Vymezení pojmu pracovní cesta pro účely cestovních náhrad

V § 42 zákoníku práce (dále ZP) je obsažena definice pracovní cesty a podmínky, za kterých může být vykonána. Zvýšené výdaje, které musí zaměstnanec v souvislosti s pracovní cestou vynaložit, je povinen zaměstnavatel formou stanovených cestovních náhrad vykompenzovat. Stejně postupuje zaměstnavatel i v dalších níže uvedených případech.

Právní úprava cestovních náhrad vyplývá z podmínek, za kterých je závislá práce v základním pracovněprávním vztahu vykonávána (§ 2 ZP), konkrétně ze zásady, podle které je závislá práce konána na náklady zaměstnavatele. Proto je v § 151 ZP stanovena povinnost zaměstnavatele poskytovat zaměstnancům v rozsahu a za podmínek stanovených v ZP cestovní náhrady. Aby tuto povinnost mohl zaměstnavatel splnit, stanoví ZP současně zaměstnanci povinnost součinnosti se zaměstnavatelem. Jde o povinnost stanovenou v § 183 odst. 3 ZP. Podle tohoto ustanovení je zaměstnanec povinen ve stanovené nebo jinak sjednané době po skončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování cestovních náhrad.

Vzhledem k tomu, že jde o realizaci jedné ze základních podmínek výkonu závislé práce, nemůže zaměstnanec podle § 346c ZP zaměstnavatele povinnosti poskytovat cestovní náhrady jakýmkoliv způsobem zprostit. Pokud by tak snad chtěl přesto učinit, potom se k tomu podle § 346e ZP nepřihlíží. Jinými slovy, zaměstnanec nemůže nesplnit svoji povinnost stanovenou mu v § 183 odst. 3 ZP s tím, že žádné cestovní náhrady, na které by mu vznikl nárok, po zaměstnavateli nepožaduje. Postih za nesplnění povinnosti stanovené v § 151 ZP hrozí zaměstnavateli. Z tohoto důvodu by měl všechny prostředky, které upravuje ZP pro vymožení splnění zákonem stanovené povinnosti vůči zaměstnanci, použít a chránit tak svůj zájem na řádném plnění povinností, které stanoví ZP jemu. Stejně tak nelze omluvit neposkytnutí cestovních náhrad tím, že zaměstnanec písemně oznámil zaměstnavateli, že cestovní náhrady nepožaduje. Zaměstnanec naopak může požádat zaměstnavatele, aby cestovní náhrady, na které mu vznikl nárok, neposkytl přímo jemu, ale poskytl je na jiný účel (např. na charitu). Takový postup pak má stejné právní účinky, jako by byly cestovní náhrady poskytnuty přímo zaměstnanci.

Místo výkonu práce

Pro poskytování cestovních náhrad je z hlediska § 42 ZP rozhodující místo výkonu práce. Podle § 34 odst. 1 písm. b) ZP je místo nebo místa výkonu práce, vedle druhu práce a dne nástupu do práce, podstatnou náležitostí pracovní smlouvy, kterou každá pracovní smlouva musí obsahovat. Jde v podstatě o sjednání území, na kterém bude zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat práci sjednaného druhu. Kromě obecných požadavků na právní jednání stanovených v občanském zákoníku (v tomto případě zejména musí být učiněno svobodně, srozumitelně a jednoznačně), nevymezuje ZP, jakým způsobem má být místo výkonu práce sjednáno. V praxi se proto lze setkat se způsobem sjednání od nejužšího, tedy konkrétního pracoviště vymezeného jeho přesnou adresou, přes konkrétní obec, více obcí, kraj až po celé území České republiky.

K výkonu práce kdekoliv v rámci sjednaného místa výkonu práce již nepotřebuje zaměstnavatel souhlas zaměstnance, protože ten se již k výkonu práce v rámci tohoto území zavázal v pracovní smlouvě. Z uvedeného je zřejmé, že zaměstnanec má zájem na co nejužším vymezení místa výkonu práce a zaměstnavatel na co nejširším. V minulosti se stávalo, že způsob sjednání místa výkonu práce v pracovní smlouvě prakticky vyloučil poskytování cestovních náhrad při pracovní cestě podle § 42 ZP. Proto, aby nepřenášel tímto způsobem zaměstnavatel náklady spojené s výkonem práce, které má podle shora uvedeného § 2 ZP nést on, na zaměstnance, prošla právní úprava zamezení takovému postupu delším vývojem. V současné době má proto pro poskytování cestovních náhrad stěžejní význam zákonná úprava pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad.

Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad

Právní úprava pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad (dále pravidelné pracoviště) navazuje na právní úpravu místa výkonu práce, ale není podstatnou (povinnou) součástí pracovní smlouvy. Účelem tohoto institutu je blíže vymezit místo, kde nejčastěji zaměstnanec vykonává práci, nebo ze kterého nejčastěji vyjíždí k plnění pracovních úkolů, pokud podstata jejich plnění vyžaduje častou změnu místa, kde je zaměstnanec plní.

Významné je toto upřesnění zejména v případech, kdy je místo výkonu práce v pracovní smlouvě sjednáno široce. Je-li sjednáno úzce, pak nemá praktický význam sjednávat navíc ještě pravidelné pracoviště. V ZP proto byla stanovena právní fikce, na základě které se pro případ, že nebylo pravidelné pracoviště sjednáno, za něj považovalo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

V praxi však docházelo ke zneužití tohoto ustanovení v tom smyslu, že zaměstnavatel nabídl zaměstnanci v pracovní smlouvě široké vymezení místa výkonu práce. Zaměstnanec si byl vědom toho, že výkon práce bude na celém nabídnutém místě probíhat, a proto s nabídnutým širokým vymezením místa výkonu práce souhlasil. Zaměstnavatel s ním však již nesjednal pravidelné pracoviště a zaměstnanec v důsledku širokého vymezení místa výkonu práce neměl nikdy nárok na cestovní náhrady, protože podle příslušného ustanovení zákona se v tomto případě považovalo za pravidelné pracoviště celé, byť široce sjednané místo výkonu práce. Tím zaměstnavatel přenesl značnou část svých nákladů spojených s cestováním zaměstnance na něj a tento postup obhajoval souladem se zákonem.

Do ZP (v současné době § 34a) byla sice tato právní fikce převzata, ale současně byla doplněna o další, která zabraňuje uvedené špatné praxi. Platí totiž, že bylo-li sjednáno místo výkonu práce šířeji než jedna obec a pravidelné pracoviště sjednáno nebylo, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce (tedy i ty cesty, které jsou konány v rámci místa výkonu práce sjednaného v pracovní smlouvě). Tím mělo být jasně dáno, že nikdo nemůže mít pravidelné pracoviště vymezené šířeji než jedna obec. Avšak i po této úpravě docházelo k poškozování zaměstnanců, neboť uvedená fikce byla někdy vykládána tak, že platí pouze pro případ, že není pravidelné pracoviště sjednáno, ale sjednání širšího pravidelného pracoviště připouští (podle zásady „co zákon nezakazuje, to dovoluje“). Proto byla do § 34a doplněna věta poslední, podle které se nesmí ani sjednat pravidelné pracoviště šířeji než jedna obec. Je však třeba upozornit, že tento zákaz nelze chápat absolutně.

V případech, kdy zaměstnanec vykonává pravidelně práci ve více obcích, např. v místních pobočkách banky nebo uměleckých škol, ve kterých není účelné zabezpečovat plný provoz po všechny pracovní dny v týdnu, pak lze vždy konkrétně na daný pracovní den sjednat pravidelné pracoviště v konkrétní obci. Například v pondělí a ve středu v obci Nedvědice, v úterý a ve čtvrtek v obci Štěpánov a v pátek v obci Ujčov. Podmínka konkrétnosti však musí být splněna. Pokud by bylo pouze sjednáno jako místo výkonu práce, že zaměstnanec bude vykonávat práci v těchto třech obcích, pak by se za pravidelné pracoviště považovala obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce, což by v tomto případě byla zřejmě obec bydliště zaměstnance a zaměstnavatel by mu musel poskytovat cestovní náhrady při všech cestách k plnění pracovních úkolů mimo tuto obec (z hlediska kontrol správné aplikace daní z příjmů by pak mohlo být namítáno, že jsou v podstatě zaměstnanci hrazeny cesty do zaměstnání, a nejde tudíž o od daně osvobozené cestovní náhrady).

Nelze proto doporučit, aby zaměstnavatel tento způsob sjednání místa výkonu práce volil, pokud k tomu nemá vážný důvod, například ten, že mu není známo, v které dny bude potřebovat výkon práce zaměstnance v té které obci. Možnosti konkrétně vymezit pravidelné pracoviště na konkrétní dny v odlišných obcích lze využít i v případě, že je v určité dny sjednáno se zaměstnancem, že nebude pracovat na pracovišti zaměstnavatele, ale například ve svém bydlišti, které je v odlišné obci než pracoviště zaměstnavatele, resp. jeho sídlo. Cesty na pracoviště zaměstnavatele nebo do jeho sídla by neměly být konány na náklady zaměstnavatele, ale mělo by jít o cesty do zaměstnání a z něj. Proto by pro dny, ve kterých bude konat zaměstnanec práci na pracovišti nebo v sídle zaměstnavatele, měla být obec, ve které se nachází, sjednána jako pravidelné pracoviště, a ve dnech, kdy vykonává práci v jiném místě (např. v bydlišti) za podmínek stanovených v § 317 ZP, by se měla sjednat jako pravidelné pracoviště obec, ve které se sjednané jiné místo nachází.

