S účinností od 1. ledna 2017 jsou zaměstnavatelé při poskytování cestovních náhrad povinni postupovat podle nových právních předpisů, které na základě zákonného zmocnění obsaženého v § 189 zákoníku práce vydávají formou vyhlášek Ministerstvo práce a sociálních věcí a Ministerstvo financí. Pro letošní rok byly uveřejněny pod č. 440/2016 Sb. a č. 366/2016 Sb. Tyto vyhlášky jsou veřejně dostupné na webových stránkách Ministerstva vnitra stejně jako ostatní právní předpisy uveřejněné ve Sbírce zákonů.
Vyhláškou č. 440/2016 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, mění Ministerstvo práce a sociálních věcí, jak vyplývá z jejího názvu, výchozí sazby příslušných cestovních náhrad stanovené v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, na základě údajů Českého statistického úřadu za listopad 2016. Současně se vyhlašují i aktuální průměrné ceny příslušných pohonných hmot, které zákoník práce neobsahuje. Z důvodu komplexnosti právní úpravy uveřejňuje MPSV pro každý kalendářní rok vždy všechny sazby nově, i kdyby se jejich hodnota neměnila, resp. byla stejná jako v zákoníku práce nebo v předchozí vyhlášce, která se současně ruší. Stejně je tomu i ve vyhlášce č. 440/2016 Sb., navíc je třeba upozornit, že pro rok 2017 se všechny sazby mění.
Při vydávání vyhlášky musí Ministerstvo práce a sociálních věcí dodržet všechny podmínky a pokyny, které zákonné zmocňovací ustanovení obsahuje. Jde mimo jiné i o stanovený způsob zaokrouhlení. Podle § 189 odst. 3 zákoníku práce zaokrouhluje Ministerstvo práce a sociálních věcí stravné, které vychází z údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot na celé koruny do 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru. Sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru. K otázce zaokrouhlení je však nutné zdůraznit, že uvedená pravidla jsou stanovena pouze pro MPSV při vydávání vyhlášky, ale nemají obecnou platnost.
Pokud se mají částky používané nebo vypočítané zaměstnavatelem zaokrouhlovat, pak musí tuto skutečnost stanovit právní předpis a současně stanovit i pravidla pro stanovené zaokrouhlení. U jednotlivých cestovních náhrad ustanovení o zaokrouhlování stanovené není, proto se nezaokrouhlují, a protože se základní měnová jednotka české měny koruna dělí na 100 haléřů, uvádějí se celé koruny se dvěma nezaokrouhlenými desetinnými čísly. Zaokrouhlení a jeho způsob je stanoven až v § 183 odst. 3 a 5 zákoníku práce, tedy až při vyúčtování zálohy. Pravidlo je shodné jak pro případ, kdy byla záloha vyšší, než činí nárok zaměstnance, tak pro případ, že byla záloha nižší (nebo nebyla poskytnuta – § 184 zákoníku práce). Částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit, nebo částka, kterou má zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci, se zaokrouhlí na celé koruny nahoru.
Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu delší než pět hodin a kratší než 12 hodin a bylo mu poskytnuto jedno bezplatné jídlo. Při krácení vyšlo za desetinnou částkou nekonečné číslo (3333) a žádná jiná náhrada nebyla poskytnuta. Jak postupovat, aby nebylo zaměstnanci poskytnuto vyšší stravné, než připouští zákoník práce v § 176 odst. 3 písm. a) zákoníku práce? Záloha nebyla po dohodě se zaměstnancem poskytnuta.
Řešení: Výsledná částka po krácení stravného se nezaokrouhlí a připíší se tedy za celou korunu dvě trojky. Tato částka se přenese do celkové částky při vyúčtování cestovních náhrad a za použití § 184 se zaokrouhlí podle § 183 odst. 5 zákoníku práce na celé koruny směrem nahoru. V tomto případě se již nejedná o stravné, ale o postup při vyúčtování provedený v souladu se zákoníkem práce. Je pouze náhoda, že součástí vyúčtování nebyly jiné cestovní náhrady. Pokud by tomu tak bylo, byl by postup stejný, ale výši stravného by již nikdo neporovnával.
