Přechod na eNeschopenky. Elektronická evidence dočasných pracovních neschopností - 1. část

Současný stav evidence dočasné pracovní neschopnosti v ČR

Z dnešního pohledu je především využíván systém evidence dočasné pracovní neschopnosti prostřednictvím vystavování papírových formulářů ošetřujícími lékaři. Do paměti lidí se po několik uplynulých desetiletí vryla i grafická podoba příslušných dílů rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti či lidové pojmenování některých formulářů, např. „lístek na peníze“. Stávající procesy zajišťuje oběh papírového tiskopisu mezi ošetřujícím lékařem, pojištěncem, zaměstnavatelem a příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení (OSSZ). Na tiskopis každý ze subjektů doplňuje určité potřebné informace a provádí po jeho obdržení další úkony.

Velmi slabým místem těchto procesů se z technického hlediska stal tiskopis Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti, který po účinnosti nového zákona o nemocenském pojištění v roce 2009 obsahoval 6 propisovacích dílů. Pro jeho vyplňování čitelnými údaji v pěti kopiích bylo zapotřebí používat nejlépe klasického psacího stroje nebo propisovací prostředky s ostrým hrotem a silným přítlakem při vlastnoručním vyplňování u ošetřujícího lékaře. Po krátké době bylo upuštěno od používání VI. dílu uvedeného rozhodnutí a v současné době je využíván pětidílný propisovací tiskopis. Rovněž vyplňování údajů pojištěncem nebo zaměstnavatelem na zadní straně odpovídajícího dílu tohoto tiskopisu přináší komplikace nečitelnosti či vynechávání písma při vyplňování nejrozšířenější propisovací tužkou.

Od roku 2010 umožnila Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) využití elektronického přenosu údajů z tiskopisu od ošetřujícího lékaře na OSSZ. Lékaři se zájmem o využití této nové služby musí využívat speciálního softwaru, jakési nástavby na již provozovaný aplikační systém ve svých ordinacích, který si pořizují na vlastní náklady, a zajistit tisk potřebných dílů rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. Zároveň musí odesílat údaje o vzniku a ukončení dočasné pracovní neschopnosti některým z elektronických komunikačních kanálů příslušné OSSZ. Toto technické řešení lékařům v současné době příliš nevyhovuje a službu tzv. částečné e-neschopenky využívá méně než 5 % lékařů. Také poskytovatelé softwarové podpory díky malému zájmu lékařů nevytvořili potřebnou nabídku na zakoupení jejich produktu pro elektronické vystavování dočasné pracovní neschopnosti.

Změna právní úpravy pro zavedení eNeschopenky

Změny v nemocenském pojištění, které souvisí s projektem eNeschopenky, byly nejprve schváleny v roce 2017, konkrétně zákonem č. 259/2017 Sb., s účinností od 1. 1. 2019. S ohledem na skutečnost, že projekt elektronické evidence dočasných pracovních neschopností nebyl připraven ke spuštění od tohoto data, byla u části citovaného právního předpisu odložena novelou č. 335/2018 Sb. účinnost až od 1. ledna 2020. Při schvalování tohoto odkladu zavedení eNeschopenky byla diskutována otázka správnosti přijatého technického řešení celého projektu, jehož kritickým prvkem byla míra připravenosti zavedení celého systému v informačních systémech poskytovatelů zdravotních služeb. Z tohoto důvodu bylo upraveno cílové řešení projektu s možností využití certifikátů vystavených Státním úřadem pro kontrolu léčiv (SÚKL) a navrženy další dílčí změny.

Schvalovací legislativní proces probíhal v první polovině tohoto roku a konečné úpravy právních předpisů ve vztahu k eNeschopence jsou uvedeny v zákoně č. 164/2019 Sb. Při schvalování byla odmítnuta volba postupného zavádění elektronické komunikace, která předpokládala tzv. nultou variantu eNeschopenky pouze pro poskytovatele zdravotních služeb již od 1. 7. 2019, a zůstává pouze jeden termín spuštění eNeschopenky, a to od 1. 1. 2020.

