zaměstnavatelům pro výběr vhodného uchazeče zpracovávat takové osobní údaje. Zaměstnavatel by měl před prováděním PBS zvážit, které kategorie osobních údajů jsou pro něj nezbytné a před prohlížením internetové stránky nebo profilu daného uchazeče na sociální síti zvážit, jakou má daný profil povahu a zda mu může poskytnout relevantní informace, které jsou k danému zpracování potřebné a podstatné (k této otázce viz dále).⁹⁾

Transparentnost zpracování

Každý správce osobních údajů má v souladu s čl. 12, 13 a 14 GDPR povinnost informovat subjekty údajů o zpracování osobních údajů. Zaměstnavatel má povinnost informovat uchazeče o zaměstnání zejména o svojí totožnosti a kontaktních údajích, účelech a právních základech zpracování, oprávněných zájmech, které pro zpracování má, době, po kterou budou osobní údaje zpracovávány, a právech, které subjekt údajů v souladu s GDPR má.

Tyto informace má zaměstnavatel povinnost sdělit uchazečům o zaměstnání v okamžiku získání jejich osobních údajů. Lze tak doporučit, aby zaměstnavatel měl připravený informační text o zpracování osobních údajů, na který může uchazeče o zaměstnání odkázat.

Dle názoru autorů není nezbytné uchazečům o zaměstnání předkládat informační text v tištěné podobě nebo jej zasílat uchazečům na e-mail, ale je naprosto dostačující, aby byl na webu zaměstnavatele umístěn informační text, kde uchazeč požadované informace nalezne. Na informační text může zaměstnavatel také odkázat např. v náborovém textu, na internetových stránkách, kde inzeruje nabízené pozice apod.

Pokud zaměstnavatel nevychází pouze z údajů poskytnutých uchazečem, ale zjišťuje další informace a provádí PBS, je nezbytné o PBS uchazeče informovat. Informace o provádění PBS může vypadat např. následovně:

Omezení uložení osobních údajů

Zaměstnavatel má povinnost údaje o uchazeči uchovávat pouze po dobu, která je nezbytně nutná k naplnění daného účelu zpracování. Po výběru vhodného uchazeče a ukončení výběrového řízení již zaměstnavatel nemá důvod k uchování všech údajů, které pro účely výběrového řízení získal, a získané údaje má povinnost odstranit. Zaměstnavatel si zpravidla po ukončení výběrového řízení může ponechat osobní údaje, kterými uchazeče identifikuje, společně s důvody, pro které uchazeče nevybral. Tyto údaje smí uchovávat z důvodu ochrany svých práv v případě, že by uchazeč o zaměstnání napadl výběrové řízení, např. z důvodu diskriminace, a zaměstnavatel by musel prokázat, že důvody výběru nebyly diskriminační. Za tímto účelem může zaměstnavatel vybrané osobní údaje uchovávat po dobu tří let, tedy po dobu, než zanikne (z důvodu promlčení) možnost uchazeče se úspěšně domáhat ochrany před závadným jednáním u soudu. Po uplynutí této doby musí být veškeré údaje odstraněny.

Výjimkou z výše uvedeného je uchování osobních údajů za účelem nabídky jiné vhodné pracovní pozice, s takovým zpracováním však uchazeč o zaměstnání musí souhlasit.

Osobní údaje uchazeče o zaměstnání, se kterým se zaměstnavatel rozhodl uzavřít pracovní poměr, si zaměstnavatel ponechá pouze v takovém rozsahu, který je nezbytný pro další zpracování v pracovněprávním vztahu. Pokud např. zaměstnavatel vyžadoval výpis z rejstříku trestů, zaměstnavateli postačí si poznamenat, že zaměstnanec kritérium splňuje, a další uchovávání výpisu z rejstříku trestů je nadbytečné.

Zdroje používané při PBS a zákonnost jejich užití

Při provádění PBS zpravidla připadá v úvahu zpracování osobních údajů získaných z pracovního posudku, internetu (včetně sociálních sítí) či od předchozích zaměstnavatelů.

