Po oznámení zaměstnavatele zaměstnanci, že bude vyslán na pracovní cestu, může zaměstnanec projevit zájem, aby mohl v místě plnění pracovních úkolů strávit více času, než je nezbytně nutné pro splnění pracovního úkolu, pro který jej zaměstnavatel na pracovní cestu vysílá, a to ze soukromých důvodů zaměstnance. V této souvislosti je proto třeba řešit i podmínky, za kterých lze zaměstnanci vyhovět, a dopady do nároků zaměstnance na cestovní náhrady.
Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance
Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, předem písemně určuje podle § 153 zákoníku práce zaměstnavatel. Mezi tyto podmínky patří zejména doba a místo nástupu a ukončení cesty, čímž je současně určena i celková doba trvání pracovní cesty. Přestože tyto podmínky pracovní cesty určuje jednostranně zaměstnavatel, je přitom povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Aby se tyto zájmy zaměstnavatel dozvěděl, musí tedy předem zaměstnance o svém záměru informovat. A právě při této informaci je dán prostor pro to, aby zaměstnanec sdělil zaměstnavateli svůj záměr a důvody pro jiný průběh pracovní cesty, než je nezbytně nutné z důvodů na straně zaměstnavatele.
Zaměstnavatel proto určí podmínky pracovní cesty tak, aby bylo zcela zřejmé a jednoznačné, kdy začíná a končí předem dohodnuté přerušení pracovní cesty a kdy probíhá pracovní cesta. Tyto údaje jsou velice důležité pro určení nároků na cestovní náhrady. Protože k přerušení pracovní cesty může dojít výhradně z důvodů na straně zaměstnance, platí obecná zásada konkretizovaná pak v jednotlivých ustanoveních části sedmé zákoníku práce upravujících podmínky a nároky na jednotlivé cestovní náhrady, podle které vyhovění zaměstnavatele požadavkům zaměstnance nemůže mít dopad do jeho nákladů spojených s realizací pracovní cesty. Jinými slovy, po dobu přerušení pracovní cesty dochází k sistaci výkonu práv a povinností vyplývajících z pracovněprávního vztahu z důvodu na straně zaměstnance, která nemůže být k tíži zaměstnavatele. Po dobu přerušení pracovní cesty proto zaměstnanci nepřísluší žádné cestovní náhrady, resp. doba přerušení pracovní cesty nesmí způsobit zvýšení nároků na cestovní náhrady oproti podmínkám původně určeným zaměstnavatelem.
Na přerušení pracovní cesty se lze předem dohodnout ve všech případech, tedy při pracovní cestě, na kterou je zaměstnanec vyslán podle § 42 zákoníku práce, při zahraniční pracovní cestě, ale i při cestě mimo pravidelné pracoviště, která se pro účely cestovních náhrad považuje podle § 156 odst. 2 zákoníku práce za pracovní cestu. Při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, která se rovněž pro účely cestovních náhrad považuje podle § 156 odst. 2 zákoníku práce za pracovní cestu, nebude zřejmě mít zaměstnanec důvod k žádosti o její přerušení, ale pokud by k tomu přece jen došlo, je možné se dohodnout na přerušení i této cesty.
V této souvislosti je velice důležité opětovně zdůrazňovat, že zaměstnavatel je povinen určit plynulý průběh pracovní cesty od začátku až do konce a nemůže ji přerušovat například proto, že zaměstnanec pro něj po určitou dobu nevykonává práci, ať již z jakýchkoliv důvodů (tedy bez ohledu na to, že vzniknou až v průběhu pracovní cesty nebo jsou známy předem, nebo jde-li o důvody subjektivní na straně zaměstnavatele, zaměstnance, nebo zda jde o objektivní důvody).
Řidič kamionové dopravy je vyslán na pracovní cestu, při které má dovézt zboží do určitého přístavu k přepravě lodí a zpět přivézt zboží dopravené do určeného přístavu jinou lodí. Po příjezdu do přístavu v pátek večer, kdy vyloží náklad, musí čekat do pondělí na loď, která přiveze zboží určené pro přepravu do České republiky.