Nová právní úprava se dotýká rozhodování o dočasné pracovní neschopnosti a dalších postupů ošetřujícího lékaře souvisejících s administrací dočasné pracovní neschopnosti, jakož i zaměstnavatele při podávání podkladů pro určení nároku a zpracování výpočtu dávky nemocenského. Postupy u ostatních dávek nemocenského pojištění (peněžitá pomoc v mateřství, ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, otcovská a vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství) a postupy při nařízení karantény podle zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, zůstávají beze změny a nemají žádný vliv na změnu právní úpravy související s eNeschopenkou.

Hlavní cíle eNeschopenky

• Snížení administrativních činností spojených s výplatou dávky nemocenského pojištění – zajištění plošného elektronického přenosu údajů o dočasné pracovní neschopnosti a podkladů pro výplatu dávky.
• Zjednodušení administrativní náročnosti v procesech dočasné pracovní neschopnosti na straně OSSZ a zaměstnavatele – snížení počtu dílů rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti ze stávajících 5 na 3, což přinese odbourání procesu, kdy zaměstnanec podával žádost o nemocenské prostřednictvím zaměstnavatele.
• Zvýšení uživatelského komfortu pro lékaře formou softwarové podpory pro vyplňování a odesílání dat o dočasné pracovní neschopnosti.
• Poskytnutí on-line informace zaměstnavateli o dočasné pracovní neschopnosti jeho zaměstnanců.

Povinnost elektronické komunikace

Pro ošetřující lékaře se od 1. 1. 2020 zavádí z důvodu urychlení přenosu informací a sjednocení způsobu komunikace povinnost zasílat hlášení týkající se dočasné pracovní neschopnosti výhradně elektronicky. Jedná se o nové případy vzniku dočasné pracovní neschopnosti od 1. 1. 2020. Na případy vystavené do 31. 12. 2019 se do ukončení dočasné pracovní neschopnosti vztahuje stará legislativa a budou se zpracovávat současným způsobem (prostřednictvím papírových formulářů Potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti a V. dílu Rozhodnutí o ukončení dočasné pracovní neschopnosti), včetně předávání příslušných tiskopisů pojištěncem zaměstnavateli, který bude nadále zajišťovat předání příslušné OSSZ, a to až do úplného ukončení dočasné pracovní neschopnosti pojištěnce.

Pro zaměstnavatele se mění povinnost zasílat pro výpočet nemocenského tiskopis Příloha k žádosti o dávku z dobrovolné elektronické formy na povinnou, konkrétně dochází k úpravě ust. § 97 odst. 2 zákona o nemocenském pojištění. U ostatních dávek nemocenského pojištění bude na volbě zaměstnavatele, zda zvolí formu tohoto tiskopisu elektronickou nebo papírovou. Pro provádění exekučních srážek z vybraných dávek nemocenského pojištění bude možné zasílat podklady stejným způsobem jako v současné době. Jako nejlépe vyhovující řešení se jeví zasílání v elektronické podobě ve formě přílohy k tiskopisu Příloha k žádosti o dávku ve formátu textového souboru (přípona .txt, .doc, .docx, .rtf) nebo grafického souboru typu .pdf či .jpg, případně v tabulkovém souboru (přípona .xls, .xlsx). Pro další způsob předávání podkladů k provádění exekučních srážek lze využít samostatné zprávy zaslané do datové schránky příslušné OSSZ nebo případně předání v listinné podobě na adresu místně příslušné OSSZ.

Projekt eNeschopenky počítá i s variantou potenciálního technického selhání při využití elektronické komunikace při plnění povinností ošetřujícího lékaře či zaměstnavatele. V případě prokazatelných objektivních technických důvodů, jako je technický výpadek elektrické energie, internetového připojení nebo jiných služeb provozovatele komunikační infrastruktury, aplikačního informačního systému ošetřujícího lékaře nebo informačního systému ČSSZ, pro které není možné vystavit tiskopis v elektronické podobě, může ošetřující lékař využít zaslání některého z hlášení v papírové podobě. Tuto možnost blíže upřesňuje ust. § 61 odst. 3 a 5 zákona o nemocenském pojištění.

Obdobným způsobem může být postupováno u zaměstnavatele při vystavení tiskopisu Příloha k žádosti v papírové podobě z výše uvedených důvodů. Pro tyto účely budou papírové tiskopisy pro ošetřující lékaře distribuovány na OSSZ a zaměstnavatelé mohou využít nejlépe tiskopisy dostupné ke stažení z webových stránek ČSSZ, případně si je vyžádat u OSSZ. S ohledem na výjimečnost postupu využití papírových tiskopisů místo elektronického bude nutné na tiskopise uvádět přesný důvod vystavení v písemné podobě.

