Některé souvislosti a chyby při poskytování náhrady jízdních výdajů

Způsob přepravy při cestě k plnění pracovních úkolů [§ 152 písm. a) až c) za použití § 156 odst. 2 zákoníku práce, dále jen „pracovní cesta“] je jednou ze základních podmínek, které je zaměstnavatel povinen předem písemně určit (§ 153 odst. 1 zákoníku práce) a přihlížet přitom k oprávněným zájmům zaměstnance. Ustanovení § 153 zákoníku práce (v praxi se nejčastěji používá výraz „cestovní příkaz“) má nejen stěžejní význam pro splnění povinnosti zaměstnavatele, kterou mu stanoví § 151 zákoníku práce, tedy poskytovat zaměstnanci cestovní náhrady v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé zákoníku práce, ale zabezpečuje i propojenost s dalšími instituty pracovního práva, zejména pak předcházení ohrožení života a zdraví při práci a plnění povinností zaměstnavatele a zaměstnance při náhradě majetkové a nemajetkové škody při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním.

Co se týče určení způsobu přepravy, je třeba zvláště upozornit na souvislost s § 106 odst. 4 písm. d) zákoníku práce, podle kterého je zaměstnanec povinen dbát podle svých možností o svou vlastní bezpečnost, o své zdraví i o bezpečnost a zdraví fyzických osob, kterých se bezprostředně dotýká jeho jednání, a pro splnění této povinnosti je mimo jiné zdůrazněna jeho povinnost používat stanovené dopravní prostředky. Nedodržení této zákonné povinnosti k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci pak může být za určitých okolností důvodem pro to, aby se zaměstnavatel zcela nebo zčásti zprostil povinnosti nahradit zaměstnanci případnou škodu nebo nemajetkovou újmu [§ 270 odst. 1 písm. a) a odst. 2 písm. a) zákoníku práce].

Navíc je třeba zdůraznit, že škodu na dopravním prostředku, kterého použil zaměstnanec při plnění pracovních úkolů bez souhlasu zaměstnavatele, není zaměstnavatel povinen nahradit zaměstnanci přímo ze zákona, tedy výslovně podle § 265 odst. 3 zákoníku práce. Proto nelze považovat ustanovení § 153 odst. 1 zákoníku práce za zbytečnou byrokracii, neboť v těch nejhorších případech, při kterých dojde např. k závažnému poškození zdraví zaměstnance nebo k jeho smrti v průběhu pracovní cesty, bude cestovní příkaz důležitým důkazním prostředkem toho, zda zaměstnavatel i zaměstnanec splnili zákonem stanovené povinnosti v dané oblasti. To je také důvod, pro který není nutné podle § 153 odst. 2 zákoníku práce dodržet písemnou formu cestovního příkazu pouze za podmínky, že na ní zaměstnanec netrvá, a současně musí právo na cestovní náhrady vyplývat z jiných dokumentů (např. z evidence pracovní doby nebo z knihy jízd).

Z tohoto pohledu je třeba důrazně varovat zaměstnance před „benevolencí“ zaměstnavatele, který mlčky strpí, že zaměstnanec použije jiné silniční motorové vozidlo než vozidlo zaměstnavatele, ale cestovní příkaz podepíše zaměstnavatel až po návratu zaměstnance z pracovní cesty, při které nedošlo k havárii silničního motorového vozidla, jeho poškození nebo k poškození zdraví zaměstnance anebo dokonce k jeho smrti. Pokud by k některé z popsaných situací došlo, pak by jednání zaměstnance bez písemného příkazu k pracovní cestě prohlásil zaměstnavatel za exces ve výkonu závislé práce a snažil by se zcela zprostit své odpovědnosti. Zaměstnanec nebo pozůstalí by pak jen obtížně dokazovali opak.

Určení způsobu dopravy při pracovní cestě musí být v zájmu předcházení nedorozumění co nejpřesnější. Pokud je určeno obecně, pak nemůže zaměstnavatel dodatečně odmítat plnění povinnosti nahradit jízdní výdaje v prokázané výši z důvodu nehospodárnosti apod. Například pokud byl jako způsob dopravy určen v cestovním příkazu „vlak“, pak nelze odmítat uhradit prokázané jízdní výdaje za použití 1. třídy expresu Pendolino s odvoláním na zvyklosti u zaměstnavatele používat 2. třídu rychlíku při cestách do 300 km, které však nejsou určeny ve vnitřním předpise, ani nebyly určeny zaměstnanci před konkrétní cestou. Zejména u zaměstnavatelů s větším počtem zaměstnanců lze jen doporučit, aby přesné podmínky pro použití druhu toho kterého dopravního prostředku určil zaměstnavatel ve vnitřním předpise, ve kterém upravuje podrobnosti a bližší podmínky při poskytování cestovních náhrad.

