Již od roku 2007 mohou zaměstnanci v průběhu pracovní cesty spojit pracovní povinnosti se svými soukromými zájmy. Je tomu tak z toho důvodu, že zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, připouští přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance před nástupem výkonu práce anebo po ukončení výkonu práce. Přerušení pracovní cesty může být realizováno pouze se svolením zaměstnavatele. V praxi je většinou postupováno tím způsobem, že zaměstnanec požádá o možnost přerušení pracovní cesty a zaměstnavatel tento požadavek buď akceptuje, nebo zamítne. Pokud zaměstnavatel žádosti zaměstnance nevyhoví, pracovní cesta nemůže být přerušena.
Stanovení podmínek souvisejících s přerušením pracovní cesty
Z ust. § 153 zákoníku práce vyplývá, že podmínky pracovní cesty určuje před jejím zahájením jednostranně zaměstnavatel (přitom je zaměstnavatel povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance). A právě v rámci stanovení podmínek pracovní cesty zaměstnanec vyjadřuje své požadavky, které s touto cestou souvisejí, např. může požádat o možnost přerušit pracovní cestu. Pokud zaměstnavatel žádosti vyhoví, měl by současně s určením podmínek konání vlastní pracovní cesty jasně vymezit také okolnosti, za kterých dojde k povolenému přerušení pracovní cesty. Jedná se zejména o přesné určení, na kterém místě a ve kterém okamžiku bude pracovní cesta přerušena a případně také za jakých podmínek bude v pracovní cestě opět pokračováno. Zaměstnavatel by měl určení souvisejících podmínek věnovat potřebnou pozornost a jednoznačně je stanovit (pokud možno písemně), neboť tyto podmínky mají vliv na výši cestovních náhrad, ale také na celou řadu dalších možných okolností, např. na případnou škodní událost. V této souvislosti je potřebné si připomenout, že k přerušení pracovní cesty může dojít pouze z důvodů na straně zaměstnance, nikoli na straně zaměstnavatele.
Jak jsem již uvedla v úvodu příspěvku, zákoník práce upravuje nárok zaměstnance na cestovní náhrady při přerušení pracovní cesty, po kterém již nenásleduje výkon práce, a také při přerušení pracovní cesty před výkonem práce. To však neznamená, že by zaměstnanec po dohodě se zaměstnavatelem nemohl pracovní cestu přerušit v jejím průběhu.
Cestovní náhrady ve vazbě na přerušení pracovní cesty
- Zaměstnanci náleží po dobu pracovní cesty náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravného), a to ve výši stanovené zákoníkem práce a prováděcími právními předpisy (vyhláškami MF a MPSV). V souladu s ust. § 163 odst. 5 zákoníku práce zaměstnanci nepřísluší stravné po dobu přerušení pracovní cesty. V citovaném ustanovení je vysvětleno, že právo na stravné končí ukončením výkonu práce a začíná současně se začátkem výkonu práce nebo jiným předem dohodnutým způsobem.
- Při vícedenní pracovní cestě je zaměstnavatel povinen zaměstnanci uhradit ubytovací výdaje, a to v ubytovacím zařízení, které mu určil při vysílání na pracovní cestu. Pokud však zaměstnanci vzniknou ubytovací výdaje v době přerušení pracovní cesty, musí je hradit ze svých soukromých prostředků.
- Zaměstnanec se při pracovní cestě přepravuje dopravním prostředkem, který mu určil zaměstnavatel (vlakem, autem, autobusem, pěšky, letadlem apod.). Pokud bude pracovní cesta na základě souhlasu zaměstnavatele přerušena, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů odpovídající částce, která by zaměstnanci náležela, kdyby k přerušení pracovní cesty nedošlo. To znamená, že zaměstnavatel nebude hradit ze svých prostředků vyšší jízdní výdaje, které zaměstnanci vznikly z důvodů přerušení pracovní cesty.
- Mezi cestovní náhrady, na které má zaměstnanec nárok, patří také náhrady nutných vedlejších výdajů (parkovné, dálniční poplatky, poplatky za úschovu zavazadel apod.). Aby tyto výdaje mohly být zaměstnanci proplaceny, musí být vynaloženy v přímé souvislosti s pracovní cestou. Při přerušení pracovní cesty není tato podmínka splněna. V praxi se v této souvislosti setkáváme např. s náklady spojenými s vrácením předem zakoupené jízdenky, místenky apod. Ke vzniku těchto výdajů došlo v souvislosti s povoleným přerušením pracovní cesty ze soukromých důvodů na straně zaměstnance, nikoli ve vazbě na zaměstnavatelem určenou pracovní cestu. Z uvedených důvodů nebudou zaměstnanci tyto výdaje proplaceny.
