Náležitosti mzdového listu

1. Povinné náležitosti mzdového listu

Povinné náležitosti mzdového listu jsou upraveny zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZDP"), v těchto ustanoveních:

• § 38ha odst. 3 - solidární zvýšení daně,
• § 38j - náležitosti mzdového listu.

Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému zaměstnanci založen mzdový list. Tento dokument je nutné vést i pro poplatníky, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjem podle § 6 ZDP (příjmy ze závislé činnosti).

Příjmy ze závislé činnosti jsou:

1. plnění v podobě
   1. příjmu ze současného nebo dřívějšího pracovněprávního, služebního nebo členského poměru a obdobného poměru, v nichž poplatník při výkonu práce pro plátce příjmu je povinen dbát příkazů plátce,
   2. funkčního požitku,
2. příjmy za práci
   1. člena družstva,
   2. společníka společnosti s ručením omezeným,
   3. komanditisty komanditní společnosti,
3. odměny
   1. člena orgánu právnické osoby,
   2. likvidátora,
4. příjmy plynoucí v souvislosti se současným, budoucím nebo dřívějším výkonem činnosti, ze které plynou příjmy podle písmen a) až c), bez ohledu na to, zda plynou od plátce, u kterého poplatník vykonává činnost, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, nebo od plátce, u kterého poplatník tuto činnost nevykonává.

Jedná se například o odměny jednatelů, členů kolektivních orgánů, o motivační příspěvek poskytovaný studentovi jakožto budoucímu zaměstnanci, odměny poskytované učňům a studentům při praktickém výcviku, které jsou poskytovány v souladu s § 122 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů. Ačkoliv došlo od roku 2014 k osvobození příjmů za praktický výcvik učňů a studentů, mzdový list musí být u těchto poplatníků také veden. Důvodem je to, že v souladu s právní úpravou musí být na mzdovém listě uvedeny i příjmy, které jsou od daně osvobozené. Zmiňme jen ty nejfrekventovanější tituly, které jsou často nazývány jako zaměstnanecké benefity:

• nepeněžní plnění ve formě možnosti použití zdravotnických zařízení z FKSP, ze sociálního fondu, ze zisku anebo na vrub výdajů, které nejsou výdaji na dosažení, zajištění a udržení příjmů,
• prohlubování kvalifikace a rekvalifikace zaměstnanců spojené s potřebou zaměstnavatele ve formě nepeněžního plnění,
• zvyšování kvalifikace zaměstnanců spojené s potřebou zaměstnavatele - nepeněžní plnění,
• příspěvek na penzijní připojištění, doplňkové penzijní spoření, soukromé životní pojištění a penzijní pojištění u instituce penzijního pojištění v zemi EU, EHS do 30 000 Kč za rok na oba druhy pojištění, jedná-li se o práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, od 1. 1. 2017 do 50 000 Kč,
• hodnota přechodného ubytování poskytnutého v nepeněžní formě do 3 500 Kč měsíčně, jedná-li se o práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy,
• hodnota nepeněžních darů z FKSP, ze sociálního fondu, ze zisku anebo na vrub výdajů, které nejsou výdaji na dosažení, zajištění a udržení příjmů do výše 2 000 Kč ročně za podmínek stanovených v § 14 vyhlášky č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb, ve znění pozdějších předpisů,
• poskytování vitaminů, očkování proti chřipce - ze sociálního fondu, ze zisku anebo na vrub výdajů, které nejsou výdaji na dosažení, zajištění a udržení příjmů zaměstnavatelem zaměstnancům ve formě možnosti používat zdravotnická zařízení,
• závodní preventivní péče zajišťovaná poskytovatelem pracovnělékařských služeb v rozsahu stanoveném zvláštními předpisy a nehrazené zdravotní pojišťovnou.

Jak je výše zmíněno, povinné náležitosti mzdového listu jsou uvedeny v ustanovení § 38j ZDP. Další náležitosti mzdového listu nejsou určeny právními předpisy, ale jejich účelnost evidovat je ve mzdovém listě lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění (zákony č. 582/1991 Sb., č. 589/1992 Sb.), zdravotní pojištění (zákony č. 592/1992 Sb., č. 48/1997 Sb.), nemocenské pojištění (zákon č. 187/2006 Sb.), důchodové pojištění (zákon č. 155/1995 Sb.), výpočet průměrného výdělku pro pracovněprávní účely (§ 351 a násl. ZP), údaje o dovolené (§ 211 až 223 ZP), náhrada za ztrátu na výdělku v souvislosti s pracovním úrazem nebo nemocí z povolání (§ 271a, § 271b ZP).

