Tvorba personální organizace a její další rozvoj patří k základním úkolům řízení lidských zdrojů, podmiňujícím jejich efektivní využívání. Její ústřední částí je rozhodování o náplni jednotlivých pracovních míst a o tom, jak budou tato místa v organizaci dále seskupena, tedy začleněna do širších jednotek. Článek se zabývá strukturováním pracovních míst, tj. vymezováním jejich účelné pracovní náplně, jejich seskupováním do organizačních jednotek i dynamikou a změnami personální organizace.
Základním prvkem personální organizace jsou pracovní místa definovaná jejich náplní, tj. především jejich cíli, povinnostmi a pravomocemi, požadavky kladenými na osoby, které je budou zastávat, a jejich vzájemnými horizontálními i vertikálními vztahy.
Strukturování a seskupování pracovních míst
Rozhodování o náplni pracovních míst – jejich úkolech a činnostech – označujeme jako jejich strukturování. Z pohledu firemní produktivity, výše nákladů i hladkého fungování organizace je toto rozhodování natolik důležité, že by při něm vždy měli spolupracovat linioví manažeři, specialisté v oblasti řízení lidských zdrojů i sami zaměstnanci, kteří budou na daném místě práci vykonávat.
Rozhodování o tom, do jakých organizačních jednotek budou místa zahrnuta či ze které hierarchické úrovně organizace budou řízena, označujeme jako jejich seskupování či začleňování; to je především manažerským úkolem, řešeným zpravidla ve spolupráci „liniových“ a „štábních“ struktur.
Strukturování pracovních míst
Základním bodem strukturování pracovních míst je vymezení rozsahu či šíře jejich úkolů či povinností. Výhody úzké specializace spočívají v možnosti získat v práci značnou profesionalitu, omezit ztrátové časy spojené s přechodem od jednoho úkolu ke druhému, ve snazším řízení osob vykonávajících specializovanou práci i ve vyšší možnosti nalézt osoby, které budou úžeji vymezenou práci vykonávat. V případě průmyslových pozic může hrát svou úlohu i to, že pro úzce vymezenou práci lze snadněji konstruovat zařízení, na kterém bude práce prováděna.
Snaha o co nejužší specializaci pracovních míst však může být provázena i nevýhodami. Únava z opakovaného provádění jednoduché operace může vést ke ztrátě pracovní motivace a v důsledku toho i ke ztrátám pracovního času. Je-li tato únava mentální, může být výsledkem pokles pozornosti a vzestup počtu chyb. Čím je pracovní místo vymezeno šíře, tím více může jeho držitel porozumět relativnímu významu jednotlivých úkolů, a tak se lépe soustředit na úkoly podstatné.
Požadavky zvyšování výkonu a snižování pracovních nákladů spolu se snahou poskytnout zaměstnancům zajímavější a rozmanitější práci, s větším prostorem pro seberealizaci, vedou v řadě případů k rozšiřování pracovních míst (tzv. job enlargement). Zvýšení výkonu, resp. snížení pracovních nákladů spojené s rozšiřováním pracovních pozic prokázala postupně nejen řada výzkumů, ale i firemní praxe. Tendence k rozšiřování pracovních míst je v posledních letech charakteristická především pro „procesní redesign“ pracovních pozic, který je výsledkem zavádění procesní organizace.
Na rozdíl od tradiční specializace vede rozšiřování pracovních míst k požadavkům nahradit specializované pracovníky generalisty, osobami s vícenásobnou kvalifikací, schopnými vykonávat větší počet pracovních úkolů. Těmito změnami dochází přitom nejen k úsporám pracovníků, ale i