Pro rok 2017 byla pro účely uspokojení nároku zaměstnance na náhradu jízdních výdajů v případě, že zaměstnavatel požádá zaměstnance, aby jako způsob přepravy použil silniční motorové vozidlo mimo vozidlo zaměstnavatele (§ 153 odst. 1 ve spojení s § 157 odst. 3 zákoníku práce), stanovena sazba základní náhrady za 1 km jízdy, kterou se mění její výše stanovená v § 157 odst. 4 zákoníku práce, takto:
- u jednostopých vozidel a tříkolek nejméně 1,10 Kč a
- u osobních silničních motorových vozidel nejméně 3,90 Kč.
Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu je zaměstnavatel podle § 157 odst. 4 zákoníku práce povinen zvýšit sazbu základní náhrady za 1 km jízdy nejméně o 15 %, tedy o 0,58 Kč, a při použití nákladního automobilu, traktoru nebo autobusu činí podle § 157 odst. 5 zákoníku práce výše sazby základní náhrady nejméně 7,80 Kč.
Je třeba zdůraznit, že podle § 175 zákoníku práce jsou tyto minimální částky pro zaměstnance zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 zákoníku práce závazné a tito zaměstnavatelé ji nemohou sjednat ani určit před pracovní cestou odchylně. Jsou to zaměstnavatelé, kteří zcela nebo převážně financují svoji činnost z veřejných rozpočtů nebo prostředků. Proto jsou v zákoníku práce vedle nejnižších práv zaměstnanců, tj. minimálního sociálního standardu vyjádřeného v oblasti cestovních náhrad nejnižší částkou nároku, stanovena i omezení z důvodu ochrany hospodaření s veřejnými prostředky, vyjádřená v oblasti cestovních náhrad stanovením maximální výše, ve které mohou být poskytovány, a dále zákazem poskytovat jiné druhy cestovních náhrad, než jsou stanoveny v hlavě III části sedmé zákoníku práce.
Tato omezení jsou však současně limity pro posouzení, zda jsou cestovní náhrady poskytovány ke svému účelu vyjádřenému v § 152 zákoníku práce, pro který nejsou z povahy věci považovány za příjem, a nejsou proto zahrnuty do základu daně z příjmů. Pokud by tedy zaměstnavatel, který není uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, poskytoval svým zaměstnancům vyšší a jiné cestovní náhrady, zahrnovala by se částka přesahující omezení pro zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 zákoníku práce podle zákona o daních z příjmů do základu daně z příjmů zaměstnance a zaměstnanec i zaměstnavatel by z této částky odváděli podle příslušných zákonů i pojistné na zdravotní a sociální pojištění.
Pro účely poskytování náhrady za spotřebovanou hmotu je mj. třeba znát i její cenu. Podle § 158 odst. 3 zákoníku práce zaměstnanec prokazuje cenu pohonné hmoty dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou (vystaveným jeden až dva dny před jejím zahájením a kdykoliv v průběhu pracovní cesty). Dokladem se neprokazuje zakoupené množství pohonné hmoty, ale pouze její cena. Pokud zaměstnanec předloží více dokladů, které dokládají různé ceny zakoupené pohonné hmoty v souvislosti s pracovní cestou, vypočítá se aritmetický průměr cen a výsledek se použije pro výpočet náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu.
V § 185 zákoníku práce je stanoven postup pro případ, kdy se pro poskytnutí cestovních náhrad požaduje prokázání příslušných výdajů, a zaměstnanec je neprokáže. Obecně zaměstnavatel může poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám pracovní cesty (§ 153 zákoníku práce). V případě nepředložení dokladu o zakoupení pohonné hmoty, který má souvislost s pracovní cestou, je však stanoven jiný postup, neboť zaměstnavatel v takovém případě vychází z průměrných cen stanovených právě k tomuto účelu ve vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí pro příslušný kalendářní rok (pro letošní rok č. 440/2016 Sb.).