Pracovní cesta pro účely cestovních náhrad

Pracovní cesta pro účely cestovních náhrad je podle § 156 odst. 2 ZP širší pojem než pracovní cesta podle § 42 ZP, a zahrnuje

1. pracovní cestu podle § 42 ZP (jde o vyslání k výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě – viz výše), při které se poskytují cestovní náhrady podle § 152 písm. a) ZP,
2. cestu mimo pravidelné pracoviště (jde o vyslání k výkonu práce mimo sjednané pravidelné pracoviště, aniž by se současně muselo jednat o pracovní cestu podle § 42 ZP, tedy o cestu k plnění pracovních úkolů mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě – viz výše) [§ 152 písm. b) ZP] a
3. mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště [§ 152 písm. c) ZP].

V případě mimořádné cesty uvedeném v bodě c) jde o cestu, při které

1. je zaměstnanec mimořádně vyslán k plnění pracovních úkolů do místa, ve kterém obvykle vykonává práci v rámci rozvrhu pracovních směn (místo výkonu práce nebo pravidelné pracoviště), v době, na kterou zaměstnanec rozvrženou pracovní dobu nemá (např. mimořádná směna v době nepřetržitého odpočinku v týdnu, nutnost vykonat práci na pracovišti v době pracovní pohotovosti a další mimořádné případy), nebo
2. zaměstnanec vykonává práci po skončení směny na pracovišti, avšak po skončení výkonu práce nastane nějaká mimořádnost při návratu do bydliště, popř. jiného místa, způsobená právě nutností vykonávat práci déle než obvykle (např. zaměstnanec již nemůže použít dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy, protože již není spoj, nebo je doba čekání na možný spoj od konce pracovní směny do návratu zaměstnance do bydliště nebo do jiného místa tak dlouhá, že mu vznikne právo na stravné). K obdobné situaci může dojít i před začátkem směny, pokud je třeba, aby zaměstnanec zahájil výkon práce dříve, než je stanoveno v rozvrhu směn.

Zahraniční pracovní cesta

Zahraniční pracovní cesta je definována v § 154 ZP tak, že jde o cestu, která je konána mimo území České republiky. Jde tedy o jednu pracovní cestu, jejíž mimořádnost spočívá v plnění pracovních úkolů v zahraničí, a proto má zaměstnanec po dobu pobytu mimo území České republiky právo na cestovní náhrady v jiné než české měně. Zahraniční pracovní cestu nelze rozdělovat na dvě cesty, jednu tzv. tuzemskou a druhou konanou v zahraničí. Pro posuzování nároků zaměstnance je třeba znát celý průběh zahraniční pracovní cesty, protože mnohé nároky na cestovní náhrady na sebe navazují nebo se vzájemně podmiňují (např. stravné a zahraniční stravné).

Pro posouzení nároků zaměstnance na cestovní náhrady v cizí měně je však důležité znát co nejpřesněji údaj o přechodu státní hranice České republiky (pokud ji při zahraniční pracovní cestě zaměstnanec překračuje, nejde-li tedy např. o zahraniční pracovní cestu, kterou koná zaměstnanec s pravidelným pracovištěm nebo místem výkonu práce v cizím státě do jiného cizího státu). Při všech způsobech přechodu státní hranice musí zaměstnanec co nejpřesnější dobu přechodu prohlásit (uvést při vyúčtování cestovních náhrad). Většinou nemá zaměstnavatel možnost pravdivost tohoto údaje přezkoumat (s výjimkou např. údaje z GPS vozidla zaměstnavatele).

V některých výkladech se vyskytuje „doplnění“ ustanovení § 154 ZP, podle kterého se má za přechod státní hranice považovat doba odletu z České republiky a příletu do České republiky „v souladu s letovým řádem“. Takový výklad pak z tohoto doplnění dovozuje povinnost zaměstnance doložit zaměstnavateli potvrzení od přepravní společnosti, že letadlo neodletělo nebo nepřiletělo v souladu s letovým řádem. Je však třeba důrazně upozornit, že takové ustanovení zákoník práce neobsahuje a uvedenou povinnost zaměstnanci neukládá. Zaměstnavatel proto nemá pro postup podle tohoto výkladu žádnou zákonnou oporu, a naopak by se on dopustil porušení zákoníku práce, pokud by splnění údajné povinnosti po zaměstnanci vyžadoval nebo jím dokonce podmiňoval poskytnutí příslušných cestovních náhrad.