Současně je vhodné zmocnit některého z vedoucích zaměstnanců, aby z podmínek určených ve vnitřním předpise mohl v konkrétním odůvodněném případě povolit výjimku. Tohoto ustanovení pak lze využít i v případě, kdy zaměstnanec až v průběhu pracovní cesty zjistí, že nemůže použít dopravní prostředek určený zaměstnavatelem. Zde je vhodné upozornit na nutnost zaměstnance dodržet povinnost uloženou mu v § 186 zákoníku práce, podle kterého je zaměstnanec povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovní náhrady.

Náhrada jízdních výdajů

1. Použití určeného dopravního prostředku

V úvodu článku byla zdůrazněna a zdůvodněna nutnost co nejpřesnějšího určení způsobu dopravy při pracovních cestách. Vedle uvedených souvislostí je třeba poukázat i na další, která má spojitost s porušováním příslušných ustanovení zákoníku práce spíše ze strany zaměstnavatele nebo s mlčky tolerovaným porušováním zákonných povinností zaměstnanci. Jde o případy, kdy je hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy určen obecně bez bližšího upřesnění, protože se nepředpokládá, že jej zaměstnanec skutečně použije. V některých případech zaměstnavatel přesvědčí zaměstnance, že je to pro obě strany výhodnější (jak bude dále uvedeno, zaměstnavatel sníží náklady a zaměstnanec ušetří čas). V jiných případech zaměstnavatel toleruje používání jiného silničního motorového vozidla než vozidla poskytnutého zaměstnavatelem za podmínek, za kterých by jinak nemohl vyslovit s tímto způsobem přepravy souhlas.

V obou případech se při vyúčtování cestovních náhrad použije (zneužije) § 185 zákoníku práce, protože pro poskytnutí jízdného § 157 odst. 1 zákoníku práce vyžaduje prokázat výši jízdních výdajů (dokladem o nákupu jízdenky a místenky, za použití taxislužby, jízdenkou). V případě, že zaměstnanec nemůže jízdní výdaje prokázat, umožňuje § 185 zaměstnavateli, aby jejich náhradu uhradil v jím uznané výši. Zaměstnanci tedy přikládají k vyúčtování „čestné“ prohlášení o ztrátě jízdenky (kterou však ve skutečnosti nikdy neměli). Ustanovení § 185 zákoníku práce nestanoví zaměstnavateli povinnost poskytnout tímto způsobem zaměstnanci cestovní náhradu, ale stanoví pouze možnost použít toto náhradní řešení.

Časté zneužívání tohoto náhradního způsobu jinak stanoveného prokazování je jistě signálem pro zaměstnavatele, že může docházet k porušování jím stanovených podmínek, pokud, jak bylo výše uvedeno, jej nezneužívá sám zaměstnavatel. V obou případech je nutné před takovým jednáním varovat a upozornit na důsledky v oblasti dodržování zákonných povinností k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci uložených zaměstnavateli, ale i při posuzování spoluviny zaměstnavatele při vzniku škody na zdraví a životě v souvislosti s použitím silničního motorového vozidla při pracovní cestě, ke kterému sice nedal souhlas, ale o jeho používání ve skutečnosti musel vědět nebo je mohl předpokládat a toleroval je.

2. Použití jiného než určeného dopravního prostředku

Ustanovení § 157 odst. 2 zákoníku práce obecně stanoví princip pro určení výše náhrady jízdních výdajů pro případ, kdy zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije jiný dopravní prostředek, než který mu již zaměstnavatel podle § 153 zákoníku práce určil. Nejde tedy o exces zaměstnance, ale o dohodu se zaměstnavatelem před zahájením pracovní cesty, která vychází od zaměstnance, protože použití jiného dopravního prostředku je pro něj z nějakého důvodu na jeho straně výhodnější než použití již zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku.

