Jak zaměstnavatel zjistí údaje, na jejichž základě bude vyplácet náhradu mzdy práce neschopného zaměstnance?
První informaci o pracovní neschopnosti by měl zaměstnavatel získat od svého zaměstnance, protože i nadále má zaměstnanec povinnost neprodleně informovat svého zaměstnavatele, např. SMS, telefonicky, e-mailem o překážce v práci. Pokud si zaměstnavatel aktivuje notifikační službu u ČSSZ, budou mu přicházet automatická hlášení do datové schránky při každém rozhodnutí lékaře o vzniku, trvání a o ukončení neschopenky. První zprávu o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance obdrží zaměstnavatel do datové schránky prakticky v okamžiku bezprostředně po odeslání hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ. Tato první informace zaslaná do datové schránky bude obsahovat jméno, příjmení a datum narození zaměstnance, datum vzniku (trvání nebo ukončení) dočasné pracovní neschopnosti a číslo rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (neschopenky) a druh vykonávané činnosti. Doplňující informace k pracovní neschopnosti zaměstnance bude následovat v další zprávě po zpracování podání na straně ČSSZ. Zasílání notifikací na základě žádosti zaměstnavatele je zahájeno od 1. 1. 2020.
Zaměstnavatel si může notifikační službu aktivovat prostřednictvím ePortálu ČSSZ, zvolí datovou schránku, příp. zadá e-mail. Pro přístup na ePortál ČSSZ může použít autentizaci buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím jakéhokoliv prostředku v rámci Národní identitní autority, tzn. občanského průkazu s čipem nebo identifikačního prostředku s názvem Jméno, heslo, SMS. Po aktivaci budou notifikace zasílány automaticky. Notifikace zasílané do datových schránek budou obsahovat všechny potřebné konkrétní údaje o dočasné pracovní neschopnosti konkrétního zaměstnance, tj. zaměstnavatel se z nich dozví stejný rozsah údajů jako ze současných papírových tiskopisů Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti a Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti. Notifikace zasílané do e-mailové schránky bude obsahovat pouze obecné upozornění na skutečnost, že prostřednictvím služeb ePortálu ČSSZ jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace o pracovní neschopnosti jeho zaměstnanců, nebude obsahovat žádné konkrétní údaje o nemocném zaměstnanci. Ve všech notifikačních zprávách bude uváděn jak název zaměstnavatele, tak jeho variabilní symbol.
Druhá, již ověřená notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance (ale i o trvání dočasné pracovní neschopnosti či ukončení pracovní neschopnosti) bude zaměstnavateli zasílána neprodleně po zpracování údajů v systémech ČSSZ. Následně budou zaměstnavateli k dispozici potřebné informace na ePortálu ČSSZ. Doba zpracování bude podle okolností individuální v řádu hodin či dní a ovlivní ji zejména správnost uváděných údajů na přijatých dokladech, popř. nutnost jejich došetřování. Tato druhá již správou sociálního zabezpečení potvrzená informace bude obsahovat stejné údaje jako první notifikace, tj. jméno, příjmení a datum narození zaměstnance, datum vzniku (trvání nebo ukončení) dočasné pracovní neschopnosti a číslo rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (neschopenky) a druh vykonávané činnosti. Navíc pak místo pobytu zaměstnance v době nemoci, rozsah a dobu případných povolených vycházek, údaje o ošetřujícím lékaři, případné podezření na pracovní úraz, požití alkoholu, zneužití omamných nebo psychotropních látek či podezření na úraz zaviněný jinou osobou.
Alternativní službou k zasílaným notifikacím je služba umožňující automatizovaný přenos údajů o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnanců zaměstnavatele nazvaná „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“. Služba funguje tak, že software zaměstnavatele aktivně zasílá (např. 1x denně) podání na ČSSZ jako požadavek, ve kterém žádá o zaslání vzniklých notifikací (za předchozí den nebo dny, maximálně 30 dnů zpětně). V odpovědi se pak vrátí zašifrovaně všechny vzniklé notifikace v zadaném časovém úseku, které se týkají pracovní neschopnosti zaměstnanců evidovaných pod daným variabilním symbolem. Na rozdíl od notifikací odesílaných do datové schránky lze touto cestou v jedné odpovědi obdržet více údajů o pracovních neschopnostech více zaměstnanců. Tyto zprávy se uloží přímo do SW zaměstnavatele.
