Desatero povinností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění

I. Rozhodné období - kalendářní měsíc

Rozhodné období určuje časový úsek, za který se pojistné platí. U zaměstnavatele je rozhodným obdobím pro placení pojistného kalendářní měsíc. Vyměřovacím základem je dosažený (zaměstnavatelem zúčtovaný) hrubý příjem zaměstnance ve smyslu ustanovení § 3 odst. 1 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Pokud se na zaměstnance vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu (14 600 Kč), musí zaměstnavatel při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc odvést za daný měsíc pojistné nejméně ve výši 1 971 Kč. Naopak, je-li zaměstnanec vyjmenován mezi osobami, pro které neplatí minimální vyměřovací základ (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.), odvádí zaměstnavatel pojistné ze skutečné výše příjmu bez povinnosti dopočtu do zákonného minima.

Zaměstnavatelé odvádějí pojistné za své zaměstnance za rozhodné období kalendářního měsíce, nejkratší poměrnou částí tohoto období je kalendářní den. Pokud je pojištěnec s trvalým pobytem na území České republiky registrován v rámci kalendářního měsíce alespoň jeden kalendářní den u zdravotní pojišťovny buď jako:

• zaměstnanec nebo
• osoba samostatně výdělečně činná nebo
• osoba, za kterou platí pojistné stát,

má svůj pojistný vztah vyřešen po celý tento kalendářní měsíc a za zbývající dny nemusí nic doplácet a ani zdravotní pojišťovně oznamovat. Jestliže naopak tuto podmínku nesplní, stává se na příslušný měsíc osobou bez zdanitelných příjmů. Jak vyplývá z výše uvedeného, má ve zdravotním pojištění svoji důležitost z hlediska placení pojistného a souvisejícího řešení pojistného vztahu i jen jeden kalendářní den.

II. Zaměstnání a placení pojistného za zaměstnance jako priorita

Pro placení pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem je důležité, zda se osoba považuje z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance. Osoba je ve zdravotním pojištění zaměstnancem tehdy, pokud jí plynou nebo by měly plynout příjmy ze závislé činnosti zdaňované podle § 6 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP). Zaměstnání z pohledu zdravotního pojištění vzniká, pokud osoba jako zaměstnanec vykonává pro zaměstnavatele činnost a je-li jí za výkon této činnosti zúčtován příjem zdaňovaný podle § 6 ZDP, mimo výjimek daných právní úpravou. Je-li osoba ve zdravotním pojištění zaměstnancem (resp. vznikne-li ve zdravotním pojištění zaměstnání), pak zaměstnavatel přihlašuje osobu u zdravotní pojišťovny jako zaměstnance, pokud již přihlášena není, a odvádí pojistné podle zákona, tedy:

• alespoň z minimálního vyměřovacího základu (což je v roce 2020 hodnota minimální mzdy 14 600 Kč při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc), případně z jeho poměrné části podle § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb., například pokud je zaměstnanec nemocen, nebo
• z částky nižší než povinné minimum - v takovém případě však musí mít zaměstnavatel vždy k dispozici doklad, který jej k takovému postupu opravňuje, a ten předloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny.

Zaměstnancem českého zaměstnavatele (a zároveň účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění, například s právem volby zdravotní pojišťovny) se při splnění zákonných podmínek stává i osoba ze státu Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska, ze Švýcarska nebo z Velké Británie a Severního Irska postupující podle koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009 a také cizinec z tzv. třetí země, tedy mimo státy uvedené v tomto odstavci.

III. Zaměstnávání na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr

Z pohledu zdravotního pojištění platí, že pokud příjem na dohodu o provedení práce přesáhne 10 000 Kč a na dohodu o pracovní činnosti činí alespoň 3 000 Kč, pak:

• vzniká ve zdravotním pojištění zaměstnání se souvisejícími povinnostmi zaměstnavatele,
• zaměstnavatel přihlašuje (a odhlašuje) zaměstnance u zdravotní pojišťovny dle § 8 odst. 2 písm. d) zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů - viz dále,
• zaměstnavatel si hlídá dodržení minimálního vyměřovacího základu, resp. jeho poměrné části,
• při trvající dohodě a při poklesu příjmu v některém měsíci pod rozhodné částky výše uvedené musí být osoba jako zaměstnanec na daný kalendářní měsíc (ev. měsíce) odhlášena,
• dohoda s příjmem zakládajícím povinnost zaměstnavatele platit pojistné řeší v příslušném kalendářním měsíci pojistný vztah takto zaměstnané osoby.