Podle tohoto principu tedy zaměstnanci náleží náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Znovu je třeba zdůraznit, že zaměstnavatel musí určit hromadný dopravní prostředek (spoj) tak, aby jeho použitím mohl zaměstnanec splnit ostatní podmínky pracovní cesty, včetně časového vymezení pro výkon práce na pracovní cestě. V cestovním příkaze před jeho předáním k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnavatel (příslušný vedoucí zaměstnanec) k původně určenému hromadnému dopravnímu prostředku připojí poznámku, že bylo povoleno použití jiného dopravního prostředku a jeho druh. Výši náhrady jízdních výdajů tedy nelze prokázat, ale uhradí se přímo ze zákona ve výši, kterou příslušný dopravce uvádí pro cestu odpovídající určeným podmínkám pracovní cesty. Tato úprava se tedy netýká pouze záměny veřejného hromadného dopravního prostředku za jiné silniční motorové vozidlo než silniční motorové vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem (i když to patrně je nejčastější případ), ale například i možnosti použít expres za již určený rychlík.

V daném případě je také třeba dbát na souvislosti s dalšími cestovními náhradami a při určování jejich výše se musí vycházet ze skutečnosti, která se změnila v návaznosti na změnu způsobu dopravy. Například zkrácení celkové doby trvání pracovní cesty může mít vliv na výši stravného. Zaměstnanci, kterému zaměstnavatel odsouhlasil použití silničního motorového vozidla místo vlaku, nelze uhradit jako nutný vedlejší výdaj náklady za parkování, přestože předloží patřičný doklad, protože kdyby použil zaměstnavatelem určený vlak, tak by mu takový výdaj nevznikl.

3. Použití silničního motorového vozidla

Od případu uvedeného v předchozím bodě je třeba přísně odlišit důsledky pro výši náhrady jízdních výdajů, jestliže použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, určí zaměstnavatel podle § 153 zákoníku práce jako způsob dopravy při pracovní cestě. Pro případ, který je upraven v § 157 odst. 3 zákoníku práce, nelze používat termín, že bylo silniční motorové vozidlo použito „se souhlasem zaměstnavatele“. Pokud se tento obrat použije, jde o postup a důsledky podle bodu 2.

V případě, kdy zaměstnavatel určí jako dopravní prostředek automobil například proto, že se zaměstnanec nemůže na požadované místo a v požadovaném čase jiným způsobem dopravit, jde o zájem zaměstnavatele. Z toho vyplývá, že musí zaměstnance o tento způsob dopravy požádat a uhradit mu skutečné stanovené náklady, které jsou s použitím vozidla v tomto případě spojeny.

V prvé řadě je třeba zdůraznit, že zaměstnavatel je podle § 153 zákoníku práce při určování podmínek pracovní cesty povinen dbát oprávněných zájmů zaměstnance. Pokud zaměstnanec tento způsob dopravy odmítne, nemůže to být hodnoceno jako porušení povinnosti vyplývající ze zákona. K odmítnutí může mít zaměstnanec řadu závažných důvodů, které však není povinen zaměstnavateli sdělovat. Zejména není zaměstnavatel oprávněn podmínit použití silničního motorového vozidla tím, že z důvodu hospodárnosti budou se zaměstnancem cestovat další zaměstnanci. To ostatně platí i pro postup podle bodu 2. Ani ostatním zaměstnancům nelze určit jako způsob dopravy při pracovní cestě použití silničního motorového vozidla jiného zaměstnance. Tyto případy lze řešit pouze předchozí dohodou všech účastníků pracovní cesty.

Jak bylo uvedeno, v případě postupu podle § 157 odst. 3 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen zaměstnanci, který použil jiné vozidlo než vozidlo zaměstnavatele – jakékoliv, které nemusí být ve vlastnictví zaměstnance ani člena jeho rodiny (pro zjednodušení bude dále používán termín „vlastní vozidlo“) – uhradit skutečné náklady s tím spojené, a to způsobem stanoveným v tomto ustanovení a v § 158 zákoníku práce. Zaměstnavatel ve smyslu § 151 zákoníku práce je povinen postupovat stanoveným způsobem, nemůže se tedy ani dohodnout se zaměstnancem, že mu poskytne náhradu nižší, například ve výši jízdného za vlak nebo autobus. Proto je tak důležité rozlišovat i terminologicky, zda bylo vlastního vozidla použito se „souhlasem zaměstnavatele“ nebo „na žádost zaměstnavatele“.