Stanovené průměrné ceny vycházejí z údajů Českého statistického úřadu získaných na základě statistických zjišťování na území České republiky, proto podle nich nelze postupovat při úhradě pohonné hmoty zakoupené a spotřebované při zahraniční pracovní cestě mimo území České republiky. Pokud nemá zaměstnanec z vážných důvodů doklad o zakoupení pohonné hmoty mimo území České republiky (např. v příslušné zemi není povinnost doklad vydávat, nebo je doklad zaměstnanci odcizen), může mu podle § 167 zákoníku práce zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně a důvodech nedoložení příslušného dokladu. Je však třeba zdůraznit, že na rozdíl od povinného použití průměrné ceny pohonných hmot stanovené ve vyhlášce v případě nepředložení dokladu o ceně zakoupené pohonné hmoty na území České republiky není na poskytnutí náhrady na základě prohlášení zaměstnance právní nárok.
Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce stanovená v § 4 vyhlášky č. 440/2016 Sb. činí
- 29,50 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,
- 32,50 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,
- 28,60 Kč u motorové nafty.
Ceny pohonných hmot zaznamenávají v průběhu času největší výkyvy, často prudce stoupají. Ministerstvo práce a sociálních věcí však může podle § 189 odst. 2 zákoníku práce změnit právní úpravu v průběhu kalendářního roku pouze v případě, že se ode dne účinnosti vyhlášky zvýší nebo sníží některá ze stanovených cen alespoň o 20 %. To naštěstí není častý případ, proto je třeba zdůraznit, že použití vyhlášených průměrných cen pohonných hmot je vždy náhradním řešením. Jestliže bude řádně zaměstnanec předkládat doklady, nemůže být krácen na svých právech. Proto je třeba upozornit, že praxe, kdy zaměstnavatel ve vnitřním předpise stanoví používání vyhlášených průměrných cen pohonných hmot jako jediný způsob používaný při vyúčtování pracovních cest, nemá oporu v zákoníku práce a je třeba takové ustanovení vnitřního předpisu uvést do souladu se zákonem tak, aby skutečně ke krácení práv zaměstnanců, např. pod záminkou zjednodušení účtování cestovních náhrad, nedocházelo.
Zaměstnanec při vyúčtování pracovní cesty, v rámci které spotřeboval 25 l motorové nafty, předložil doklad o zakoupení 5 l nafty. Máme mu proplatit těchto 5 litrů doloženou cenou a zbytek průměrnou cenou motorové nafty stanovenou ve vyhlášce č. 440/2016 Sb., nebo máme vypočítat aritmetický průměr z obou cen a tím proplatit veškerou spotřebovanou motorovou naftu?
Řešení: Ani jeden z uvedených způsobů řešení není v souladu se zákoníkem práce. Dokladem o zakoupení pohonné hmoty se prokazuje cena, za kterou byla nakoupena, nikoliv její množství. Stanovené průměrné ceny pohonných hmot ve vyhlášce MPSV lze pro účely poskytnutí náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu použít pouze v případě, že zaměstnanec cenu pohonné hmoty hodnověrným způsobem neprokáže. Protože zaměstnanec cenu pohonné hmoty prokázal, použije se tato prokázaná cena k úhradě veškeré spotřebované motorové nafty na pracovní cestě.
Zaměstnavatel požádal zaměstnance, aby při pracovní cestě použil svůj automobil, který má v technickém průkazu doporučenou pohonnou hmotu benzin automobilový 91 oktanů. Zaměstnanec nepředložil doklad o nákupu této pohonné hmoty a vyhláška č. 440/2016 Sb. průměrnou cenu takového benzinu neobsahuje. Jak tedy máme postupovat?