Níže se autoři pokusí nastínit důvody a rozsah osobních údajů, které zaměstnavatelé mohou při PBS zpracovávat.

Pracovní posudek

Jedním ze zdrojů informací, které jsou zpravidla ověřovány v rámci PBS, je také pracovní posudek. Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci na jeho žádost pracovní posudek vydat, a to i tehdy, když zaměstnanec o vydání posudku požádá až po skončení jeho pracovního poměru.¹⁰⁾ Smyslem pracovního posudku je informovat potenciálního zaměstnavatele o hodnocení práce zaměstnance dosavadním zaměstnavatelem, o kvalifikaci zaměstnance, jeho schopnostech a dalších skutečnostech, které mají vztah k výkonu práce.¹¹⁾

Z ustanovení § 314 odst. 2 zákoníku práce a contrario vyplývá, že potenciální zaměstnavatel je oprávněn správnost informací uvedených v pracovním posudku u bývalého zaměstnavatele ověřovat, a to bez souhlasu zaměstnance. Je-li okruh zjišťovaných informací širší než ty, které mohou být obsahem pracovního posudku, může bývalý zaměstnavatel tyto informace poskytnout jen se souhlasem zaměstnance.

V praxi je běžný i takový postup, kdy potenciální zaměstnavatel osloví neformálně bývalého zaměstnavatele s žádostí o referenci – ústní hodnocení zaměstnance. Tomuto postupu zákoník práce zásadně nebrání, nicméně zaměstnanec je do jisté míry zbaven soudní obrany proti obsahu této reference, neboť nemá možnost se s ní (na rozdíl od písemného posudku, jehož změny se lze domáhat postupem dle § 315 zákoníku práce) seznámit. I v případě ústní reference však dle výše uvedeného ustanovení platí, že bývalý zaměstnavatel smí sdělit potenciálnímu zaměstnavateli pouze ty informace, které mohou být předmětem pracovního posudku. Jiné informace může zaměstnavatel sdělit pouze se souhlasem zaměstnance.

Internet a sociální sítě

Při provádění PBS na internetu, včetně sociálních sítí, by zaměstnavatel měl vždy rozlišovat, k jakému účelu daná sociální síť slouží a zda profil uchazeče na příslušné sociální síti poskytne zaměstnavateli potřebné a podstatné informace pro výkon příslušné pozice. Jak již bylo řečeno výše, zásadně neplatí, že zaměstnavatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje uchazečů na základě toho, že tyto jsou veřejně dostupné. Základním vodítkem pro oprávněnost zpracování osobních údajů bude skutečnost, zda jde o informace, které bezprostředně souvisí s výkonem práce, o kterou se uchazeč uchází, a jsou pro výkon práce relevantní.

Níže uvádíme několik příkladů včetně našeho názoru na to, zda by zaměstnavatel mohl údaje z příslušného zdroje zpracovávat. Vybrali jsme několik nejčastěji používaných sociálních sítí a dalších zdrojů. V případě, že zaměstnavatel uvažuje i nad prováděním PBS jiné sociální sítě než uvedené níže, měl by především vycházet z účelu dané sociální sítě a porovnat ji např. s níže uvedenými příklady. V případě nejasností ohledně možnosti zpracovávat osobní údaje z dané internetové stránky doporučujeme věc konzultovat s odborníkem.

LinkedIn

Účelem této sítě je prezentace profesních zkušeností jejích uživatelů. Uživatelé si zde vytvářejí profily i za účelem, aby jim zaměstnavatelé zasílali nabídky pracovních pozic. Domníváme se, že uživatel sociální sítě LinkedIn může rozumně očekávat, že zaměstnavatel navštíví jeho profil v případě, kdy se uchází o jím nabízenou pozici. Dle našeho názoru zaměstnavatel může u většiny pozic, o které se uchazeči u zaměstnavatele uchází, zpracovávat osobní údaje uchazečů ze sociální sítě LinkedIn.