Platí, že ve zdravotním pojištění se pro účel vzniku zaměstnání sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti u jednoho zaměstnavatele.

Z uvedeného vyplývá, že na vznik zaměstnání nemá vliv například délka trvání dohody v rámci daného kalendářního měsíce, období případné nemoci, souběžné jiné zaměstnání nebo samostatná výdělečná činnost, registrace v kategorii osob, za které platí pojistné stát, apod., primárně vždy rozhoduje výše příjmu.

Při zaměstnání na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci. Odhlášení se provádí ke dni, jímž uplynula doba, na kterou byla příslušná dohoda sjednána. Podmínkou pro uplatnění tohoto postupu je dosažení částek rozhodného příjmu alespoň 3 000 Kč u dohody o pracovní činnosti nebo více než 10 000 Kč u dohody o provedení práce v každém kalendářním měsíci trvání příslušné dohody.

IV. Příjmy, ze kterých se neplatí zdravotní pojištění

V právních podmínkách roku 2020 zaměstnavatelé neodvádějí pojistné na zdravotní pojištění z těchto příjmů (plnění):

1. příjmy, které nejsou předmětem daně nebo jsou od daně osvobozené podle § 3 odst. 4, § 4, § 4a, a zejména pak § 6 odst. 7 a § 6 odst. 9 ZDP,
2. příjmy žáka nebo studenta ze závislé činnosti pouze za práci z praktického výcviku,
3. příjem zaměstnance pracujícího na dohodu o provedení práce (více dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele) nepřevyšující 10 000 Kč,
4. příjem nedosahující 3 000 Kč u:
   • člena družstva, který není v pracovněprávním vztahu k družstvu, ale vykonává pro družstvo práci (nebo funkci), za kterou je družstvem odměňován,
   • osoby pracující na dohodu o pracovní činnosti, resp. více dohod o pracovní činnosti u jednoho zaměstnavatele,
   • dobrovolného pracovníka pečovatelské služby,
5. odměny členů okrskové volební komise při volbách do Evropského parlamentu, Senátu a zastupitelstev územních samosprávných celků a členů okrskové volební komise a zvláštní okrskové volební komise při volbách do Poslanecké sněmovny a při volbě prezidenta republiky,
6. náhrady škody podle zákoníku práce a právních předpisů upravujících služební poměry,
7. odstupné a další odstupné, odchodné a odbytné, na která vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů, a odměna při skončení funkčního období, na kterou vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů,
8. věrnostní přídavek horníků,
9. jednorázová sociální výpomoc poskytnutá zaměstnanci k překlenutí jeho mimořádně obtížných poměrů vzniklých v důsledku živelní pohromy, požáru, ekologické nebo průmyslové havárie nebo jiné mimořádně závažné události. Pro nezahrnutí plnění tohoto charakteru do vyměřovacího základu zaměstnance musí být současně splněny dvě podmínky:
   • musí se jednat o plnění jednorázové a
   • mimořádně obtížné poměry zaměstnance vznikly jako bezprostřední následek některé z uvedených událostí;
10. plnění, které bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání;
11. příjem poživatele invalidního důchodu nepřevyšující 7 903 Kč za podmínky, že jeho zaměstnavatel zaměstnává více než 50 % osob se zdravotním postižením z celkového průměrného přepočteného počtu svých zaměstnanců dle § 3 odst. 7 zákona č. 592/1992 Sb. (nárok na odpočet).

V. Přehledy zaměstnavatele

Formulář „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele" (dále jen Přehled) podává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně za příslušný kalendářní měsíc nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pokud tento 20. den připadne na sobotu, neděli nebo svátek, lze tento Přehled předat zdravotní pojišťovně ještě nejbližší následující pracovní den.

Přehled podávaný zaměstnavatelem obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. Do celkového počtu zaměstnanců se zahrnují například i ti zaměstnanci, kterým nebyl v příslušném měsíci, za které se pojistné platí, zúčtován žádný příjem (například nemoc, žena na mateřské nebo osoba na rodičovské dovolené stále vedená jako zaměstnanec apod.). Pokud má zaměstnanec u téhož zaměstnavatele více příjmů zakládajících účast na zdravotním pojištění, uvádí se takový zaměstnanec do Přehledu pouze jedenkrát, neboť zákon hovoří o počtu zaměstnanců, nikoli o počtu pracovněprávních vztahů. Zaměstnavatelé jsou povinni podávat Přehledy všem zdravotním pojišťovnám, u kterých jsou jejich zaměstnanci pojištěni.