Důvody přerušení pracovní cesty
Pracovní cesta může být přerušena pouze z důvodů na straně zaměstnance, např. v případech, kdy zaměstnanec chce v místě konání pracovní cesty navštívit přátele, koncert, sportovní zápas, před nebo po výkonu práce čerpat dovolenou apod.
V praxi však občas dochází k přerušení pracovní cesty (v rozporu se zákoníkem práce), o kterém rozhodl zaměstnavatel např. při onemocnění zaměstnance, v případech, kdy zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu nemůže vykonávat určenou práci např. z důvodu kalamity, živelní pohromy nebo z důvodů špatné organizace práce. V ojedinělých případech se lze setkat s přerušením pracovní cesty, pokud cesta připadne na nepracovní den (sobotu, neděli, svátek apod.). Zaměstnanci však náleží cestovní náhrady podle zákoníku práce po celou dobu pracovní cesty, a to i v případě, kdy bez svého zavinění nemůže určenou práci vykonávat.
Přerušení pracovní cesty v příkladech
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance (montéra pletacích strojů) na pracovní cestu do Německa a před zahájením cesty stanovil mimo jiné následující podmínky:
- Pracovní cesta bude zahájena dne 2. 5. 2019 v 10.00 hodin v místě bydliště zaměstnance, jako přepravní prostředek z místa bydliště na letiště do Prahy je stanoveno vozidlo taxislužby.
- Následně bude zaměstnanec cestovat letadlem, které dne 2. 5. 2019 v 16.00 hodin odletí z Prahy do Mnichova.
- Zaměstnavatel rezervoval zaměstnanci ubytování v hotelu v Mnichově (v rámci ubytování bude zaměstnanci poskytnuta snídaně).
- Při cestách v Německu může zaměstnanec v souvislosti s výkonem práce využívat vozidla taxislužby.
- Pracovní cesta bude ukončena dne 28. 5. 2019 v místě bydliště zaměstnance.
- Zaměstnanec přicestuje letadlem z Mnichova do Prahy, předpokládaný přílet letadla do ČR v 10.00 hodin. Jako přepravní prostředek z letiště do místa bydliště zaměstnance zaměstnavatel stanovil vozidlo taxislužby.
Zaměstnanec před počátkem pracovní cesty požádal zaměstnavatele (vedoucího pracovníka, který určoval podmínky pracovní cesty) o možnost přerušení pracovní cesty, aby mohl v Mnichově navštívit přátele. Zaměstnavatel v první řadě posoudil, zda přerušení pracovní cesty nenaruší průběh práce, pro kterou byl zaměstnanec do Německa vyslán, a následně přerušení pracovní cesty povolil. Do písemně stanovených podmínek konání pracovní cesty zaměstnavatel doplnil:
Zaměstnavatel akceptuje žádost o přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů na straně zaměstnance:
- ode dne 10. 5. 2019 v 11.00 hodin ukončením výkonu práce v montážní hale,
- do dne 14. 5. 2019 10.00 hod., kdy bude ve stejné montážní hale přerušení pracovní cesty ukončeno tím, že zaměstnanec znovu zahájí výkon práce.
Zaměstnavatel tedy určil konkrétní místo (montážní halu), kde dojde k přerušení a následně k pokračování pracovní cesty, a také jednoznačně vymezil dobu, po kterou bude pracovní cesta přerušena.
V příkladu si znázorníme možný postup při výpočtu cestovních náhrad, na které zaměstnanci vznikl nárok. Vlastní výpočet cestovních náhrad bude z důvodů přerušení pracovní cesty komplikovanější a zaměstnavatel musí mít k dispozici všechny informace související s ukončením a znovuzahájením práce, pro kterou byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán.
I. Náhrada stravného
Zaměstnavatel stanovil ve vnitřní směrnici nárok zaměstnance na stravné:
- Za část pracovní cesty na území ČR ve výši odpovídající horní hranici stravného, které pro rok 2019 stanoví vyhláška MPSV č. 333/2018 Sb.
