Zahraniční pracovní cesty

V úvodu je třeba vysvětlit, kdy se vůbec jedná o zahraniční pracovní cestu. V ustanovení § 154 věty první zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů, je stanoveno, že zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Tato formulace nepochybně prakticky znamená, že jakmile je zaměstnanec vyslán svým zaměstnavatelem na pracovní cestu, při které překročí českou státní hranici směrem do zahraničí, vždy se jedná o zahraniční pracovní cestu.

Při zahraniční pracovní cestě, stejně jako při jakékoliv jiné pracovní cestě, je třeba respektovat všechny obecně stanovené podmínky a požadavky stanovené ve shora citovaném zákoníku práce. V podstatě veškeré podmínky pro poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců, jejich jednotlivé druhy a výši upravuje od 1. 1. 2007 sedmá část zmíněného zákoníku práce.

Podmínky pracovní cesty

Všechny podmínky pracovní cesty při vyslání zaměstnance na pracovní cestu vždy určuje výhradně sám zaměstnavatel. V § 153 odst. 1 zákoníku práce je jasně stanoveno, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel s tím, že přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Toto znění je velmi významné, protože znamená, že zaměstnavatel má povinnost vždy určit předem (tj. před zahájením pracovní cesty zaměstnancem) a písemně konkrétně určit a vymezit podmínky každé pracovní cesty, což prakticky znamená plnou a přesnou prokazatelnost.

Zaměstnanec není oprávněn svévolně na zaměstnavatelem určených podmínkách cokoliv změnit, a pokud tak učiní, všechny důsledky „padají“ na jeho hlavu a stávají se jeho soukromou záležitostí. Zaměstnavatel přece nemůže nést odpovědnost za něco, co nerozhodl.

Proti tomu však stojí odstavec 2 téhož ustanovení, kde je kontrastně najednou stanoveno, že jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec. Všichni zaměstnanci by si však měli uvědomit, že v průběhu pracovní cesty může dojít k nepříjemným nečekaným událostem, a pokud nejsou podmínky pracovní cesty určeny prokazatelně (tj. písemně), je hodnocení nečekaných událostí velmi obtížné. Písemný cestovní příkaz je totiž pro zaměstnance jediný faktický důkaz toho, že byl vyslán na pracovní cestu, právě pro případné potřebné důkazní řízení v budoucnosti.

Cestovní příkaz

Pro úplnost je určitě vhodné ještě dodat, že další komplikace spočívá v tom, že žádné tiskopisy cestovních příkazů nejsou stanoveny obecně závazným platným právním předpisem, a nejsou tudíž obecně závazné. Z toho je pak zřejmé, že si každý zaměstnavatel může vyhotovit svoje tiskopisy pro vyúčtování pracovních cest svých zaměstnanců (počítačově, upravit si formulář podle vlastní představy apod.), ale vždy s tím, že musí tyto tiskopisy obsahovat všechny požadavky platné právní úpravy, tj. požadavky shora citovaného zákoníku práce.

Problémy s vyplňováním cestovních příkazů se objevují ve dvou rovinách – buď se projevují nepřesností (nepřesně určenými podmínkami pracovní cesty), nebo naopak nadbytečností. Praxe však odkryla ještě další problém v souvislosti s určováním podmínek pracovní cesty, a to je na straně zaměstnavatele rozlišování předpokládaných a určených podmínek pracovní cesty zaměstnance. V poslední době se rozšířila taková praxe, kdy zaměstnavatelé velmi často určují svým zaměstnancům při vysílání na pracovní cesty předpokládané podmínky a po návratu přiznávají cestovní náhrady podle skutečně zaměstnancem uvedených údajů ve vyúčtování. Takový postup je v rozporu s platnou právní úpravou zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů.

Správný postup je pro zaměstnavatele stanoven velmi přesně v ustanovení § 153 odst. 1 shora citovaného zákoníku práce (dále jen „ZP“), jak bylo shora uvedeno. Nově se dokonce do tohoto ustanovení od 1. 1. 2007 vložilo, že zaměstnavatel je povinen v zásadě určit všechny podmínky pracovních cest zaměstnance (jejich výpočet je v zákonném textu pouze demonstrativní, nikoliv taxativní) předem a písemně. Pozor na to, že všechny předmětné podmínky vždy určuje výhradně a sám zaměstnavatel a zaměstnanec není oprávněn svévolně cokoliv na zaměstnavatelem určených podmínkách změnit, a pokud tak učiní, veškeré důsledky se stávají jeho soukromou záležitostí, tedy „dopadají na jeho hlavu“.