Mzdový list musí podle § 38j ZDP obsahovat:

1. poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména;
2. rodné číslo a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem;
3. bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem;
4. jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani (např. na manželku) a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání;
5. den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice;
6. za každý kalendářní měsíc:
   1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
   2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
   3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
   4. vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
   5. měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
   6. měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c,
   7. skutečně sraženou zálohu.

Údaje v bodech 3 a 4 se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti a odděleně se uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené dani z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem;

7. součet údajů za zdaňovací období uvedených v písmenu f) a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů;
8. údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění.

Od roku 2015 musí mzdový list obsahovat údaje o provedeném ročním zúčtování a podle výkladu GFŘ musí mzdový list počínaje rokem 2015 obsahovat všechny údaje (postup) o provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění provedené v tomto zdaňovacím období. Znamená to, že pokud poplatník žádá o provedení RZ za rok 2016, objeví se všechny údaje o RZ ve mzdovém listě za rok 2017.

Dle § 38ha odst. 3 ZDP musí mzdový list za každý měsíc obsahovat částku odpovídající kladnému rozdílu mezi zdanitelným příjmem a 4násobkem průměrné mzdy pro účely důchodového pojištění, kladný rozdíl se dále násobí 7 % a tvoří tzv. solidární zvýšení zálohy daně.

2. Další náležitosti mzdového listu:

2.1 Vyměřovací základ a výše pojistného

Pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno, a výši odvedeného pojistného jak za zaměstnavatele, tak i zaměstnance.

Pro odvod pojistného na nemocenské a důchodové pojištění je nutné uvádět na mzdovém listě vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno, a výši odvedeného pojistného jak za zaměstnavatele, tak za zaměstnance.

2.2 Potvrzení o zdanitelných příjmech uváděných na mzdovém listě

(Doklad o údajích ve mzdovém listě)

Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen za období, za které byla vyplácena nebo zúčtována mzda, vystavit nejpozději do deseti dnů od podání žádosti doklad o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba a daňového zvýhodnění. Kopii vystaveného dokladu zaměstnavatel uschová.

2.3 Další povinnosti uváděné na mzdovém listě z daňového hlediska

Zaměstnavatel má povinnost na mzdovém listě uvádět jméno, příjmení a rodné číslo dítěte, na které poplatník uplatňuje daňové zvýhodnění, a dále výši daňového zvýhodnění, jež náleží na takové dítě, a rovněž podmínky pro přiznání daňového zvýhodnění a dále za každý kalendářní měsíc výši měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového bonusu, výši zálohy po slevě včetně součtu všech těchto údajů za celé zdaňovací období.

U zaměstnance, který v rámci ročního zúčtování uplatní slevu na dani na manželku/a, se na mzdový list uvede jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a.

2.4 Údaje pro poskytování dávek nemocenského pojištění a pro účely ELDP

Pro poskytování dávek nemocenského pojištění je zaměstnavatel povinen

• vést příjem zaměstnance za jednotlivá mzdová období a jednotlivé složky započitatelného příjmu, dobu dočasné pracovní neschopnosti, dobu karantény, dobu ošetřování člena domácnosti (péče o dítě ve věku do 10 let),
• dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby a výkonu trestu odnětí svobody a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského pojištění, peněžité pomoci v mateřství a ošetřovného,
• neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části.

Pro účely poskytování dávek nemocenského pojištění zaměstnavatel eviduje takzvané vyloučené doby a též eviduje vyloučené doby pro účely důchodového pojištění, které jsou obsahem evidenčního listu důchodového pojištění.

2.5 Údaje o době důchodového pojištění pro úřad práce

Požádá-li zaměstnanec o přílohu k potvrzení o zaměstnání (zápočtový list), je zaměstnavatel povinen v příloze potvrzení uvést mj. dobu důchodového pojištění (viz § 313 odst. 2 ZP).