Při použití vlastního vozidla na žádost zaměstnavatele náleží zaměstnanci sazba základní náhrady za jeden km jízdy podle § 157 odst. 4 a 5 a § 175 zákoníku práce, resp. ve výši stanovené v aktuální vyhlášce pro příslušný kalendářní rok. Stanovená výše je pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 zákoníku práce závazná, ostatní zaměstnavatelé mohou stanovit pro své zaměstnance tuto sazbu ve vyšší částce, avšak pak půjde o nadstandardní náhradu (příjem), a z částky, o kterou přesáhne stanovenou sazbu, bude zaměstnanec podle příslušných zákonů odvádět daň z příjmů a spolu se zaměstnavatelem i zákonné pojistné na zdravotní a sociální pojištění.

Dále je zaměstnavatel povinen uhradit zaměstnanci spotřebovanou pohonnou hmotu. Přitom postupuje podle § 158 odst. 2 zákoníku práce tak, že vynásobí cenu pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. V podrobnostech se odkazuje na článek „Změna výše sazeb cestovních náhrad účinná od 1. ledna 2017“ uveřejněný v letošním čísle 2 časopisu Práce a mzda. Kromě skutečností tam uvedených, je snad jen třeba upozornit na někdy se vyskytující chybný postup v případech, kdy je v technickém průkazu uveden údaj pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Jde o případy, kdy jsou ve formuláři technického průkazu předtištěny údaje podle předchozích metodik a do nich jsou vyplněny údaje podle metodik Evropské unie. Podle předchozích metodik se uváděly 4 údaje o spotřebě v rozdílném provozu, ty se sečetly a vydělily 4. Tento aritmetický průměr se použil pro výpočet náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu.

V současné době se používá jiná metodika. Přednost před předtištěnými údaji ve formuláři technického průkazu má skutečnost, zda jsou údaje v něm uváděné stanoveny podle některé normy Evropské unie (např. EU 93/116, EU 99/100, ES 1999/100, EHK 101ROO), což je v technickém průkazu uvedeno. V takovém případě jsou uváděny pouze 3 údaje, z nichž hodnotově prostřední je spotřeba pro kombinovaný provoz. Většinou bývá uváděn na posledním místě, ale i když tomu tak není, použije se hodnotově prostřední údaj přímo, bez jakýchkoliv následných výpočtů. Zjišťování aritmetického průměru z uvedených 3 údajů vede ke zkreslení spotřeby pohonné hmoty, resp. k jejímu zvýšení. Zaměstnavatel tak hradí zaměstnanci vyšší náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu, než mu náleží při postupu stanoveném v § 158 odst. 4 zákoníku práce, což mu může způsobit problémy v souvislosti s kontrolou hospodaření s finančními prostředky nebo daňovou kontrolou, protože u zaměstnanců zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, by zvýšená částka měla být připočtena k základu pro výpočet daně z příjmů a pro odvod pojistného na zdravotní a sociální pojištění.

Ohledně možnosti určit zaměstnanci jako způsob přepravy vlastní vozidlo, stejně jako odsouhlasit jeho použití místo jiného dopravního prostředku nebo i ohledně použití vozidla zaměstnavatele je v praxi rozšířeno hodně vžitých omylů a mýtů. Jedná se zejména o podmínky, které má zákoník práce stanovit pro možnost takového postupu.

Nejčastěji je rozšířeno, že zákoník práce stanoví povinné pravidelné školení zaměstnanců, kteří mohou na pracovní cestě řídit silniční motorové vozidlo, aniž by měli sjednaný druh práce řidiče. Je třeba zdůraznit, že takovou povinnost zákoník práce ani jiný zákon nestanoví. Pokud zaměstnavatel vyhodnotí řízení vozidla jako bezpečnostní riziko a domnívá se, že je může snížit pravidelné školení, pak si tuto podmínku může stanovit ve vnitřním předpise, ve kterém současně stanoví další podmínky, jako je četnost a délka školení, kdo je oprávněn jej provádět atd. Nic z toho však zákoník práce obecně pro všechny zaměstnance nestanoví. Jde tedy o rozhodnutí zaměstnavatele a jeho absenci nelze kontrolními orgány považovat za porušení zákona.

Stejně tak zákoník práce nestanoví povinnost sjednat havarijní pojištění silničního motorového vozidla, které bude používáno jako způsob přepravy při pracovní cestě. I v tomto případě si tuto podmínku může stanovit zaměstnavatel, ale nikoliv na základě povinnosti stanovené v zákoníku práce, nýbrž jako výsledek ekonomické rozvahy v případě jeho povinnosti v oblasti náhrady škody.