Instagram, Facebook, Youtube

Tyto sociální sítě zpravidla slouží k osobním účelům jejich uživatelů. Ústavní soud se k povaze Facebooku vyjádřil ve svém nálezu III. ÚS 3844/13: „Povaha sociální sítě Facebook není jednoznačně soukromá či veřejná. Vždy záleží na konkrétních uživatelích, jakým způsobem si míru soukromí na svém profilu, případně přímo u jednotlivých příspěvků, nastaví. Prostřednictvím této sítě může uživatel komunikovat pouze s jediným dalším uživatelem, a to aniž by tuto komunikaci mohli vidět, či do ní zasahovat, ostatní uživatelé. Taková komunikace by pak jistě mohla být považována za ryze soukromou, byť uskutečněnou prostřednictvím sociální sítě využívané miliardou uživatelů.“

I v případě, že uchazeč má míru soukromí nastavenou nízko (tj. jeho příspěvky jsou veřejné), zaměstnavatel by zásadně u řadových pozic údaje z těchto sociálních sítí zpracovávat neměl. Existují i výjimky, kdy by zaměstnavatel mohl provádět PBS i na zmíněných sociálních sítích, pro takovou výjimku však musí existovat věcný důvod spočívající v povaze práce a zaměstnavatel musí provést balanční test, aby zjistil, zda je zpracování legitimní. Dle našeho názoru je možné provádět PBS například u pozic, jejichž pracovní náplní je veřejná prezentace zaměstnavatele (např. tiskový mluvčí), a lze tak očekávat, že i nevhodné (soukromé) projevy dané osoby by měly negativní dopad na reputaci zaměstnavatele.

Twitter

Twitter nelze označit za sociální síť výhradně k soukromým nebo k veřejným účelům. Twitter je v České republice užíván zejména k šíření informací a je užíván především veřejně činnými osobami, které jej používají ke sdílení svých postojů a názorů. Zpracování údajů ze sociální sítě Twitter tak zpravidla připadá v úvahu u pozic, které veřejně prezentují zaměstnavatele. I tak však zaměstnavatel musí dodržet ustanovení § 316 odst. 4 zákoníku práce, tj. zejména nesmí zpracovávat údaje týkající se sexuální orientace uchazeče, jeho původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích a příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti. U každého tweetu tak bude nezbytné posuzovat jeho obsah a obsahuje-li příspěvek informaci, kterou zaměstnavatel nesmí získávat, nelze k ní při výběru uchazeče přihlížet.

Centrální evidence exekucí, insolvenční rejstřík

V centrální evidenci exekucí lze nalézt informace, zda byla na konkrétní subjekt nařízena exekuce, kdy byla nařízena, který soudní exekutor byl pověřen jejím vedením a k vymožení jaké povinnosti byla nařízena. V praxi nezřídka dochází k tomu, že jakmile se zaměstnavatel před nástupem nového zaměstnance dozví, že má exekuci, nezaměstná jej z důvodu administrativní náročnosti spojené s výpočtem srážek ze mzdy. Tuto praxi nelze dle našeho názoru považovat za zákonnou.

Jak bylo řečeno výše, zaměstnavatel může informace o majetkových poměrech uchazeče (včetně údajů o exekucích) požadovat jen tehdy, je-li proto dán věcný důvod spočívající v povaze práce. Nelze tak připustit, aby zaměstnavatel zjišťoval údaje o exekucích za účelem ověření, zda se nezvýší administrativní náročnost zpracování mezd. Zpracování údajů o exekucích uchazeče si lze představit jen výjimečně, například u pozice finančního ředitele, kde tento údaj může mít určitou vypovídací hodnotu i ve vztahu k předpokladům pro řádný výkon této pozice. Totéž platí pro zpracování osobních údajů z insolvenčního rejstříku.

Ke zjišťování informací o nařízených srážkách ze mzdy lze přistoupit v souladu s § 294 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, až po uzavření pracovněprávního vztahu.