Jak to bude s výplatou nemocenského zaměstnanci?
Zaměstnanci od ledna 2020 již nepředávají zaměstnavatelům žádné podklady ani žádost k výplatě nemocenského. V období prvních 14 dnů nemoci se pro zaměstnance nic nemění a zaměstnavatel poskytuje náhradu mzdy stále stejným způsobem. Při déletrvající nemoci vyplácí správa sociálního zabezpečení od 15. dne nemocenské. K patnáctému dni trvání pracovní neschopnosti má zaměstnavatel novou povinnost, a to poskytnout správě sociálního zabezpečení elektronicky přílohu k žádosti o nemocenské. Na příloze nově uvádí i údaje o tom, jakým způsobem je zaměstnanci vyplácena mzda (plat nebo odměna). Stejným způsobem mu bude vypláceno i nemocenské, pokud je mzda vyplácena na účet v ČR, na účet u banky v cizině nebo na adresu v ČR.
Pokud je však zaměstnanci vyplácena mzda v hotovosti, musí si zaměstnanec určit způsob výplaty sám a tuto informaci musí sám písemně sdělit správě sociálního zabezpečení. Může přitom využít tiskopisu vydaného ČSSZ „Žádost o změnu způsobu výplaty při dočasné pracovní neschopnosti“.
Obdobně se postupuje, pokud je zaměstnanci mzda vyplácena poštovní poukázkou do ciziny nebo do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky. Tento údaj se uvede na příloze k žádosti o nemocenské do kolonky „další sdělení“.
Jak se zaměstnavatel dozví, že má vyplácet náhradu mzdy v poloviční výši?
Lékař při vzniku pracovní neschopnosti vyplňuje a elektronicky odesílá rozhodnutí správě sociálního zabezpečení. V tomto podání se vyznačuje i údaj, zda podle podezření lékaře nebo sdělení pojištěnce byla pracovní neschopnost způsobena pracovním úrazem, jinou osobou, jako následek opilosti nebo pod vlivem jiných návykových látek. V závislosti na způsobu, jakým zaměstnavatel získává informace o pracovních neschopnostech svých zaměstnanců, může získat i tyto informace. To znamená, že buď jsou staženy přímo do jeho SW, nebo zaslány do datové schránky, případně si je sám stáhne z ePortálu ČSSZ.
Pokud vznikla pracovní neschopnost následkem úrazu, tak k výplatě nemocenského prohlašuje zaměstnanec, že si pracovní neschopnost nepřivodil zaviněnou účastí ve rvačce, jako bezprostřední následek své opilosti nebo zneužití omamných prostředků nebo psychotropních látek nebo při spáchání úmyslného trestného činu nebo úmyslně zaviněného přestupku. Pokud nastala taková skutečnost, tak nemocenské, a tím i náhrada mzdy, náleží jen v poloviční výši. OSSZ toto zaměstnavateli sdělí bez jeho žádosti do 8 dnů od zjištění takové skutečnosti.
Musí zaměstnavatel sdělovat OSSZ údaje potřebné pro výplatu poslední dávky nemocenského po skončení pracovní neschopnosti zaměstnance?
Ano. Pro tyto účely se doporučuje využívat nepovinný formulář „Hlášení zaměstnavatele / osoby dobrovolně nemocensky pojištěné při ukončení pracovní neschopnosti“, který je k dispozici na ePortálu ČSSZ. Formulář je zpravidla i součástí mzdového softwaru zaměstnavatele obdobně jako Příloha k žádosti o nemocenské.
Jak se postupuje, když pracovní neschopnost zaměstnance začala až po skončení zaměstnání?
Ochranná lhůta pro nemocenské trvá 7 kalendářních dnů ode dne zániku nemocenského pojištění (zaměstnání), pokud pojištění (zaměstnání) trvalo kratší dobu, činí ochranná lhůta jen tolik dnů, kolik pojištění (zaměstnání) trvalo. Pokud pracovní neschopnost zaměstnance vznikne po skončení zaměstnání v ochranné lhůtě, tak bývalý zaměstnanec žádné doklady o pracovní neschopnosti zaměstnavateli nepředává a o jeho pracovní neschopnosti se zaměstnavatel obvyklým způsobem nedozví. Ale OSSZ i v tomto případě potřebuje pro rozhodnutí o nároku na nemocenské, stanovení jeho výše a výplatu zaměstnavatele vyplněnou přílohu k žádosti o nemocenské, proto sama vyzve bývalého zaměstnavatele k neprodlenému doložení vyplněného formuláře.