Ze shora uvedeného zákonného znění je zřejmé, že zákon stanoví, že zaměstnavatel je povinen určit přímo před pracovní cestou zaměstnance samotné konkrétní podmínky, a to co nejpřesněji, nikoliv nějaké předpokládané, které by si zaměstnanec nakonec mohl případně upravovat nebo měnit podle toho, jak on by uznal za vhodné. Podmínky pracovních cest zaměstnanců by měli zaměstnavatelé určovat co možná nejkonkrétněji a nejpřesněji, aby si je zaměstnanci nemohli třeba vysvětlovat nebo chápat různým způsobem.

Nerespektování podmínek pracovní cesty

Pravděpodobně nejčastěji dochází k tomu, že zaměstnavatel určí zaměstnanci pro konkrétní pracovní cestu jako způsob dopravy veřejný hromadný dopravní prostředek, např. vlak nebo autobus, ale v den, kdy zaměstnanec na pracovní cestu vyjíždí, se výrazně zhorší počasí a zaměstnanec se rozhodne, že v takovém počasí nepůjde na nádraží, protože mu v garáži stojí auto a že tedy pracovní cestu vykoná autem a zaměstnavateli potom vyúčtuje pouze cenu jízdenky za určený vlak nebo autobus.

Pozor na to, že zaměstnavatel v takovém případě nemůže proplatit zaměstnanci žádný jízdní výdaj, i když zaměstnanec pracovní cestu vykonal. Je tomu tak proto, že jízdní výdaj za vlak nebo autobus není prokázán jízdenkou, jak požaduje § 157 odst. 1 ZP (není prokázán), a za druhé, zaměstnanec použil dopravní prostředek, který zaměstnavatel neurčil – změnu dopravního prostředku provedl svévolně zaměstnanec, k čemuž není podle ZP oprávněn, a proto také všechny důsledky jsou soukromou záležitostí zaměstnance. Mimo to zaměstnavatel nemůže nést odpovědnost za něco, co nerozhodl. K této situaci je třeba ještě zdůraznit, že totiž zaměstnanec má možnost podle § 157 odst. 2 ZP, pokud chce pracovní cestu vykonat silničním motorovým vozidlem za náhradu ve výši odpovídající ceně jízdenky za veřejný hromadný dopravní prostředek, si tuto podmínku se zaměstnavatelem sjednat před zahájením pracovní cesty.

V této souvislosti je třeba upozornit ještě na jeden často se vyskytující nezákonný postup ze strany zaměstnanců. Jedná se prakticky o to, že zaměstnavatel určí zaměstnanci jako způsob dopravy pro pracovní cestu veřejný hromadný dopravní prostředek, nejčastěji samozřejmě vlak nebo autobus, ale zaměstnanec svévolně rozhodne, že pojede silničním dopravním prostředkem a po návratu z pracovní cesty do vyúčtování zaměstnavateli uvede, že jízdenku ztratil a vyúčtovává cenu jízdenky vlaku nebo autobusu, podle toho, co bylo zaměstnavatelem původně určeno. A takto se snaží někteří zaměstnanci postupovat opakovaně.

Takový postup je nepřípustný. Především Ministerstvo práce a sociálních věcí zastává stanovisko, že ztrátu jízdenky (vzhledem k tomu, že ji nelze získat duplicitně) lze u zaměstnance akceptovat (a tedy proplatit) jen zcela výjimečně a mimořádně, což znamená prakticky tak jednou za rok nebo za dva, nikoliv častěji a téměř pravidelně. Vychází se z toho, že všichni zaměstnanci by měli být schopni si ohlídat potřebné doklady.

Zaměstnanci naopak velmi často argumentují formulací ustanovení § 185 ZP, kde je stanoveno, že požaduje-li se pro poskytnutí cestovních náhrad prokázání příslušných výdajů, a zaměstnanec je neprokáže, může mu zaměstnavatel (ale nemusí) poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám, pokud tento zákon nestanoví jinak (a jinak stanoví pouze v § 158 odst. 3). Toto ustanovení si však většina zaměstnanců vysvětluje nebo chápe mylně. Jedná se konkrétně o to, že akceptovat neprokázání vzniklých výdajů ze strany zaměstnance je možné podle tohoto ustanovení pouze tenkrát, pokud zaměstnanec nemůže prokázat vzniklý výdaj výhradně z objektivního důvodu, nikoliv proto, že je lajdák a ztratí doklad nebo chce vědomě obcházet zákon.