- Za dobu strávenou mimo území ČR ve výši sazeb stravného stanoveného vyhláškou MF č. 254/2018 Sb.
|
Datum |
|
Stravné |
|
2. 5. |
Začátek pracovní cesty v 10.00 hodin v místě bydliště zaměstnance, odlet letadla z ČR v 16.00 hodin. Tuzemská část pracovní cesty trvala 6 hodin. |
V souladu s vyhláškou MPSV a rozhodnutím zaměstnavatele zaměstnanci náleží stravné ve výši 97 Kč. |
|
2. 5. |
Zahraniční část pracovní cesty trvala od 16.00 hodin do 24.00 hodin, tj. celkem 8 hodin. |
Zaměstnanci náleží 1/3 základní sazby zahraničního stravného podle vyhlášky MF ve výši 15 EUR (45 : 3). |
|
3. 5. – 9. 5. |
7 celých dnů zahraniční pracovní cesty. Zaměstnavatel snížil stravné o 25 % z důvodu bezplatně poskytnuté snídaně. |
236,25 EUR (7 x 33,75) |
|
10. 5. |
Zaměstnanec do 11.00 hod. vykonával práci, do doby přerušení pracovní cesty trvala celkem 11 hodin. Stravné bylo sníženo za bezplatně poskytnutou snídani. |
Zaměstnanci náleží 1/3 základní sazby zahraničního stravného podle vyhlášky MF, snížená o 70 % ve výši 4,50 EUR (45 : 3 – 70 %). |
|
14. 5. |
Přerušení pracovní cesty bylo ukončeno zahájením výkonu práce od 10.00 hodin, pracovní cesta trvala celkem 14 hodin. |
Zaměstnanci náleží 2/3 základní sazby zahraničního stravného podle vyhlášky MF ve výši 30 EUR (2/3 ze 45 EUR). |
|
15. 5. – 27. 5. |
13 celých dnů zahraniční části pracovní cesty. Zaměstnavatel snížil stravné o 25 % z důvodu bezplatně poskytnuté snídaně. |
438,75 EUR (13 x 33,75) |
|
28. 5. |
Přílet letadla z Německa do ČR v 10.00 hodin (konec zahraniční části pracovní cesty). Stravné bylo sníženo z důvodu bezplatně poskytnuté snídaně. |
Zaměstnanci náleží 1/3 základní sazby zahraničního stravného podle vyhlášky MF, snížená o 70 % ve výši 4,50 EUR (45 : 3 – 70 %). |
|
28. 5. |
Tuzemská část posledního dne pracovní cesty trvala od příletu letadla v 10.00 hodin do ukončení cesty v místě určeném zaměstnavatelem (v tomto případě v bydlišti zaměstnance) v 17.00 hodin. Tuzemská část pracovní cesty trvala 7 hodin. |
V souladu s vyhláškou MPSV a rozhodnutím zaměstnavatele zaměstnanci náleží stravné ve výši 97 Kč. |
II. Náhrada jízdních výdajů
V souladu s ust. § 160 zákoníku práce má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů do výše, která by mu náležela v případě, že k přerušení pracovní cesty nedošlo. Zaměstnavatel tedy proplatil zaměstnanci letenku do Německa a zpět a také náhradu za přepravu určeným přepravním prostředkem (vozidlem taxislužby). Výjimku tvořily jízdní výdaje vzniklé zaměstnanci v době přerušení pracovní cesty (od 11.00 hodin dne 10. 5. 2019 do 10.00 hodin dne 14. 5. 2019).
III. Náhrady za ubytování
Zaměstnanec předložil zaměstnavateli doklad o úhradě za ubytování od 2. 5. do 28. 5. 2019 ve výši 1 560 EUR (26 x 60 EUR). Vzhledem k tomu, že zaměstnanec nemá po dobu přerušení pracovní cesty nárok na náhradu ubytovacích výdajů, snížil zaměstnavatel úhradu za ubytování o částku 240 EUR (60 x 4) za ubytování od 10. 5. do 14. 5. 2019, kdy zaměstnanec s jeho souhlasem přerušil pracovní cestu.
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na zahraniční pracovní cestu z důvodu účasti na školení, které pořádal obchodní partner. Zaměstnanec požádal o možnost přerušit pracovní cestu ze soukromých důvodů a zaměstnavatel žádost zaměstnance akceptoval. V rámci stanovení podmínek pracovní cesty zaměstnavatel do písemného příkazu mimo jiné uvedl:
- Pracovní cesta bude přerušena ukončením výkonu práce zaměstnance – v tomto případě skončením školení ve Vídni dne 15. 6. v 18.00 hodin.