Může lékař vystavit eNeschopenku zpětně?
Ano. Možnost vzniku pracovní neschopnosti 3 kalendářní dny předem, než je den návštěvy u lékaře, je v právní úpravě zachována i po 1. 1. 2020 a elektronické řešení toto lékaři umožňuje. Pokud by lékař Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti vystavoval do minulosti déle než 3 kalendářní dny, nejdříve vystaví a odešle eNeschopenku, v níž vyznačí datum vzniku 3 kalendářní dny zpětně (více bez souhlasu lékaře OSSZ ani nemůže). Požádá lékaře OSSZ elektronicky o souhlas se zpětným vystavením. Po obdržení souhlasu (případně marném uplynutí doby 5 pracovních dnů) zašle lékař opravné podání s novým „zpětným“ datem počátku pracovní neschopnosti zaměstnance.
Zaměstnavatel je o všech těchto změnách informován stejným způsobem, jakým získává informace o pracovních neschopnostech svých zaměstnanců, tzn. buď jsou staženy přímo do jeho SW, nebo zaslány do datové schránky, případně si je sám stáhne z ePortálu ČSSZ.
Žádosti o ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, peněžitou pomoc v mateřství a otcovskou zůstávají v papírové podobě?
Ano. Elektronizace vyplývající z nové právní úpravy se týká jen pracovních neschopností a s tím souvisejících postupů zaměstnavatele při podávání podkladů pro výpočet nemocenského. Touto právní úpravou nejsou dotčeny postupy u ostatních dávek z nemocenského pojištění, tj. peněžité pomoci v mateřství, otcovské, ošetřovného, dlouhodobého ošetřovného a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství a postupů při nařízení karantény, to znamená, že u těchto dávek zůstávají papírové tiskopisy a přílohu k žádosti o tyto dávky lze zasílat i v listinné podobě.
Musí se zasílat i nadále podklady pro srážky z dávek nemocenského pojištění?
Zůstává i nadále povinnost zaměstnavatele předat bez zbytečného odkladu OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění. Zaměstnavatel je povinen předávat kopie všech právních titulů, sdělení výše dosud provedených srážek a další případné podklady. Jen pokud se u zaměstnance jedná o pět a více právních titulů, je možné po dohodě s OSSZ předání kopií jen těch právních titulů, na jejichž základě budou prováděny srážky, a to za předpokladu, že zaměstnavatel spolu s nimi předá souhrnný seznam všech exekucí nařízených zaměstnanci, s vyznačenými údaji, především pak s datem doručení prvnímu plátci mzdy.
Doklady je možné zasílat v elektronické podobě jako přílohu k formuláři „Příloha k žádosti o dávku“ nebo do datové schránky příslušné OSSZ nebo poštou.
Pracuji v Německu a k lékaři chodím v ČR. Jak budu žádat o výplatu dávky v zahraničí?
Lékař vystaví elektronické hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti, ve kterém uvede, že se jedná o případ se zahraničním nositelem pojištění a odešle ho elektronicky správě sociálního zabezpečení, přičemž podání bude evidováno jako tzv. zahraniční případ. Následně lékař zaměstnanci vytiskne Průkaz dočasně práce neschopného pojištěnce a pro účely uplatnění nároku na dávku v zahraničí také Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti pro zahraniční pojištěnce, ve kterém vyznačí datum vzniku pracovní neschopnosti a pravděpodobnou dobu jejího trvání. Zaměstnanci lékař vytiskne Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti pro zahraniční pojištěnce alespoň jednou měsíčně. Při ukončení pracovní neschopnosti lékař elektronicky odešle správě sociálního zabezpečení hlášení o ukončení pracovní neschopnosti, ukončení vyznačí rovněž zaměstnanci do Průkazu dočasně práce neschopného pojištěnce, který zaměstnanci ponechá pro jeho potřebu v zahraničí.
Použité zdroje:
eNeschopenka [online]. Česká správa sociálního zabezpečení [cit. 2. 12. 2019]. Dostupné z: https://www.cssz.cz/web/eneschopenka.