Objektivním důvodem, proč zaměstnanec nemůže prokázat vzniklý výdaj, je např. skutečnost, že automat na parkovišti pro silniční motorová vozidla nevydává doklad, ale zaměstnavatel ví, že vozidlo zaměstnanci odsouhlasil k použití při pracovní cestě a pochopitelně požaduje, aby parkoval na vykázaném parkovišti, nebo v zahraničí jsou odebírány jízdenky z metra (např. Londýn) apod. To, co si představují zaměstnanci (že to může být neprokázání podle jejich uvážení), by fakticky znamenalo anulaci celé platné právní úpravy, neboť pak by už nepotřebovali žádné další ustanovení, protože by zaměstnavatel přiznával náhrady cestovních výdajů pouze podle vlastního uvážení.

Poskytování záloh a jejich vyúčtování

Jednou z dalších otázek, ke kterým neklesá počet žádostí o vysvětlení, je princip poskytování záloh a vyúčtování při zahraničních pracovních cestách, tedy tato problematika si oprávněně vynucuje neustálou pozornost. Poskytování záloh na zahraniční pracovní cesty zaměstnanců ze strany zaměstnavatele upravuje ustanovení § 183 citovaného ZP. Nutno podotknout, že jde o ustanovení, jehož formulace působí v praxi často nejasnosti a pochybnosti. Současně je třeba zdůraznit, že se jedná o společné ustanovení, a proto je platné jak pro zahraniční, tak i tuzemské pracovní cesty.

Úprava předmětné problematiky začíná v § 183 odst. 1, kde je stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Tuto formulaci si „převedla“ většina podniků a organizací do své praxe tak, že zálohy na pracovní cesty zaměstnanců poskytují, jen když je zaměstnanci požadují. K tomu je dobré pro jistotu ještě doporučit, aby zaměstnavatel v případě, že zaměstnanec nepožaduje zálohu, tuto skutečnost poznamenal na cestovním příkazu, a to vzhledem k tomu, že kdyby se zaměstnanec dostal v průběhu pracovní cesty do komplikované finanční situace, mohl by namítat, že zaměstnavatel má povinnost mu poskytnout zálohu, protože se nedohodli, že ji nepožadoval a on ji poskytnutou neměl, čímž zaměstnavatel porušil zákoník práce. Jednalo by se sice o tvrzení proti tvrzení, ale i tak by mohlo dojít k velmi nepříjemné situaci.

Zálohy při zahraniční pracovní cestě a platební karty

V § 183 odst. 2 pak začíná platná právní úprava specifik pro zahraniční pracovní cesty. V první větě je přímo stanoveno, že při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Cestovní šeky se využívají poměrně zřídka kdy, avšak platební karty zaměstnavatele se naopak využívají velmi často. Pozor však na to, že existují platební karty zaměstnavatele znějící na jméno zaměstnance a platební karty zaměstnavatele znějící na jméno podniku (organizace) s uvedením i jména příslušného zaměstnance. První uvedené dostává zaměstnanec od zaměstnavatele s předpokladem k úhradám výdajů vzniklých v souvislosti s výkonem práce pouze za sebe a u druhých uvedených se již předpokládá, že zaměstnanec, který tuto kartu má v držení, může s ní hradit výdaje i za jiné zaměstnance (jedná se většinou o tzv. zlaté business karty, které se vydávají ředitelům, významným manažerům apod.).

Přesné podmínky pro používání zmíněných platebních karet, podle sdělení některých bank, obsahují „Smluvní podmínky“, které jsou přílohou ke smlouvě, na základě které je ta která platební karta vydána. K předmětnému zákoníku práce byl zrušen do konce roku 2006 platný striktní zákaz používání soukromých platebních karet při zahraničních pracovních cestách, a to proto, že není stanovena kategoricky povinnost poskytovat zálohy na pracovní cesty (viz § 183 odst. 1 zákoníku práce), což prakticky znamená, že když zaměstnavatel neposkytne zaměstnanci zálohu na pracovní cestu, nemůže mu také nařizovat konkrétní způsob platby vzniklých výdajů. Od 1. 1. 2007 mohou zaměstnanci tedy bez problémů při pracovních cestách používat i své soukromé platební karty (zaměstnavatel pak musí vyžadovat k vyúčtování sjetinu z banky).