- Pracovní cesta bude znovu pokračovat na letišti ve Vídni dne 17. 6. v 10.00 hodin, kdy zaměstnanci odlétá letadlo zpět do Prahy.
- Pracovní cesta bude ukončena v místě bydliště zaměstnance v Praze.
Vzhledem k tomu, že zaměstnavateli nemohou na základě přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance vzniknout vyšší výdaje, nebyly zaměstnanci proplaceny výdaje, které mu vznikly od 15. 6. 18.00 hodin do 17. 6. 10.00 hodin. Cestovní náhrady, na které zaměstnanci vznikl nárok mimo dobu povoleného přerušení pracovní cesty, byly zaměstnavatelem proplaceny.
Otázka č. 1:
Zaměstnanec, kterého jsme vyslali na pracovní cestu (z Ostravy do Olomouce), požaduje, abychom mu povolili tuto cestu dvakrát přerušit. Je to možné?
Odpověď:
Zákoník práce umožňuje, aby zaměstnavatel povolil zaměstnanci ze soukromých důvodů přerušit pracovní cestu. Možnost opakovaně přerušit pracovní cestu není zákoníkem práce zakázána. Podmínkou však je, aby zaměstnavatel s tímto postupem souhlasil a před zahájením pracovní cesty podmínky přerušení pracovní cesty přesně vymezil.
Otázka č. 2:
Zaměstnanec vyžaduje, abychom mu v průběhu zahraniční pracovní cesty umožnili ze soukromých důvodů přerušit v Londýně na dva dny pracovní cestu. Nadřízený tohoto zaměstnance však s přerušením pracovní cesty nesouhlasí, protože by to podle jeho názoru narušilo práci, pro kterou je zaměstnanec na pracovní cestu vyslán. Zaměstnanec však na přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodu trvá. Jak máme postupovat? Jak máme zaměstnanci případné nepovolení přerušení zdůvodnit?
Odpověď:
Zaměstnanec je vysílán na pracovní cestu z toho důvodu, aby vykonal zaměstnavatelem uloženou práci. Zákoník práce stanoví pouze možnost, aby zaměstnavatel podle svého uvážení povolil zaměstnanci pracovní cestu přerušit. Tuto možnost však nelze vykládat tím způsobem, že zaměstnavatel je povinen zaměstnanci přerušení pracovní cesty za všech okolností umožnit. Jestliže zaměstnavatel přerušení nepovolí, nemůže být pracovní cesta zaměstnancem přerušena. Zaměstnavatel není povinen zaměstnanci své rozhodnutí o nepovolení přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance zdůvodňovat.
Otázka č. 3:
Zaměstnanec nemůže vykonávat práci, kterou měl dle pokynů zaměstnavatele vykonávat v průběhu pracovní cesty, protože obchodní partner ve sjednaném termínu nedodal potřebný materiál. Lze v tomto případě zaměstnavatelem přerušit pracovní cestu do doby, než bude materiál dodán a zaměstnanec bude moci vykonávat uloženou práci?
Odpověď:
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu a z toho důvodu je povinen mu po celou dobu poskytovat cestovní náhrady. Není vinou zaměstnance, že nemůže vykonávat uloženou práci. V tomto případě nelze pracovní cestu zaměstnavatelem přerušit. Pokud nastanou obdobné situace, musí zaměstnavatel zvážit, zda se mu vyplatí nařídit zaměstnanci návrat (návratem zpět je pracovní cesta ukončena), nebo zda má vyčkat, až bude možné v práci pokračovat. Zaměstnanci však náleží cestovní náhrady podle zákoníku práce po celou dobu pracovní cesty, a to i v případě, kdy bez svého zavinění nemůže určenou práci vykonávat. Všechny související náklady musí nést ze svých prostředků zaměstnavatel (§ 2 odst. 2 zákoníku práce).
