Povinnosti zaměstnavatelů v sociálním pojištění

Povinnosti zaměstnavatelů v oblasti nemocenského pojištění upravuje zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Další povinnosti obsahuje zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení, a dále zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, spolu se zákonem č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění.

Zaměstnavatelem se podle zákona o nemocenském pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, a dále organizační složka státu, v níž jsou zařazeni zaměstnanci v pracovním poměru, služebním poměru nebo zaměstnanci činní na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, případně služební úřad, v němž jsou státní zaměstnanci zařazeni k výkonu státní služby.

Příslušnost zaměstnavatelů k plnění povinností v oblasti sociálního pojištění

Povinnosti zaměstnavatelé plní vůči příslušné správě sociálního zabezpečení, přičemž místní příslušnost se řídí sídlem zaměstnavatele, pokud nemá mzdovou účtárnu nebo pokud místo mzdové účtárny je shodné se sídlem zaměstnavatele; anebo místem mzdové účtárny, pokud zaměstnavatel má mzdovou účtárnu a místo mzdové účtárny není shodné se sídlem zaměstnavatele. V případě zaměstnavatele - fyzické osoby se za sídlo považuje místo jejího trvalého pobytu v ČR, jde-li o cizince, tak místo hlášeného pobytu v ČR. Nemá-li fyzická osoba (zaměstnavatel) v ČR trvalý ani hlášený pobyt, řídí se místní příslušnost OSSZ místem podnikání (popř. místem výkonu práce jeho zaměstnanců) v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná Pražská správa sociálního zabezpečení, Praha 8, Trojská 1997. Česká správa sociálního zabezpečení však může na žádost zaměstnavatele nebo z podnětu OSSZ delegovat místní příslušnost pro provádění nemocenského pojištění na jinou OSSZ, jestliže je to z hlediska provádění nemocenského pojištění účelné.

Většinu úkolů, které zaměstnavatel v oblasti nemocenského pojištění plní, plní vůči zaměstnancům nebo vůči okresní správě sociálního zabezpečení (dále OSSZ). Povinnosti vůči OSSZ plní zpravidla jeho mzdová účtárna. Tento pojem je definován tak, že mzdovou účtárnou se rozumí útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd nebo platů zaměstnanců (je-li zaměstnavatelem stát, rozumí se mzdovou účtárnou útvar příslušné organizační složky státu, respektive služebního úřadu, ve kterém je vedena evidence platů). Definice pojmu „mzdová účtárna“ je pro účely provádění nemocenského pojištění poměrně důležitá, neboť platí, že má-li zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v nemocenském pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd nebo platů. Z uvedeného je tedy zřejmé, že zaměstnavatel s více mzdovými účtárnami má povinnost plnit své úkoly právě prostřednictvím jednotlivých mzdových účtáren.

Povinnosti ohlašovací

První povinností nově vzniklého zaměstnavatele jsou povinnosti ohlašovací. Nejdříve se zaměstnavatel musí přihlásit do registru zaměstnavatelů na předepsaném tiskopisu, tj. předložit tiskopis „Přihláška do registru zaměstnavatelů“ a přihlásit k pojištění první zaměstnance. Těmito úkony se firma stává zaměstnavatelem.

Plnění ohlašovacích povinností všemi zaměstnavateli umožňuje OSSZ evidovat informace o jednotlivých pojištěncích a zaměstnavatelích a vytvářet si vlastní informační databáze, zejména registr zaměstnavatelů a registr zaměstnanců. Z těchto registrů pak čerpají informace rovněž ošetřující lékaři při vystavení eNeschopenek a následně i sami zaměstnavatelé, když si ověřují údaje o dočasné pracovní neschopnosti svých zaměstnanců. Od aktuálnosti údajů, které zaměstnavatelé OSSZ nahlásí, se pak odvíjí kvalita a rychlost práce lékařů a zaměstnavatelů s dostupnými údaji. Je proto nesmírně důležité, aby zaměstnavatelé své ohlašovací povinnosti plnili svědomitě, důsledně a veškeré údaje včas aktualizovali.

Ohlašovací povinnosti zaměstnavatele souvisejí s povinnostmi spojenými s registrací samotného zaměstnavatele a s ohlašováním všech změn týkajících se zaměstnavatele a dále s povinnostmi spojenými s registrací jeho zaměstnanců a hlášení změn již nahlášených údajů, které se jich týkají. Povinnosti ohlašovací má pouze zaměstnavatel zaměstnávající zaměstnance.

Zaměstnavatel je povinen:

• Přihlásit se a odhlásit do (z) registru zaměstnavatelů prostřednictvím předepsaných tiskopisů, tj. „Přihláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) do registru zaměstnavatelů“, „Odhláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) z registru zaměstnavatelů“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost. V případě zániku zaměstnavatele je ho povinen odhlásit jeho právní nástupce, a zaniká-li bez právního nástupce, jeho likvidátor. OSSZ poté přidělí zaměstnavateli a jeho mzdovým účtárnám identifikační číslo (variabilní symbol).
• Přihlásit a odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do (z) registru zaměstnavatelů zvlášť na předepsaných tiskopisech (viz výše), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.
• Písemně hlásit všechny změny již nahlášených údajů, o to opět do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala.
• Zaměstnavatel je povinen používat přidělený desetimístný variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ.