Přepočet kurzu

V § 183 odst. 2 větě druhé je pak stanoveno, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné (v návaznosti samozřejmě na další případné výdaje vznikající v souvislosti s plněním pracovních úkolů) v české měně nebo v jiné než v prováděcím právním předpisu vydaném podle § 189 zákoníku práce (tj. příslušnou každoročně vydávanou vyhláškou Ministerstva financí – pro kalendářní rok 2016 je to vyhláška č. 309/2015 Sb.) stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz.

Tato právní úprava je velmi praktická, protože umožňuje, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodl na určité konkrétní měně, ve které se bude poskytovat záloha na zahraniční pracovní cestu. V rámci této úpravy je třeba doporučit, aby zmíněná dohoda vždy pokud možno směřovala k poskytnutí zálohy ve volně směnitelné měně, a to z toho důvodu, aby byly eliminovány případné problémy s přepočítacími kurzy. Jedná se totiž o to, že citovaný zákoník práce v předmětném ustanovení § 183 větě třetí a čtvrté ve spojitosti s § 184 přesně stanoví způsob přepočítávání pro tyto účely, který musí být vždy dodržen a respektován v plném rozsahu. Je zde přesně a jednoznačně stanoveno, že při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu s tím, že pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Z uvedeného je tedy zřejmé, že je stanovený konkrétní den, aby byly vyloučeny nejrůznější pochybnosti a chyby ve výpočtech z důvodu právě používaného přepočítacího kurzu.

K uvedenému stanovenému způsobu přepočítávání je vhodné ještě podotknout, že Česká národní banka vyhlašuje změnu kurzu každý den kolem půl třetí odpoledne a k tomu platí, že pro předmětné přepočty jsou akceptovatelné obecně oba kurzy, tj. dopolední i odpolední. Současně je třeba zmínit skutečnost, že platný zákoník práce je přesněji formulovaný i v tom, že jednoznačně stanoví, že pokud zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci na zahraniční pracovní cestu zálohu v cizí měně, přepočítává ji vždy kurzem vyhlášeným Českou národní bankou a platným v den vyplacení zálohy (§ 183 odst. 2), a pokud zálohu zaměstnavatel neposkytuje, pak postupuje při přepočtu měn podle § 184 zákoníku práce, což prakticky znamená, že pro přepočet měn použije kurz vyhlášený Českou národní bankou a platný v den nástupu zahraniční pracovní cesty (§ 184 zákoníku práce). Ve zmíněném § 184 je totiž také přesně stanoveno, že při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně použije § 183 s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty.

Často se objevuje dotaz v tom smyslu, že zaměstnavatel má stanovený jednotný přepočítací kurz, např. stanovený poslední nebo první den v měsíci, nebo že účetní jednotka se řídí platnými denními kurzy, tzn. že používá denní kurz dle kurzovního lístku České národní banky (platný kurz vyhlášený předchozí den ve 14.30 hodin) s tím, že tento kurz se používá pro veškeré účetní operace v cizí měně – výjimku aplikují údajně pouze pro případy, u nichž je z důvodu dodržení platných zákonů nutné použít kurz určený dodavatelskou účetní jednotkou.

Tento postup však není správný pro vyúčtování cestovních náhrad. Zmíněný postup účetní jednotky je něco jiného než poskytování cestovních náhrad podle sedmé části zákoníku práce, tj. zákona č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Poskytování záloh na zahraniční pracovní cesty zaměstnanců a jejich vyúčtování musí být vždy poskytované a počítané tak, jak je ve shora citovaném zákoníku práce stanovené, a teprve tyto výpočty mohou být převáděny do účetnictví zaměstnavatele kurzem, který si zaměstnavatel určí podle účetních předpisů.

Konečné vyúčtování zahraniční pracovní cesty

To co bylo shora uvedeno, se uvádí většinou před výjezdem na zahraniční pracovní cestu. Po návratu zaměstnance však nelze přehlédnout § 183 odst. 4 zákoníku práce. Je to další důležité pravidlo pro vyúčtovávání zahraničních pracovních cest. Zde je obecně stanoven způsob použití přepočítacích kurzů při konečném vyúčtování zahraniční pracovní cesty po návratu zaměstnance. Je třeba zdůraznit, že toto pravidlo platí jak pro zahraniční pracovní cesty, při kterých byla poskytnuta ze strany zaměstnavatele záloha, tak pro zahraniční pracovní cesty bez zálohy.