Předpoklady fungování na straně poskytovatelů zdravotních služeb (lékařů)

Ošetřující lékař je definován v zákoně o nemocenském pojištění (§ 54 odst. 1) jako poskytovatel zdravotních služeb, tj. právnická nebo fyzická osoba, který prostřednictvím svých lékařů poskytuje pojištěnci a dalším v zákoně vymezeným osobám ambulantní, lůžkovou nebo lázeňskou léčebně rehabilitační péči. Od 1. 1. 2020 budou ošetřující lékaři povinně vystavovat eNeschopenku elektronicky prostřednictvím některého z produktů výpočetní techniky, zejména PC, notebooku, tabletu či jiného zařízení. Pro splnění elektronické verze eNeschopenky si mohou zvolit ze dvou variant technického řešení. V prvním případě mohou využít svůj, v ordinaci používaný, lékařský software, do kterého musí dodavatel softwaru systém eNeschopenky implementovat, nebo pro vystavování eNeschopenky použijí bezplatnou webovou aplikaci ČSSZ umístěnou na ePortále ČSSZ.

Pro identifikaci konkrétního lékaře, který bude v systému eNeschopenky plnit povinnosti ošetřujícího lékaře, bude každá příslušná OSSZ lékařům přidělovat jednoznačný identifikátor, tzv. identifikační číslo pracoviště pro e-podání (IČPE), které bude součástí jednotlivých čísel rozhodnutí dočasné pracovní neschopnosti při elektronickém generování u vystavení eNeschopenky. Každému poskytovateli zdravotních služeb bude automaticky vytvořeno a přiděleno minimálně jedno základní IČPE, které je vázáno na identifikační číslo subjektu, a dále bude záviset na jeho rozhodnutí, zda si definuje libovolný počet dalších IČPE pro další třídění vystavených dokladů, obvykle u velkých poskytovatelů typu nemocnice nebo polikliniky s dělením na jednotlivá oddělení, pracoviště kliniky či jednotlivé lékaře. Systém přidělených IČPE bude však omezovat činnost ošetřujícího lékaře v tom, že lékař může pracovat pouze s doklady o dočasné pracovní neschopnosti vystavenými pod konkrétním IČPE.

Využití lékařského software

Pořízení a implementace eNeschopenky do dosavadní lékařské aplikace používané ošetřujícím lékařem je vnímána jako základní způsob používání elektronické komunikace mezi ošetřujícím lékařem a ČSSZ z pohledu uživatelského komfortu ošetřujícího lékaře při plnění povinností souvisejících s eNeschopenkou. Údaje uložené v lékařském software budou využívány pro vystavování jednotlivých dokladů a hlášení ošetřujícího lékaře a při samotné práci bude nutné vyplnit jen údaje, které nejsou lékaři známé nebo došlo k jejich změně. Typicky se může jednat o profesi, místo pobytu v době pracovní neschopnosti apod.

Identifikace zaměstnavatele při vystavení rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti bude probíhat systémem elektronického dotazu k ČSSZ a zaslání odpovědi do aplikace lékaře, čímž lékař během několika sekund získá informaci o zaměstnavatelích zaměstnance. Pokud informace o pojistném vztahu zaměstnance nebude aktuální, např. při vzniku dočasné pracovní neschopnosti hned po nástupu do zaměstnání, lékař může údaje o zaměstnavateli doplnit ručně. Bude-li potřebné v souvislosti s posuzováním dočasné pracovní neschopnosti získat i údaje o jiných ukončených či neukončených případech dočasné pracovní neschopnosti vystavených jinými poskytovateli zdravotních služeb, může si lékař obdobným způsobem jako údaje o zaměstnavateli pojištěnce zobrazit tyto dočasné pracovní neschopnosti.

Další výhodou využívání eNeschopenky prostřednictvím lékařského software je využití dosavadního autentizačního prostředku komunikace, který poskytovatel zdravotních služeb využívá pro vystavování eReceptů pacientům. Autentizace bude probíhat prostřednictvím certifikátu poskytovatele zdravotních služeb vydaného certifikační autoritou SÚKL. Způsob implementace řešení eNeschopenky do lékařského software závisí na jeho dodavateli.