Absence uvedeného postupu má svůj logický důvod. Pokud při všech ostatních způsobech přechodu státní hranice musí zaměstnavateli postačovat údaj prohlášený zaměstnancem, pak musí nutně postačovat i u letecké přepravy. V případě letecké přepravy lze totiž navíc, na rozdíl od jiných způsobů přechodu státní hranice, snadno překontrolovat pravdivost údaje sděleného zaměstnancem telefonickým dotazem v přepravní společnosti nebo v kanceláři letiště. Zde je nutné varovat před výklady, které modifikují nebo doplňují zákon a vyvozují povinnosti zaměstnanců, které jim lze ukládat pouze zákonem nebo na základě zákona.

Doba a místo nástupu pracovní cesty

Doba a místo nástupu pracovní cesty jsou podstatné podmínky, které ovlivňují nároky zaměstnance na cestovní náhrady, a proto je třeba, aby je zaměstnavatel správně předem písemně určil (§ 153 odst. 1 ZP). K tomu je třeba, aby se se zaměstnancem dohodl, kde se bude nacházet v době, ve které je nezbytné s ohledem na způsob přepravy zahájit pracovní cestu tak, aby zaměstnanec mohl na pracovní cestě řádně plnit úkoly, pro které bude na pracovní cestu zaměstnavatelem vyslán. Jedině tak lze správně určit začátek pracovní cesty, tedy přesné místo a čas, které ovlivňují nároky zaměstnance na cestovní náhrady. Nelze tedy určit jako začátek cesty název obce bez přesného vymezení místa, kde se zaměstnanec nachází, např. bydliště, adresa sídla zaměstnavatele, popř. jiné dohodnuté místo. Rovněž nelze jako začátek cesty určit přesný čas odjezdu příslušného spoje dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy (s výjimkou zaměstnanců, kteří bydlí na nádraží, ale těch mnoho není). Z tohoto určení je patrné, že zaměstnanec musel strávit nějaký čas dopravou, popř. chůzí na zastávku dopravního prostředku, a že tedy ve skutečnosti musela pracovní cesta začít v jiném místě a dříve.

Průběh pracovní cesty

Průběh pracovní cesty je z hlediska podmínek určených zaměstnavatelem nedělitelný, a trvá tedy po celou dobu od začátku pracovní cesty až do jejího ukončení. Přitom z hlediska nároků zaměstnance na cestovní náhrady není podstatné, zda zaměstnanec vykonává práci. Jinými slovy, zaměstnavatel nemůže přerušit nebo ukončit pracovní cestu s odvoláním na to, že zaměstnanec neplní nebo nemůže plnit úkoly, pro které byl na pracovní cestu vyslán (např. z důvodu onemocnění zaměstnance na pracovní cestě, po dobu pracovního volna, nepřetržitého odpočinku v týdnu).

Přerušit pracovní cestu lze pouze z důvodu na straně zaměstnance, jestliže se tak předem písemně se zaměstnavatelem dohodnou. Při tomto postupu musí být přesně vyznačeno místo a čas začátku přerušení pracovní cesty a místo a čas ukončení přerušení pracovní cesty. Lze se takto dohodnout u všech pracovních cest (tedy i zahraničních). K přerušení může dojít po jejich počátku, uprostřed i na konci. U všech cestovních náhrad je pak promítnuta zásada, podle které ekonomické následky přerušení pracovní cesty nenese zaměstnavatel. Je tedy stanoveno, že po dobu přerušení pracovní cesty nemá zaměstnanec na cestovní náhrady nárok (např. náhrada za ubytování, stravné, zahraniční stravné) a za trvání pracovní cesty nesmějí být cestovní náhrady poskytovány ve vyšší částce, než jaká by zaměstnanci příslušela, pokud by k jejímu přerušení nedošlo (např. náhrada jízdních výdajů).

Doba a místo ukončení pracovní cesty

Doba a místo ukončení pracovní cesty je závislé na konkrétní situaci. Ukončení lze určit na pracovišti zaměstnance (bude-li trvat pracovní doba, nebo bude-li návrat do tohoto místa z hlediska plnění pracovních úkolů nezbytný) nebo v bydlišti anebo po dohodě se zaměstnancem v jiném místě. Nelze-li určit ukončení pracovní cesty přesným časem (není např. známa potřebná délka plnění pracovních úkolů, obchodního jednání), lze jej nahradit pokynem o způsobu ukončení pracovní cesty a následným prohlášením zaměstnance s odsouhlasením příslušného vedoucího zaměstnance zaměstnavatele (například použití nejbližšího spoje vlaku po skončení jednání). I v tomto případě je třeba dodržet podmínku, podle které je zaměstnavatel při určování podmínek pracovní cesty povinen dbát oprávněných zájmů zaměstnance.

Právní předpisy citované v článku

(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)

• zákon č. 262/2016 Sb., zákoník práce