Ve zmíněném ustanovení je jasně stanoveno, že při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu, a kurzy uvedené v odstavci 2, tj. vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Toto ustanovení prakticky znamená, že po návratu zaměstnance ze zahraniční pracovní cesty bude zaměstnanec vyúčtovávat své výdaje, tedy jednotlivé částky tak, že k těm položkám, ke kterým bude mít doložený kurz (tj. většinou při platbě platební kartou na výpisu z banky nebo si zaměstnanec při nákupu požádá, aby mu prodávající napsal kurz na doklad atd.), bude použit tento doložený kurz a k těm položkám, ke kterým kurz doložený mít nebude, bude používat opět kurz vyhlášený Českou národní bankou a platný v den vyplacení zálohy, jak bylo shora uvedeno.

Jelikož je v § 184 zákoníku práce stanoveno, že při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně použije § 183 s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty, platí citovaná věta i pro tyto zahraniční pracovní cesty bez zálohy, protože na ně platí celý § 183 zákoníku práce stejně a odchylka je jen v tom, že se přepočítává kurzem vyhlášeným Českou národní bankou, ale platným v den zahájení (nástupu) zahraniční pracovní cesty (protože den vyplacení zálohy neexistuje).

Zálohy vyšší, než je právo zaměstnance

V každodenní praxi se účetní potýkají s množstvím dalších problémů, ale zcela určitě nejvážnější je ten, který je spojen s vyúčtováváním zaměstnavatelem poskytovaných vyšších záloh, než představuje právo zaměstnance, což zahrnuje ty případy, kdy zaměstnavatelé poskytnou zaměstnancům skutečně vyšší zálohy v cizích měnách (převážně samozřejmě volně směnitelných), než kolik bylo potřeba na skutečně prokázané výdaje, neboť vycházeli z toho, že zaměstnanci musí zálohu vyúčtovat a oni (tedy zaměstnavatelé) chtějí mít jistotu, aby zaměstnancům v zahraničí „nedošly“ peníze a nezůstali tam bez finančních prostředků.

Za takové situace dochází velice často k tomu, že zaměstnanci si z této vyšší zálohy poskytnuté zaměstnavatelem v zahraničí soukromě nakupují a po návratu zaměstnavateli neomaleně sdělí, že již poskytnutou cizí měnu nemají, aby si zaměstnavatel přepočetl, co jim chybí do vyúčtování v cizí měně na českou měnu a srazil ze mzdy nebo platu (pokud vůbec bude stačit). Dochází k tomu nepochybně především proto, že si zaměstnanci jednak chybně vysvětlují ustanovení věty první § 183 odst. 4 zákoníku práce, a jednak argumentují principem „co není zakázáno, je dovoleno“. Správná aplikace uvedené zákonné formulace je ale podstatně rozdílná.

Jak zaměstnavatelé, tak zejména zaměstnanci by si měli uvědomit následující jednotlivá ustanovení – především hned v § 151 zákoníku práce, kde je jasně stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce v rozsahu a za podmínek stanovených v sedmé části zákoníku práce, dále v § 183 odst. 1 je stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad a v § 183 odst. 2 věty druhé zákoníku práce je výslovně stanoveno, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné (samozřejmě i případně dalších náhrad podle § 156 odst. 1 zákoníku práce) – a z těchto ustanovení a jejich formulací je zcela určitě zřejmé, že se tedy jedná o zálohu určenou výhradně pouze na výdaje, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s plněním pracovních úkolů (výkonem práce), že jde o přísně zúčtovatelnou zálohu (jde o zúčtovatelnou zálohu poskytnutou zaměstnavatelem, a tudíž o finanční prostředky zaměstnavatele) a že se jedná o zálohu účelově určenou, neboť je poskytována výslovně na zahraniční stravné (a v § 156 zákoníku práce vymezené cestovní náhrady).

Prakticky je z uvedeného třeba vyvodit závěr, že se tedy skutečně jedná při poskytování zálohy zaměstnavatelem stále o finanční prostředky zaměstnavatele, ke kterým zaměstnanec nezískává žádné volné dispoziční právo, a není tedy oprávněn rozhodovat o jejich jiném použití (tj. na soukromé nákupy). Z uvedeného proto také současně vyplývá, že jestliže zaměstnanec v průběhu zahraniční pracovní cesty skutečně použije zaměstnavatelem poskytnutou zálohu na soukromé nákupy, není mu zaměstnavatel povinen cizí měnu ze zálohy v rozsahu soukromého nákupu přepočítávat na českou měnu a vyrovnat si tuto částku srážkou ze mzdy nebo platu, nýbrž může trvat na tom, aby si zaměstnanec pro chybějící část poskytnuté zálohy zakoupil cizí měnu, kterou jako zálohu dostal, po návratu ze zahraniční pracovní cesty v některé bance nebo směnárně na území České republiky (samozřejmě s úhradou poplatků) a vyúčtoval v té měně, ve které zálohu dostal.