Zaměstnavatel určí začátek pracovní cesty na území České republiky, místo plnění pracovních úkolů (konkrétní přístav) a ukončení pracovní cesty na území České republiky. V průběhu pracovní cesty nemůže zaměstnavatel vyznačit přerušení pracovní cesty (začátek - ukončení vykládky zboží a konec - počátkem nákladu zboží určeného k přepravě do České republiky) s odůvodněním, že po tuto dobu zaměstnanec nevykonává pro zaměstnavatele práci a neplní tedy účel, pro který byl na pracovní cestu vyslán. Zde je třeba upozornit, že takový důvod, jakkoliv zní pro někoho logicky, nemůže být shledán oprávněným, protože zaměstnanec by netrávil dobu čekání na dokončení pracovního úkolu v místě určeném zaměstnavatelem, a nevznikly by mu náklady s takovým pobytem spojené. Proto vzniklé náklady nesmí zaměstnavatel přenést na zaměstnance, neboť jednou z podmínek výkonu závislé práce stanovené v § 2 odst. 2 zákoníku práce je skutečnost, že je práce vykonávána na náklady zaměstnavatele.
Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu k plnění pracovních úkolů v Berlíně. Po příjezdu do Berlína si před započetím plnění pracovních úkolů zaměstnanec způsobí úraz, pro jehož léčbu musí být umístěn v místní nemocnici.
Zaměstnanec je povinen podle § 186 zákoníku práce o této skutečnosti bezprostředně, jakmile je toho schopen, uvědomit zaměstnavatele, aby ten mohl učinit potřebná opatření. V žádném případě není způsobení úrazu nebo onemocnění zaměstnance důvodem pro přerušení nebo ukončení pracovní cesty, jak bylo publikováno některými autory. I v tomto případě platí příčinná souvislost vzniklé situace s vysláním zaměstnance na pracovní cestu a její následky proto nemohou být k tíži zaměstnance. Pracovní cesta se všemi nároky na cestovní náhrady tedy pokračuje a o jejím ukončení rozhodne až lékař, který povolí převoz zaměstnance domů nebo do nemocničního zařízení nejbližšího bydlišti zaměstnance. Teprve příjezdem do uvedených míst je pracovní cesta ukončena.
Pokud by však byl zaměstnanec v zahraničí vyléčen a schopen plnit pracovní úkoly, pro které byl vyslán na pracovní cestu, a je to podle rozhodnutí zaměstnavatele i nadále účelné, pokračuje dál pracovní cesta až do jejího původního nebo nově zaměstnavatelem určeného ukončení. Ani v tomto případě tedy nelze krátit nároky zaměstnance na cestovní náhrady po dobu pobytu v nemocnici s odůvodněním, že přestal plnit účel, pro který byl na pracovní cestu vyslán.
Časové omezení pro dohodu o přerušení pracovní cesty
Všechny podmínky pro postup, podle kterého lze přerušit pracovní cestu, musejí být splněny současně. O důvodech bylo pojednáno výše a nyní tedy několik poznámek k části pojmu, která vyjadřuje, že dohoda o takovém postupu musí být uskutečněna „předem“. Ideální situace je, když jsou důvody k přerušení pracovní cesty zaměstnanci známy před vysláním na pracovní cestu. Podmínka vyjádřená slovem „předem“ je splněna tím, že dohoda o přerušení pracovní cesty na straně zaměstnance byla uzavřena před vysláním na pracovní cestu, tedy v souvislosti s určováním podmínek pracovní cesty podle § 153 odst. 1 zákoníku práce (postup podle § 153 odst. 2 zákoníku práce nebude v tomto případě možné použít).
V cestovním příkazu tedy bude jednoznačně uvedeno, jaké podmínky určil zaměstnavatel a jak byly změněny na žádost zaměstnance. Při dodržení tohoto postupu pak lze spolehlivě určit i rozdíly ve výši cestovních náhrad, na které by zaměstnanci vznikl nárok, kdyby byl průběh pracovní cesty v souladu s potřebami zaměstnavatele a ve výši, která bude zaměstnanci poskytnuta, protože zaměstnavatel vyhověl jeho žádosti o přerušení pracovní cesty z důvodu jeho potřeb.