Otázka č. 4:
Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu z Ostravy do Prahy. Jako přepravní prostředek do cíle pracovní cesty a zpět byl zaměstnavatelem stanoven rychlík ČD, cena jedné jízdenky činí 249 Kč. Zaměstnavatel povolil zaměstnanci přerušení pracovní cesty v Praze (po ukončení výkonu práce). Ve vyúčtování pracovní cesty zaměstnanec nárokoval jízdní výdaje za cestu do cíle pracovní cesty (z Ostravy do Prahy) ve výši 249 Kč (rychlík ČD) a za cestu zpět z Prahy do Ostravy ve výši 360 Kč. Vyšší jízdní výdaje zaměstnanec odůvodnil tím, že pro něj bylo výhodnější z Prahy do Ostravy cestovat Pendolinem, neboť na rychlík ČD by musel několik hodin čekat. Můžeme zaměstnanci proplatit jízdenku za cestování Pendolinem ve výši 360 Kč?
Odpověď:
I když bylo přerušení pracovní cesty předem schváleno, nemohou jít zvýšené jízdní výdaje k tíži zaměstnavatele. Zaměstnavatel před zahájením pracovní cesty (dle ust. § 153 zákoníku práce) stanovil podmínky pracovní cesty a jako přepravní prostředek do cíle pracovní cesty a zpět určil rychlík ČD, kdy cena jedné jízdenky činí 249 Kč. V souladu s ust. § 160 zákoníku práce náleží zaměstnanci v případě povoleného přerušení pracovní cesty jízdní výdaje do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. To znamená, že i když zaměstnanec k vyúčtování pracovní cesty předloží jízdenku Pendolina z Prahy do Brna v hodnotě 360 Kč, proplatí mu zaměstnavatel jízdné pouze do výše náhrady původně určené přepravy, to znamená ve výši, kolik by činila jízdenka rychlíku ČD (249 Kč).
Otázka č. 5:
Zaměstnanec v průběhu pracovní cesty požádal o její přerušení na jeden den z rodinných důvodů. Vzhledem k tomu, že známe problematickou situaci zaměstnance, chtěli jsme jeho žádosti vyhovět. Lze povolit přerušení pracovní cesty, když o to zaměstnanec požádá až v jejím průběhu (nikoli předem)?
Odpověď:
Zákoník práce obsahuje ustanovení, která řeší cestovní náhrady ve vazbě na předem povolené přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance. V praxi mohou nastat případy (viz případ uvedený v dotazu), kdy zaměstnanec předem nevěděl o potřebě přerušit pracovní cestu, a z toho důvodu o tuto možnost předem nepožádal. Zákoník práce nezakazuje, aby zaměstnavatel akceptoval přerušení pracovní cesty, i když o tuto možnost zaměstnanec požádal až v průběhu pracovní cesty (nikoli předem). Podmínky přerušení a případné znovuzahájení pracovní cesty budou tedy zaměstnavatelem vymezeny např. e-mailem nebo jiným vhodným způsobem.
Otázka č. 6:
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, předem zakoupil letenky (tam i zpět) a rezervoval hotel, ve kterém měl být zaměstnanec ubytován. Zaměstnanec si v průběhu pracovní cesty poranil ruku, byl ošetřen lékařem a po dobu tří dnů nebyl schopen z důvodu poranění vykonávat uloženou práci. Po třech dnech zaměstnanec v práci pokračoval, ale doba jeho léčení způsobila, že bylo nutné pracovní cestu prodloužit a z toho důvodu uhradit další ubytovací výdaje, vrátit původně zakoupenou letenku na zpáteční cestu a zakoupit letenku novou, která byla podstatně dražší (jiná letecká společnost). Na školení nám bylo řečeno, že pokud byla pracovní cesta přerušena, lze zaměstnanci hradit jízdní výdaje pouze v takové výši, jako by k přerušení cesty nedošlo, a na náhradu ubytovacích výdajů v době přerušení pracovní cesty zaměstnanec nemá nárok. Máme postupovat tím způsobem, že zaměstnanci proplatíme cestu zpět pouze ve výši první (levnější) letenky a ubytování v době léčení neproplatíme?
Odpověď:
Pokud by skutečně došlo k přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, nemohl by zaměstnavatel nést zvýšené výdaje (ubytování v době přerušení cesty a dražší letenku). V popisovaném případě však nedošlo k přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance. Onemocnění nebo úraz zaměstnance nezakládá přerušení pracovní cesty. V případě uvedeném v dotazu stanovil zaměstnavatel nový konec pracovní cesty (cesta byla prodloužena, nikoli přerušena) a je povinen zaměstnanci uhradit všechny související výdaje.