Řešení: Průměrnou cenu benzinu automobilového 91 oktanů Český statistický úřad nezveřejňuje, protože se již prodává u tak malého množství čerpacích stanic, které je statisticky bezvýznamné. Proto se ani zaměstnanci na pracovní cestě nemusí podařit tuto pohonnou hmotu zakoupit. V takovém případě musí načerpat benzin automobilový 95 oktanů. Pokud by zaměstnanec předložil při vyúčtování cestovních náhrad doklad, prokazující cenu zakoupeného benzinu automobilového 95 oktanů, pak by jej zaměstnavatel musel pro určení výše náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu použít. Jestliže zaměstnanec doklad nepředložil, pak zaměstnavatel použije pro stanovení náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu ve smyslu § 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce průměrnou cenu benzinu automobilového 95 oktanů stanovenou ve vyhlášce č. 440/2016 Sb. stejně jako v ostatních případech. Je však třeba upozornit, že takto nelze postupovat při záměně benzinu automobilového 95 oktanů za benzin automobilový 98 oktanů. Předloží-li tedy zaměstnanec, jehož automobil má v technickém průkazu doporučenou pohonnou hmotu benzin automobilový 95 oktanů, doklad o zakoupení benzinu automobilového 98 oktanů, postupuje zaměstnavatel tak, jako by zaměstnanec žádný doklad nepředložil a použije pro určení náhrady za spotřebovanou hmotu průměrnou cenu benzinu automobilového 95 oktanů stanovenou ve vyhlášce č. 440/2016 Sb.
Vyhláška č. 440/2016 Sb. v § 2 a 3 mění i výši stravného. V § 2 vyhlášky je stanovena nejnižší částka pro sjednání nebo určení výše stravného podle § 163 odst. 1 zákoníku práce, tedy pro zaměstnance zaměstnavatelů, kteří nejsou uvedeni v § 109 odst. 3 zákoníku práce. Tato nejnižší částka je současně spodní hranicí rozpětí pro sjednání nebo určení výše stravného podle § 176 odst. 1 zákoníku práce pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, stanoveného v § 3 vyhlášky č. 440/2016 Sb. Toto rozpětí činí
- 72 Kč až 86 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 109 Kč až 132 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 171 Kč až 205 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Jak bylo výše uvedeno, horní hranice rozpětí pro možnost sjednání nebo určení stravného u zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 zákoníku práce je současně limitující i pro zaměstnavatele, který v § 109 odst. 3 zákoníku práce uveden není. A to v tom smyslu, že poskytne-li tento zaměstnavatel svému zaměstnanci stravné ve vyšší částce, než činí horní hranice rozpětí, musí částku, o kterou je horní hranice překročena, připočítat k základu daně z příjmů zaměstnance a odvést za zaměstnance i za sebe z této částky pojistné na zdravotní pojištění a na sociální pojištění.
Pro účely poskytování zahraničního stravného, resp. pro sjednání nebo určení jeho výše, vydalo Ministerstvo financí podle § 189 odst. 4 zákoníku práce vyhlášku č. 366/2016 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2017. Rovněž tento právní předpis je vydáván v pravidelném termínu vždy s účinností od 1. ledna příslušného kalendářního roku a z důvodu komplexnosti jsou vždy stanoveny tyto sazby v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny pro většinu zemí světa. Zahraniční stravné pro kalendářní den se z těchto základních sazeb stanoví na základě jednoduchého pravidla stanoveného v § 170 odst. 2 zákoníku práce ze základní sazby stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dnu nejvíce času.
Zaměstnanec druhý kalendářní den zahraniční pracovní cesty strávil přesně 12 hodin v Německu a 12 hodin v Polsku. V jaké výši mu máme poskytnout za tento kalendářní den zahraniční stravné?
Řešení: Přesto, že tento příklad nebude příliš častý, je nutné při jeho řešení a v ostatních případech, kdy dochází k rovnosti dvou nebo více dob strávených v kalendářním dni ve státech, pro které jsou stanoveny rozdílné výše základních sazeb zahraničního stravného, použít ve smyslu § 1a odst. 1 písm. a) a § 18 zákoníku práce nejvyšší ze všech příslušných stanovených základních sazeb. Protože pro Německo je stanovena základní sazba ve výši 45 EUR a pro Polsko 35 EUR, bude příslušet zaměstnanci v tomto kalendářním dni zahraniční stravné ve výši 45 EUR. Vychází se při tomto postupu ze zvláštní ochrany postavení zaměstnance a z povinnosti použít při různých způsobech výkladů ten, který je pro zaměstnance nejpříznivější.
Právní předpisy citované v článku
(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)
- zákon č. 262/2016 Sb., zákoník práce
- vyhláška č. 440/2016 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad
- vyhláška č. 366/2016 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2017