Bankovní a nebankovní registry

V praxi jsme se setkali i s požadavkem, aby uchazeč o zaměstnání předložil zaměstnavateli výpis z registru klientských informací (Solus, BRKI, NRKI). Z těchto registrů lze zjistit zejména informace o historii splácení jednotlivých úvěrů uchazeče včetně základních údajů o úvěrovém produktu, jeho čerpání a zůstatku.

Požadování výpisů z bankovních a nebankovních registrů po uchazečích o zaměstnání považujeme za velmi problematické zejména proto, že zpracování těchto údajů lze dle našeho názoru považovat za neproporcionální vzhledem k jeho účelu (výběr vhodného kandidáta). Zaměstnavatel tedy zpravidla nebude mít právní základ pro zpracování osobních údajů obsažených v uvedených registrech. Kromě toho může být zpracování i v rozporu se zásadou minimalizace osobních údajů, neboť zaměstnavatel obvykle nepotřebuje pro výběr uchazeče tak široký rozsah informací, který je ve výpisu standardně obsažen. Zpracování těchto údajů bude tedy dle našeho názoru legitimní jen velmi výjimečně – vždy bude záviset na pozici, o kterou se uchazeč uchází, a na činnostech, které by měl vykonávat.

Sankce za neoprávněné zjišťování a ověřování informací o uchazečích

Ustanovení § 11a odst. 1 písm. c) a § 24a odst. 1 písm. c) zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o inspekci práce“) umožňují uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 1 mil. Kč, vyžaduje-li zaměstnavatel od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem. Vzhledem k tomu, že skutková podstata tohoto přestupku výslovně hovoří o zaměstnanci, nelze tento přestupek vztahovat rovněž na uchazeče o zaměstnání. Vyžadování informací, které bezprostředně nesouvisejí s uzavřením pracovní smlouvy, resp. s výkonem práce, však lze považovat za porušení povinnosti při vzniku pracovního poměru dle § 12 odst. 1 a § 25 odst. 1 zákona o inspekci práce, s níž je spjata pokuta až do výše 2 mil. Kč. V praxi je postihování tohoto deliktu problematické s ohledem na skutečnost, že PBS probíhá v řadě případů v rozporu se zásadou transparentnosti skrytě a zaměstnavatel nemá zákoníkem práce stanovenou povinnost sdělovat nepřijatým uchazečům důvody, proč s nimi pracovní poměr neuzavřel.¹²⁾ Zaměstnanec se tak zpravidla ani nedozví, že nebyl vybrán například na základě informací, které o něm zaměstnavatel dohledal na internetu a které nebyl oprávněn zjišťovat.

Porušení povinností při zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání může být rovněž sankcionováno ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů. Za porušení základních zásad pro zpracování osobních údajů lze uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 20 mil. eur (nebo až do výše 4 % celkového ročního celosvětového obratu, podle toho, která hodnota je vyšší).¹³⁾

Vyjma shora uvedeného nelze rovněž vyloučit, že uchazeč bude neoprávněným zpracováním osobních údajů dotčen na svých osobnostních právech. V takovém případě může uchazeč požadovat po zaměstnavateli, aby bylo od neoprávněného zásahu upuštěno nebo aby byl odstraněn jeho následek (§ 82 odst. 1 občanského zákoníku). Kromě toho se může uchazeč za zákonem stanovených podmínek domáhat také náhrady vzniklé nemajetkové újmy či škody (včetně ušlého zisku) a vydání bezdůvodného obohacení.

Použité zdroje

• BROWN, Mike. The Drawbacks and Deceptions of LinkedIn. Lendelu.com [online]. Publikováno 6. 5. 2017 [cit. 6. 4. 2019]. Dostupné z: https://lendedu.com/blog/drawbacks-deceptions-linkedin/
• SÝKOROVÁ, Petra; PRCHAL, Miroslav. Češi lžou v životopisech nejvíce ze všech. Ekonom.cz [online]. Publikováno 24. 5. 2012. Dostupné z: https://ekonom.ihned.cz/c1-55906170-cesi-lzou-v-zivotopisech-nejvice-ze-vsech