Jestliže zaměstnavatel zjistí jakoukoli chybu v některém ze tří výše uváděných údajů (úhrn vyměřovacích základů, výše pojistného, počet zaměstnanců), podává zdravotní pojišťovně opravný Přehled, a to za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází. Opravné Přehledy se podávají proto, že zdravotní pojišťovny musejí disponovat relevantními daty.

VI. Odvod pojistného jednotlivými skupinami plátců

Pojistné placené zaměstnavatelem za jednotlivé kalendářní měsíce splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pojistné se platí v české měně:

1. na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb,
2. vyplacením v hotovosti zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny pověřenému přijímat pojistné.

Za den platby pojistného se považuje:

1. v případě placení na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb den, kdy dojde k připsání pojistného na účet poskytovatele platebních služeb zdravotní pojišťovny,
2. v případě vyplacení hotovosti přímo zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny den, kdy příslušný zaměstnanec hotovost přijal.

Osoby bez zdanitelných příjmů a osoby samostatně výdělečně činné platí pojistné, resp. zálohu na pojistné za příslušný kalendářní měsíc nejpozději do 8. dne následujícího kalendářního měsíce.

Pro zaměstnavatele i individuální plátce platí, že připadne-li poslední den této lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním den lhůty nejblíže následující pracovní den.

VII. Chybně provedená úhrada

Zaměstnavatelé odvádějí platby pojistného za své zaměstnance na účty zdravotních pojišťoven, určené pro tyto hromadné platby. Zaměstnavatel postupuje v rozporu s platnou právní úpravou tehdy, pokud platí pojistné:

• opožděně, tj. po dni splatnosti,
• v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem, případně neplatí pojistné vůbec,
• pod špatným variabilním symbolem (hromadný plátce - zaměstnavatel správně poukazuje platby pod variabilním symbolem IČ, případně pod číslem přiděleným zdravotní pojišťovnou),
• na špatný účet.

Kterákoliv z výše uvedených chyb způsobuje komplikaci jak plátci (tomu především), tak zdravotní pojišťovně. U plátce dochází ke vzniku dlužného pojistného a současně běží penále, při chybném placení eviduje zdravotní pojišťovna nesprávně poukázané (neidentifikované) platby. V rámci kontrolní činnosti zdravotních pojišťoven se tento rozpor zjistí (případně může chybu objevit i samotný plátce) a následně musí být na základě podané žádosti takové platby dohledány a správně přiřazeny. Proto by mělo být řádné placení pojistného prioritní starostí každého plátce.

Jestliže plátce uhradí pojistné pod nesprávným variabilním symbolem, pak platí, že zdravotní pojišťovna penále nepředepíše, pokud plátce prokáže, že platbu na účet zdravotní pojišťovny provedl, byť pod nesprávným variabilním symbolem. Taková platba se plátci samozřejmě nemůže přiřadit, to znamená, že se objeví mezi platbami neidentifikovatelnými nebo se případně přiřadí jinému plátci. Proto musí zaměstnavatel písemně požádat o převedení příslušné platby na správný variabilní symbol, vhodné je platbu doložit výpisem z účtu. Obdobně se postupuje i v případech, kdy je úhrada provedena na nesprávný účet. K takovým situacím dochází například tehdy, když je OSVČ současně zaměstnavatelem, a platbu za zaměstnance poukáže na účet určený pro individuální plátce.

Zdravotní pojišťovna nemůže v žádném případě tolerovat či zohlednit, pokud plátce - byť nedopatřením - provede úhradu jiné instituci, například okresní správě sociálního zabezpečení. V takovém případě vždy vzniká dluh na pojistném se souvisejícím penále. I v tomto případě by měl plátce urychleně doplatit reálný dluh, ve věci vyměřeného penále lze vždy zdravotní pojišťovnu požádat o jeho prominutí cestou odstranění tvrdosti.