Jestliže má zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd a platů.

Zaměstnavatel je dále povinen:

• Oznámit příslušné OSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu „Oznámení o nástupu do zaměstnání/skončení zaměstnání“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů. Tento tiskopis a zásady pro jeho vyplnění jsou k dispozici na OSSZ a na webových stránkách ČSSZ.
• Hlásit všechny změny již nahlášených údajů ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala.

Stanovenou lhůtu 8 kalendářních dnů je možné dohodnout s OSSZ jinak. Dohoda o změně lhůty může být písemně vypovězena jak ze strany OSSZ, tak ze strany zaměstnavatele. Platnost dohody pak končí prvním dnem kalendářního měsíce, který následuje po měsíci, v němž byla dohoda vypovězena.

U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění.

Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se nepodává po skončení účasti na pojištění, ale až po skončení doby zaměstnání. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce podává zaměstnavatel Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána.

Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.

Zaměstnáním malého rozsahu se pro účely nemocenského pojištění rozumí takové zaměstnání, v němž sjednaná částka započitatelného příjmu z tohoto zaměstnání za kalendářní měsíc je nižší než rozhodný příjem 3 000 Kč nebo započitatelný příjem nebyl sjednán vůbec. Při výkonu zaměstnání malého rozsahu je zaměstnanec účasten nemocenského pojištění jen v jednotlivých kalendářních měsících po dobu trvání takového zaměstnání, a to pouze v těch, v nichž dosáhl částky započitatelného příjmu aspoň ve výši tohoto rozhodného příjmu, tj. 3 000 Kč.

Povinnosti evidenční

Zaměstnavatel má povinnost vést evidenci o zaměstnancích, která musí pro tyto účely obsahovat údaje uvedené v § 95 zákona o nemocenském pojištění. Jedná se zejména o identifikační údaje zaměstnance (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, trvalé bydliště, druh vykonávané činnosti zakládající účast na pojištění, datum nástupu či skončení zaměstnání atd.), výši sjednaného nebo stanoveného příjmu, započitatelný měsíční příjem zaměstnance za jednotlivá výplatní období, vyloučené dny, informace o tom, zda zaměstnanec pobírá starobní či invalidní důchod atd.

Tyto údaje musí být zaměstnavatelem uschovány po dobu 10 kalendářních roků, pokud zákon o důchodovém pojištění nebo jiný předpis nestanoví jinak. Pokud zaměstnavatel zanikne bez právního nástupce před uplynutím lhůty 10 let, má povinnost zabezpečit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit OSSZ místo, kde budou tyto záznamy uloženy.

Zaměstnavatel má za povinnost vést údaje uvedené pod písmeny a) až c) § 95 zákona o nemocenském pojištění i o těch zaměstnancích, jejichž zaměstnání nezaložilo účast na nemocenském pojištění. Totéž platí i pro zaměstnavatele, který nemá povinnost se přihlásit do registru zaměstnavatelů, a rovněž pro zaměstnavatele, který je z registru zaměstnavatelů již odhlášen. Obdobné údaje vede zaměstnavatel pro účely důchodového pojištění.

V případě vedení evidence pro účely důchodového pojištění je zaměstnavatel povinen vést záznam, zda občan pobírá tzv. předčasný starobní důchod, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti.

Evidence musí obsahovat údaje také o vyloučených dobách uvedených v § 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění, v případech uvedených v § 37 odst. 2 písm. c) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a na žádost občana vystavuje za jednotlivé kalendářní roky potvrzení.

Od 1. 10. 2016 má zaměstnavatel zaměstnanců pracujících v hornictví se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech povinnost podle § 37 odst. 3 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení pro účely stanovení důchodového věku podle § 37c odst. 1 zákona o důchodovém pojištění vést:

• jejich seznam,
• evidenci o směnách, v nichž bylo zaměstnání v hlubinném hornictví po převážnou část směny vykonáváno pod zemí v hlubinných dolech,
• název povolání, které vykonává zaměstnanec v zaměstnání v hlubinném hornictví, a popisy pracovních činností, které vykonává zaměstnanec v těchto povoláních; při zpracování těchto popisů a označení názvu povolání se používají pracovní činnosti a názvy povolání obsažené v Národní soustavě povolání, přičemž se zároveň uvede, že pracoviště tohoto zaměstnance má charakter stálého pracoviště pod zemí v hlubinných dolech,
• záznam o dni dosažení nejvyšší přípustné expozice.