Podmínka, že přerušení pracovní cesty musí být dohodnuto „předem“ však bude splněna i v případě, že u zaměstnance až v průběhu pracovní cesty vznikne důvod, pro který by potřeboval přerušit pracovní cestu, nebo jej až v průběhu pracovní cesty zjistí, pokud bude postupovat v souladu s § 186 zákoníku práce. Podle tohoto ustanovení je zaměstnanec povinen bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečností, která je rozhodná pro poskytnutí cestovních náhrad. To znamená, že slovo „předem“ bude naplněno tím, že zaměstnanec nepřeruší pracovní cestu svévolně, a po jejím skončení pouze oznámí, že měl vážné osobní důvody, pro které nemohl postupovat s podmínkami pracovní cesty, které určil před započetím pracovní cesty zaměstnavatel podle § 153 zákoníku práce. Předem v tomto případě bude znamenat před realizací přerušení pracovní cesty, a to na základě pokynů zaměstnavatele.
Pokud to bude možné, lze v takovém případě doporučit pro komunikaci podle § 186 zákoníku práce raději použít písemnou formu (e-mail) než telefonickou, protože se tím lépe předejde pozdějším nesrovnalostem a nedorozuměním při vyúčtování cestovních náhrad. V každém případě musí ten, kdo je oprávněn vysílat zaměstnance na pracovní cestu a určovat podmínky, za kterých bude konána, před vyúčtováním pracovní cesty stvrdit svým podpisem, že výše cestovních náhrad, kterou zaměstnanec uplatňuje, odpovídá podmínkám, které předem určil, resp. předem na základě § 186 zákoníku práce změnil.
Jiná omezení pro časové určení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty zákoník práce neupravuje, ani je nelze z navazujících ustanovení dovodit. Přerušení pracovní cesty lze tedy dohodnout před počátkem výkonu práce, po jeho ukončení, ale i přerušením výkonu práce, umožňuje-li to účel pracovní cesty (tedy plnění pracovních úkolů, pro které byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán). Rovněž není omezen časový úsek, na který může být pracovní cesta přerušena, stejně jako není v zákoníku práce omezena celková doba trvání pracovní cesty.
Zaměstnavatel oznámí zaměstnanci, že jej má v úmyslu vyslat na pracovní cestu z Prahy do Ostravy a určit počátek pracovní cesty v pondělí ráno v 6.15 h. Zaměstnanec mu oznámí, že v Ostravě bydlí jeho matka a že by měl zájem spojit tuto pracovní cestu s její návštěvou, proto by rád, aby mohl do Ostravy odjet již v pátek večer.
Zaměstnavatel nemá žádný závažný provozní důvod, pro který by zaměstnanci neměl vyhovět. Proto změní počátek pracovní cesty na pátek 18.35 h. a přeruší pracovní cestu s počátkem přerušení příjezdem do Ostravy ve 22.05 h. a s koncem přerušení v pondělí v 8.00 h. začátkem výkonu práce. Od této doby již plynule trvá pracovní cesta do jejího ukončení (podle situace buď v místě bydliště, nebo na pracovišti zaměstnance). V době od pátku 22.05 h. do pondělí 8.00 h. nepřísluší zaměstnanci žádné cestovní náhrady. Pokud by zaměstnanec v pondělí ukončil pracovní cestu, pak by se i v tomto případě použil § 163 odst. 4 zákoníku práce a upustilo by se od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, bylo-li by to pro zaměstnance výhodnější, protože pracovní cesta by spadala pouze do 2 kalendářních dnů (v sobotu a v neděli by pracovní cesta netrvala).
Zaměstnanec je vyslán zaměstnavatelem od pondělí do čtvrtka na pracovní cestu z Prahy do Ostravy, kde bydlí matka zaměstnance. V průběhu pracovní cesty jeho matka onemocní a zaměstnanec požádá zaměstnavatele o přerušení pracovní cesty a o dovolenou na středu tak, aby mohl matku doprovodit k lékaři.