4. Použití místní hromadné dopravy

U této náhrady je třeba zdůraznit, že ji lze poskytovat pouze v rámci pracovní cesty. Nelze proto sjednat pravidelné pracoviště jako celou obec a při cestách, při kterých zaměstnanec plní úkoly v rámci katastrálního území této obce, poskytovat náhradu jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy, ale jiné náhrady, například stravné, nikoliv. Vždy je třeba rozlišit, zda jde o pracovní cestu a hradit veškeré cestovní náhrady, na které vznikne při splnění stanovených podmínek zaměstnanci nárok, nebo zda jde o cestu, při které plní zaměstnanec pracovní úkoly v místě sjednaného místa výkonu práce a při které mohou, ale také nemusejí náležet cestovní náhrady, nebo o cestu v místě pravidelného pracoviště, při které cestovní náhrady nenáležejí, a nelze proto hradit ani použití prostředků místní hromadné dopravy.

U náhrady za použití místní hromadné dopravy je třeba rozlišovat, zda jde o pracovní cestu v rámci obce, ve které má zaměstnanec sjednané místo výkonu práce, nebo nikoliv. Je třeba zdůraznit, že jde o místo výkonu práce, které může být jakkoliv široce sjednáno, a pak půjde o všechny obce, které mají svá katastrální území uvnitř sjednaného místa výkonu práce (např. všechny obce v rámci Kraje Vysočina). Nelze proto zaměňovat pojem „místo výkonu práce“ [§ 34 odst. 1 písm. b) zákoníku práce] a pojem „pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad“, které nemůže být širší než jedna obec (§ 34a zákoníku práce). V obcích, ve kterých má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, totiž náleží náhrada výdajů za použití místní hromadné dopravy, aniž by je musel zaměstnanec prokazovat, tedy přímo ze zákona, a zaměstnavatel nemá možnost tento nárok podmínit prokázáním (§ 159 odst. 2 zákoníku práce). Jinak je tomu u pracovních cest, které se uskutečňují mimo obce v místě výkonu práce, při kterých je použití místní hromadné dopravy nutné prokázat (§ 159 odst. 1 zákoníku práce).

Rozsah obcí je tedy dán způsobem sjednání místa výkonu práce. Někteří autoři výkladů mají tendenci zužovat případy, ve kterých se nemusí prokazovat použití místní hromadné dopravy, pouze na cesty, při kterých se plní pracovní úkoly uvnitř příslušné obce. Vycházejí přitom z dikce „při pracovních cestách v obci“. Tento výklad je podle mého názoru možné označit za přepjatý formalizmus. I pracovní cesty, které začínají nebo končí v obci, ve které je sjednáno místo výkonu práce, se konají v této obci, přestože v ní neplní zaměstnanec pracovní úkoly, ale pouze v nich cestuje, neboť i tato cesta je součástí pracovní cesty. Proto, podle mého názoru, bude příslušet náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy bez prokazování v každé obci, ve které má zaměstnanec sjednané místo výkonu práce, při každé pracovní cestě bez ohledu na to, zda v této obci současně zaměstnanec plní pracovní úkoly nebo nikoliv.

Jediný případ, kdy nebude náležet zaměstnanci v obci, ve které má sjednané místo výkonu práce, náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy, je zajištění použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá (§ 159 odst. 2 věta poslední zákoníku práce). To znamená, že zaměstnavatel zaměstnanci buď dal příslušnou jízdenku k použití při pracovní cestě, nebo mu zapůjčil předplatní jízdenku bez identifikačních údajů, která se tím stává přenosnou. Skutečnost, zda má zaměstnanec vlastní předplatní jízdenku, je pro zaměstnavatele irelevantní, neboť jde o osobní údaj, který zaměstnavatel nepotřebuje znát a zaměstnanec není povinen mu jej sdělovat. Nemůže to být důvodem pro neposkytnutí náhrady jízdních výdajů, protože tento případ zákon nestanoví a vlastnictví osobní předplatní jízdenky s neposkytnutím náhrady jízdních výdajů nespojuje.

Výše této náhrady bude záviset na osobě zaměstnance a podmínkách pracovní cesty, které určil zaměstnavatel. Například pokud bude zaměstnanec patřit mezi seniory, kterým dopravní podnik poskytuje zlevněné jízdné obecně, bude náhrada jízdních výdajů poskytnuta v této zlevněné výši. Bude také rozhodná doba jízdy nebo vzdálenost, pokud takto příslušný dopravní podnik cenu jízdného rozlišuje (např. tarifní pásma).

Právní předpisy citované v článku

(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)

• zákon č. 262/2016 Sb., zákoník práce