Pokud zaměstnavatel ochotně zaměstnancům ve zmíněné situaci soukromě použitou část poskytnuté zálohy v cizí měně přepočítává na českou měnu, nepochybně alternuje placené služby bank a směnáren, dále rozšiřuje pracovní úkony účetních (svých zaměstnanců) a současně navozuje pro zaměstnance situaci v tom smyslu, že ti, co často jezdí na zahraniční pracovní cesty, budou požadovat vyšší a vyšší zálohy v cizí měně a budou si z nich „šetřit“ na dovolenou (a tím si budou šetřit směnečné poplatky za soukromé nákupy devizových prostředků). Otázkou zůstává, zda by byl popsaný přepočet ve prospěch zaměstnance ze strany zaměstnavatele akceptovatelný v rámci nové zásady zákoníku práce „co není zakázáno, je dovoleno“. To si musí posoudit a rozhodnout každý zaměstnavatel sám.

Zálohy nižší než skutečné výdaje

Obrácenou situaci, tedy když zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zálohu nižší, než jsou skutečné výdaje vzniklé v souvislosti s výkonem práce, řeší druhá věta § 183 odst. 4 zákoníku práce. Pro tento případ je zde přesně stanoveno, že částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Tato formulace je pro zaměstnance velmi výhodná a praktická, protože umožňuje, aby zaměstnavatel zaměstnanci doplácel v rámci vyúčtování zahraniční pracovní cesty výdaje vzniklé v souvislosti s výkonem práce, které hradil z vlastních finančních prostředků v důsledku nedostatečné zálohy buď v české měně, nebo pokud se dohodnou na cizí měně, tak v cizí měně (za staré zrušené úpravy bylo možné doplácet zaměstnanci pouze v české měně). Tato platná právní úprava je pro zaměstnance výrazně spravedlivější, protože jestliže za zaměstnavatele v zahraničí v průběhu pracovní cesty platí výdaje, které mu vznikly v souvislosti s plněním pracovních úkolů, a ještě k tomu v cizí měně, je jen spravedlivé, že může také v cizí měně požadovat doplatek, neboť než se vrátí z této zahraniční pracovní cesty, může dojít k pohybu v přepočítacích kurzech, což by mohlo být příčinou finanční ztráty zaměstnance.

Zaokrouhlování cizích měn

Další závažný problém, který se vyskytuje při vyúčtovávání zahraničních pracovních cest, představuje zaokrouhlování cizích měn (devizových prostředků) v tomto vyúčtování – samozřejmě konečné částky k vypořádání. Tato záležitost není v zákoníku práce ani v jiném právním předpise řešena. Doporučuje se obecně zaokrouhlovat na dvě desetinná místa, protože všechny měny, ve kterých Ministerstvo financí stanovilo základní sazby zahraničního stravného pro jednotlivé státy, tj. eura, americké dolary, anglické libry i švýcarské franky, mají setinky a při zaokrouhlení na dvě desetinná místa jsou tedy všechna vyúčtování vypořadatelná. Právní úprava je pouze obecná pro daňové účely, a to v § 146 odst. 3 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu. Nutno poznamenat, že daňové hledisko je nepochybně důležité i pro vyúčtování zahraničních pracovních cest pro zaměstnavatele z hlediska daňových výdajů.

Zákonná lhůta vyúčtování

Poslední významnou otázkou pro vyúčtování zahraničních pracovních cest je nepochybně stanovená zákonná lhůta. Podle ustanovení § 183 odst. 3 a 5 prvních vět zákoníku práce je stanovená základní lhůta shodně pro zaměstnance i zaměstnavatele, a to 10 pracovních dnů (pro zaměstnance od vykonané pracovní cesty a pro zaměstnavatele od předložení vyúčtování zaměstnancem), pokud se nedohodnou písemně na jiné době. Obecná promlčecí doba je pak 3 roky, a to podle občanského zákoníku č. 89/2012 (§ 629 odst. 1) – počítá se od data vykonání zahraniční pracovní cesty.

Právní předpisy citované v článku

(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)