Nejdůležitější povinností v důchodovém pojištění je předkládání evidenčních listů důchodového pojištění. Zaměstnavatel je povinen předložit evidenční list:

• do 30 dnů ode dne zápisu údajů do evidenčního listu (zápis se provádí za každý kalendářní rok po účetní závěrce nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku); skončilo-li zaměstnání před 31. prosincem a je nepochybné, že občan nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen, a lze pokračovat v záznamech na dřívějším evidenčním listu,
• do 30 dnů ode dne svého zániku,
• do 8 dnů ode dne obdržení výzvy orgánů sociálního zabezpečení, případně při úmrtí občana se předkládá evidenční list důchodového pojištění na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené nebo do 3 měsíců od úmrtí, nebyl-li do té doby evidenční list vyžádán orgány sociálního zabezpečení.

Povinnosti zaměstnavatelů při placení pojistného na sociální zabezpečení

• Zaměstnavatelé jsou povinni odvádět pojistné za sebe i pojistné, které je povinen platit zaměstnanec; jsou povinni sami vypočítat pojistné, které odvádějí.
• Pokud je zaměstnanci vyplácen příjem v cizí měně, přepočte se na českou měnu kurzem devizového trhu stanoveným Českou národní bankou, který platí k poslednímu dni kalendářního měsíce, za který se pojistné odvádí.
• Pojistné platí zaměstnavatel za jednotlivé kalendářní měsíce a je splatné od prvního do dvacátého dne následujícího kalendářního měsíce, ve stejné lhůtě je povinen zaslat i „Přehled o výši pojistného“ se všemi požadovanými údaji.
• Místní příslušnost správy sociálního zabezpečení se i v těchto případech řídí sídlem zaměstnavatele nebo trvalým bydlištěm fyzické osoby, je-li zaměstnavatelem fyzická osoba; je-li zaměstnavatel právnickou osobou, řídí se místem útvaru zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.

Povinnosti v oblasti dávek nemocenského pojištění

Ustanovení § 97 zákona o nemocenském pojištění ukládá zaměstnavatelům povinnost přijímat žádosti svých zaměstnanců (včetně bývalých zaměstnanců) o dávky nemocenského pojištění a další potřebné podklady nezbytné pro stanovení nároku na dávku a její výplatu. Tyto podklady je zaměstnavatel povinen neprodleně společně s údaji potřebnými pro výpočet dávky předat na OSSZ. Tyto údaje se předávají OSSZ na předepsaném tiskopisu „Příloha k žádosti o dávku“ který je stejně jako ostatní předepsané tiskopisy přístupný na internetové adrese České správy sociálního zabezpečení (www.cssz.cz).

Zaměstnavatel není oprávněn odmítnout žádost zaměstnance o dávku nemocenského pojištění, protože o ní nerozhoduje. O nároku na dávku a o její výši rozhoduje OSSZ, která ji vypočítá z denního vyměřovacího základu zjištěného z podkladů poskytnutých zaměstnavatelem.

Odchylně postupuje zaměstnavatel od 1. 1. 2020 v případě dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, kdy již nepředkládá na OSSZ žádnou žádost zaměstnance o nemocenské. Za žádost zaměstnance o nemocenské se považuje hlášení lékaře o vzniku dočasné pracovní neschopnosti, které odesílá elektronicky na příslušnou správu sociálního zabezpečení. Pro zaměstnavatele již ošetřující lékař nevystavuje žádný díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. Zaměstnanec však nadále musí o své dočasné pracovní neschopnosti informovat svého zaměstnavatele způsobem, který mu určil.

Zaměstnavatel tedy již nepřijímá od zaměstnance a nepředává okresní správě sociálního zabezpečení doklady potřebné k výplatě nemocenského. Zaměstnavatel je však povinen:

• Po 14 dnech trvání dočasné pracovní neschopnosti zaslat příslušné okresní správě sociálního zabezpečení tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“, a to v elektronické formě (papírový tiskopis je možno použít pouze v případě technického výpadku). Podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění je možné zasílat nadále elektronicky či v papírové podobě.
• Do přílohy k žádosti o dávku zaměstnavatel uvede informaci, jakým způsobem je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat (stejným způsobem se zpravidla zaměstnanci vyplatí i nemocenské).
• Při skončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnavatel příslušné okresní správě sociálního zabezpečení zašle hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského. Pro tento účel je k dispozici na webu České správy sociálního zabezpečení formulář. Zaměstnavatel je povinen oznámit, zda zaměstnanec vykonával nebo nevykonával práci v době trvání dočasné pracovní neschopnosti nebo v její poslední den. Tato povinnost vyplývá z ustanovení § 97 odst. 3 zákona o nemocenském pojištění, podle něhož platí, že zaměstnavatel je povinen okresní správě sociálního zabezpečení neprodleně oznamovat všechny skutečnosti, které mohou mít vliv na výplatu dávek u zaměstnance. Jedná se v zásadě o údaje, které zaměstnavatel dříve vyplňoval na V. díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (ukončení).

U ostatních dávek nemocenského pojištění se postupy od 1. 1. 2020 nemění a zaměstnavatel nadále potřebné podklady pro posouzení nároku a výplaty včetně žádostí zaměstnanců o dávky předkládá v listinné podobě.