Zaměstnavatel posoudí, zda je možné přerušit výkon práce, pro který byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu, respektive přesunout plnění úkolů ze středy na čtvrtek. Pokud tomu nebrání provozní důvody, pak určí začátek přerušení pracovní cesty jako nejzazší čas v úterý ve 24.00 h. a konec přerušení ve čtvrtek v 00.00 h. (přerušení pracovní cesty lze však určit jako rozmezí mezi ukončením výkonu práce a následným začátkem výkonu práce) a současně zaměstnavatel prodlouží pracovní cestu do pátku 18.05 h. Po dobu kalendářní středy nebudou zaměstnanci náležet žádné cestovní náhrady, nebude mu však náležet ani případná náhrada za ubytování ze čtvrtka na pátek, protože tato potřeba ubytování byla způsobena prodloužením pracovní cesty v důsledku jejího přerušení. Rovněž náhrada jízdních výdajů bude náležet pouze ve výši, která by náležela v případě dodržení původně určených podmínek pracovní cesty zaměstnavatelem.
Poskytování jednotlivých druhů cestovních náhrad
Obecná zásada, podle které nesmí být předem dohodnuté přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance k ekonomické tíži zaměstnavatele, je pro náhradu jízdních výdajů konkretizována v § 160 zákoníku práce. Podle tohoto ustanovení je zaměstnavatel za použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, povinen uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce.
Jak bylo výše uvedeno, přichází v úvahu i případ, kdy k přerušení pracovní cesty dojde po části výkonu práce a po přerušení ještě výkon práce pokračuje, ovšem v delším čase, než bylo předem určeno, a pracovní cesta je pak ukončena v jiném čase. I v takovém případě musí být postup obdobný. Prakticky může jít o vyšší jízdné z důvodu nutnosti použít dopravní prostředek jiného přepravce nebo kvalitativně vyšší třídy. Rovněž případné poplatky spojené s vrácením již zakoupené jízdenky, popř. i místenky, nemohou být účtovány zaměstnavateli jako nutný vedlejší výdaj, neboť k nemožnosti jejich použití došlo z důvodu na straně zaměstnance.
Při vyúčtování cestovních náhrad tedy zaměstnanec předloží jízdenku (místenku), kterou použil, ale bude-li její cena vyšší než cena jízdenky za původně určený dopravní prostředek, uvede se tato skutečnost a zaměstnanci se poskytne pouze jízdní výdaj ve výši odpovídající použití původně určeného dopravního prostředku (jde o údaje běžně uváděné v elektronických informacích přepravních společností umožňujících dálkový přístup).
Častý bude rozdíl v cenách letenek při zahraničních pracovních cestách, ale praktické využití je již i při vnitrostátní dopravě (rozdílné podmínky přepravců jak vlakové dopravy, tak i linkové autobusové přepravy).
Zaměstnanec byl zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu z Prahy do Ostravy, zaměstnavatel určil počátek pracovní cesty na čtvrtek večer a ukončení pracovní cesty v pátek. Obstaral zaměstnanci jízdenku na cestu tam i zpáteční jízdenku s místenkou na pátek. Zaměstnanec po příjezdu do Ostravy ve čtvrtek večer požádal ve smyslu § 186 zákoníku práce zaměstnavatele e-mailem, aby mohl ukončit pracovní cestu až v neděli večer, protože má v úmyslu strávit sobotu a neděli s příbuznými, které náhodou potkal. V pátek měla být ukončena pracovní cesta po skončení pracovní směny zaměstnance v místě jeho bydliště, proto neměl zaměstnavatel žádný provozní důvod mu nevyhovět. Změnil tedy předem určené podmínky pracovní cesty tak, že skončení výkonu práce v pátek určil jako začátek přerušení pracovní cesty a odjezdem zaměstnancem zvoleného spoje Pendolino ukončil přerušení pracovní cesty. Pracovní cesta tedy od tohoto okamžiku pokračovala a byla ukončena v místě bydliště zaměstnance v přiměřeném čase po příjezdu vlakového spoje.