VIII. Oznamovací povinnost zaměstnavatele

Ve smyslu zákona je zaměstnavatel povinen sdělit nejpozději do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, zejména následující:

1. oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení. Mohou nastat situace, kdy datum sjednání pracovní smlouvy není totožné se dnem skutečného zahájení (nástupu do) práce. Například: Pracovní smlouva byla uzavřena s platností od 1. 1. 2020 (středa), kdy je tento den uveden v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, přičemž zaměstnanec fakticky nastoupil do zaměstnání až dne 2. ledna (čtvrtek). V tomto případě přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni uvedenému v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, to znamená, že použije kód „P" s datem 1. 1. 2020. Tento postup vychází z aplikace ustanovení § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce.
2. oznámení o změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem, pokud zaměstnanec zaměstnavatele o této skutečnosti informoval. Stává se, že zaměstnanec neoznámí zaměstnavateli v zákonné osmidenní lhůtě změnu zdravotní pojišťovny a zaměstnavatel tudíž následně neohlásí tuto skutečnost příslušné zdravotní pojišťovně. V důsledku tohoto zaměstnancova pochybení vzniká zaměstnavateli, neodvádějícímu pojistné na zdravotní pojištění správné (tj. nové) zdravotní pojišťovně, nedoplatek na pojistném, zakládající dále nárok na penále.
3. oznámení o skutečnostech rozhodných pro vznik, resp. zánik povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné, a to i v těch případech, kdy povinnost státu vznikla v době, kdy zaměstnanci poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu, jsou-li mu tyto skutečnosti známy. Neoznámením zařazení zaměstnance do skupiny osob, za které platí pojistné stát (například poživatelé některého z důchodů, ženy na mateřské dovolené, studenti), přichází zdravotní pojišťovna o každoměsíční platbu pojistného za tyto „státní pojištěnce", v roce 2020 v částce 1 067 Kč. Závažným problémem je skutečnost, že v případě neoznámení nebo opožděného oznámení povinnosti státu platit pojistné nelze tento nárok uplatňovat se zpětnou platností, což znamená, že porušením zákonné povinnosti vzniká za této situace zdravotní pojišťovně reálná finanční újma.

U pracovní smlouvy nebo třeba i u odměn členů statutárních orgánů zakládá povinnost placení pojistného (a tedy i potřebu přihlášení osoby jako zaměstnance) jakákoli částka zúčtovaného příjmu. Jinak je tomu u dohod, kde je plnění oznamovací povinnosti bezprostředně navázáno na výši příjmu.

Je-li například uzavřena dohoda o pracovní činnosti od 1. 3. 2020, přičemž příjem na tuto dohodu dosáhne (resp. převýší) 3 000 Kč až v červnu, oznámí zaměstnavatel zdravotní pojišťovně vznik zaměstnání kódem „P" až k 1. 6. 2020. Naopak, kdyby dohoda trvala do 31. 12. 2020 a příjem by od října poklesl pod 3 000 Kč, použil by zaměstnavatel kód „O" k datu 30. 9. 2020. Obdobný postup platí i pro dohodu o provedení práce, když vyměřovací základ nepřesáhne 10 000 Kč. Ve zdravotním pojištění se neřeší problematika tzv. zaměstnání malého rozsahu.

IX. Opravná hlášení

Prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele a příslušných kódů sdělují zaměstnavatelé zdravotní pojišťovně v zákonné osmidenní lhůtě změnové informace o jejích pojištěncích.

V systému oznamování změn zaměstnavatelem jsou ve zdravotním pojištění definovány tyto tzv. opravné kódy:

• X - oprava v položce číslo pojištěnce. Zaměstnavatel uvede na jednom řádku zaměstnance s kódem „X", s chybným číslem pojištěnce, příjmení, jméno a původní datum změny. Na dalším řádku pak uvede s kódem „P" správné číslo pojištěnce příslušné zdravotní pojišťovny, případně ještě na následujících řádcích doplní ostatní hlášení, která byla provedena pod špatným číslem pojištěnce.
• Y - oprava v položce datum přihlášení;
• Z - oprava v položce datum odhlášení.

Aby mohl zaměstnavatel oznámit zdravotní pojišťovně vznik nároku na „státní kategorii", musí mít k dispozici příslušný doklad, u poživatele důchodu pak standardně rozhodnutí ČSSZ o jeho přiznání.

X. Oznamování pracovních úrazů

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.