2.6 Údaje pro výpočet průměrného hodinového výdělku

Pro výpočet průměrného výdělku je nutné vést samostatně mzdové složky mezd včetně práce přesčas a náhrady mzdy (též i pohotovost), které nevstupují do výpočtu průměrného výdělku. Z hlediska výplaty odměn splatných za delší období než kalendářní čtvrtletí je nutné evidovat započitatelnost poměrné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích.

Pro účely poskytování příplatkových mezd a náhrad mezd je na mzdovém listě evidován průměrný hodinový výdělek k 1. 1., 1. 4., 1. 7. a 1. 10. příslušného kalendářního roku.

2.7 Údaje o nároku a čerpání dovolené

Zaměstnanci, který vykonává zaměstnání v pracovním poměru, vzniká za podmínek stanovených zákoníkem práce právo na dovolenou za kalendářní rok nebo její poměrnou část, nebo na dovolenou za odpracované dny. Některým skupinám zaměstnanců vzniká též právo na dodatkovou dovolenou (viz § 215 ZP). Na mzdovém listě je evidován zaměstnancův nárok na dovolenou v běžném roce, zůstatek dovolené z roku předchozího, čerpání dovolené v běžném roce a zůstatek dovolené. Má-li zaměstnanec nárok na dodatkovou dovolenou, je nutné vést evidenci o této dovolené odděleně od ostatní dovolené z důvodu, že dodatková dovolená musí být vyčerpána do konce roku, v němž na ni vzniklo právo, a nelze ji převádět do roku následujícího.

 Další povinnosti související s údaji ve mzdovém listě

Zaměstnavatel je povinen v souladu s § 37 odst. 2 zákona č. 582/1991 Sb. vést evidenci:

1. o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
2. o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácel před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech,
3. o dobách uvedených v § 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění, pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce, a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu; zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky. Tato povinnost je stanovena od 1. 1. 2012.

Občané předkládají potvrzení o výše uvedených skutečnostech v souvislosti se žádostí o přiznání důchodu.

4. Další povinnosti stanovené zákonem o nemocenském pojištění

Podle § 95 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, je zaměstnavatel dále povinen vést o svých zaměstnancích tyto údaje: datum narození, místo narození, den nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, státní občanství; byl-li zaměstnanec účasten pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaje o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele, jakož i den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky. Dále musí evidovat výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu.

Zaměstnavatel povinně eviduje, zdali je zaměstnanec poživatelem starobního či invalidního důchodu, odkdy jej zaměstnanec pobírá, plátce tohoto důchodu a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž Česká republika uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu. Též se musí evidovat předcházející orgán, který prováděl pojištění zaměstnance, pokud jím není okresní správa sociálního zabezpečení. Pokud zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec nepodléhá pojištění podle zákona č. 187/2006 Sb., je nutné evidovat i údaje o jeho pojištění v cizině.

Výše uvedené povinnosti jsou evidovány obvykle mimo mzdový list.

5. Archivace mzdových listů

Mzdový list musí organizace archivovat nejméně po dobu 30 let následujících po roce, v němž byly učiněny poslední účetní záznamy ve mzdovém listě [viz § 35a odst. 4 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb.]. Jedná-li se o mzdový list poživatele starobního důchodu, archivační doba se zkracuje na nejméně 10 let následujících po roce, v němž byly učiněny poslední účetní záznamy ve mzdovém listě.

6. Ochrana osobních údajů

Mzdový list obsahuje osobní údaje zaměstnance, a proto je nutné zajistit ochranu tohoto dokumentu v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. V souladu s § 142 odst. 5 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách (rozuměj výplatní lístek). Na žádost zaměstnance je povinen předložit doklady, na jejichž základě mzdu vypočetl. Obvykle se těmito doklady rozumí mzdový list a pracovní výkaz. Požaduje-li zaměstnanec kopii mzdového listu, je zaměstnavatel povinen jeho žádosti vyhovět.

Závěrem připomínáme, že zaměstnanec má v souladu s odst. 3 § 312 zákoníku práce právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele. Ačkoliv mzdový list se obvykle uschovává mimo osobní spis zaměstnance, je nutné zmínit, že v případě žádosti zaměstnance je zaměstnavatel povinen poskytnout mu kopii mzdového listu.