Při vyúčtování cestovních náhrad sice zaměstnanec předložil jako doklady jak zaměstnavatelem zakoupenou zpáteční jízdenku s místenkou v hodnotě 159,00 Kč, kterou zaměstnanec nevrátil, tak jízdenku s místenkou do 1. třídy Pendolina (2. třída již byla vyprodána) v hodnotě 779,00 Kč. Zaměstnavatel na základě těchto dokladů poskytl zaměstnanci správně náhradu jízdních výdajů ve výši 159,00 Kč, tedy ve výši jízdného, které by zaměstnanci příslušelo, pokud by k přerušení pracovní cesty nedošlo (§ 160 zákoníku práce). Stejně by zaměstnavatel postupoval i v případě, kdy by zaměstnanec předložil pouze jízdenku s místenkou do 1. třídy na použitý spoj Pendolino, protože původní zpáteční jízdenku by vrátil nebo prodal jinému cestujícímu a nemohl ji proto přiložit k vyúčtování. Zaměstnavatel by buď vycházel z dokladu o nákupu zpáteční jízdenky, nebo by postačovala informace o ceně jízdenky s místenkou zveřejněná příslušnou přepravní společností na internetových stránkách. Stravné by zaměstnanci příslušelo pouze podle délky trvání pracovní cesty od počátku do půlnoci ve čtvrtek a od počátku pátku do ukončení výkonu práce v pátek. Za sobotu stravné nenáleží, ani za neděli, kdy sice pracovní cesta pokračovala, netrvala však ani 5 hodin. Ustanovení § 163 odst. 4 zákoníku práce v tomto případě použít nelze, protože pracovní cesta ve skutečnosti spadala do 4 kalendářních dnů, a to ani v případě, že by tento postup byl pro zaměstnance výhodnější, pokud by byly dodrženy původně určené podmínky pracovní cesty (čtvrtek a pátek). Na rozdíl od náhrady jízdních výdajů se tedy u stravného postupuje podle skutečnosti, nikoliv podle předem stanovených podmínek, tedy jako by k přerušení nedošlo.
V § 162 odst. 2 zákoníku práce je stanoven postup pro poskytování náhrady výdajů za ubytování. Podle tohoto ustanovení není zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci náhradu za ubytování po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance ani v případě, že si po tuto dobu musel zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby ubytování zachovat. Půjde zejména o pracovní cesty trvající po delší časový úsek, kdy není prakticky možné, aby zaměstnanec při každém opuštění ubytovacího zařízení zcela vyklidil např. pronajatý pokoj a při návratu se opět se všemi osobními i pracovními věcmi nastěhoval. Zatímco při návštěvě člena rodiny podle § 161 zákoníku práce zaměstnavatel hradí výdaje za ubytování i po tuto dobu, po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance nikoliv.
Ustanovení § 163 odst. 5 a 6 stanoví doby, po které nepřísluší zaměstnanci stravné. Současně je v odstavci 7 téhož ustanovení zdůrazněno, že je zakázáno důvody v odstavcích 5 a 6 rozšiřovat. I z tohoto ustanovení je tedy patrná zásada uvedená v úvodu tohoto článku, podle které nikdy nemůže přerušit pracovní cestu zaměstnavatel. Takový důvod totiž uvedená ustanovení neobsahují. Ustanovení § 163 odst. 5 výslovně stanoví, že po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance stravné nepřísluší, a to v závislosti na vymezení začátku a konce přerušení pracovní cesty.
Obdobné ustanovení je obsaženo i v § 170 odst. 6 až 8 zákoníku práce pro postup při poskytování, respektive neposkytování zahraničního stravného. Pokud se zaměstnavatel rozhodl poskytovat zaměstnanci kapesné, musí pro dodržení horního limitu stanoveného v § 180 vycházet ze skutečné doby trvání pracovní cesty v příslušném kalendářním dni (tedy po odečtení doby, po kterou byla pracovní cesta přerušena).
Ustanovení § 164 výslovně úpravu pro případ poskytování nutných vedlejších výdajů neobsahuje, protože je zřejmé, že jakékoliv výdaje, které zaměstnanci vzniknou v průběhu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodu na jeho straně nebo v důsledku tohoto přerušení, nemůže zaměstnavatel posoudit jako nutný vedlejší výdaj ve smyslu § 164 zákoníku práce. Výše již byly uvedeny poplatky za vrácení jízdenek, ale může se jednat i o parkovné v době přerušení pracovní cesty, poplatek za úschovu zavazadel, tedy o výdaje, které by v průběhu pracovní cesty byly zaměstnanci nepochybně uhrazeny.
Právní předpisy citované v článku
(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)
- zákon č. 262/2016 Sb., zákoník práce