Využití aplikačního rozhraní na ePortálu ČSSZ

Zejména pro poskytovatele zdravotních služeb bez lékařského software nebo bez implementace eNeschopenky v současném aplikačním vybavení připravuje ČSSZ nástavbu své dosavadní webové aplikace ePortálu, která bude bezplatná. Poskytovatelům zdravotních služeb bude umožňovat kompletní správu agendy eNeschopenky, zejména umožní zobrazit vedené případy dočasné pracovní neschopnosti, vystavovat všechny tiskopisy, načíst údaje o zaměstnavatelích a pojistných vztazích pojištěnce, převzít případy dočasné pracovní neschopnosti do péče atd. Práce na ePortále bude v zásadě podobná jako v lékařském software s omezením nabízených údajů jen z evidence ČSSZ a nikoliv z možného lékařského software.

Oproti využívání lékařského aplikačního vybavení s podporou certifikátu vydaného SÚKL bude lékař muset využít pro autentizaci jiných podporovaných prostředků. Přihlašování do ePortálu bude umožněno jen prostřednictvím vlastní datové schránky poskytovatele zdravotních služeb nebo lékaře s přístupem oprávněné osoby nebo prostřednictvím Národní identitní autority (NIA) při využití nového občanského průkazu s čipem a aplikace eObčanka či zřízeného uživatelského účtu NIA pro přihlašování s použitím uživatelského jména, hesla a potvrzovací SMS.

Tiskopisy eNeschopenky pro lékaře

Lékař v systému eNeschopenky bude vystavovat následující tiskopisy.

• Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti – 1. díl neschopenky: Ošetřující lékař při zjištění vzniku dočasné pracovní neschopnosti vystaví rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti, přičemž pro údaje o zaměstnavateli využije přístup k údajům z registru pojištěnců, které se týkají pojištěnce, jehož dočasnou pracovní neschopnost posuzuje, nebo případně vyplní údaje sdělené pojištěncem. Nemá-li pojištěnec přidělené rodné číslo, využije evidenční číslo pojištěnce přidělené ČSSZ, pokud jej lékař zná nebo pojištěnec sdělí, v opačném případě vyplní jen datum narození. Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti lékař odesílá elektronicky příslušné OSSZ, u které je registrován, prostřednictvím svého lékařského software nebo po vyplnění údajů ve webové aplikaci ePortálu ČSSZ.
• Průkaz práce neschopného pojištěnce – 2. díl neschopenky: Ihned po vystavení rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti – 1. dílu neschopenky má lékař za povinnost vytisknout pojištěnci průkaz práce neschopného. Tento formulář v systému eNeschopenky je jediný, který musí být vyhotoven v písemné podobě nejčastěji ve formátu A5, případně jiném vhodném formátu. Průkaz slouží k prokazování dočasné pracovní neschopnosti, při kontrole stanoveného režimu práce neschopného, při kontrole zdravotního stavu lékařem, při změně ošetřujícího lékaře apod. Po ukončení dočasné pracovní neschopnosti, oproti současnému stavu, zůstává v rukou pojištěnce a nebude se odevzdávat ošetřujícímu lékaři.
• Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti: Hlášení o pokračování dočasné pracovní neschopnosti bude vystavovat ošetřující lékař stejným způsobem jako doposud, a to minimálně jednou měsíčně po dobu trvání dočasné pracovní neschopnosti. Při trvání dočasné pracovní neschopnosti delší než 14 kalendářních dnů je lékař povinen vystavit hlášení vždy ke 14. dni trvání dočasné pracovní neschopnosti. Hlášení zasílá elektronicky příslušné OSSZ. Pojištěnci je povinen vyznačit trvání dočasné pracovní neschopnosti k určitému dni do průkazu práce neschopného - 2. dílu neschopenky. S ohledem na skutečnost, že povinností lékaře je zjistit nezbytnost pokračování dočasné pracovní neschopnosti po provedeném ošetření nebo vyšetření, tj. za účasti pojištěnce, navíc potvrzení musí primárně potvrdit do průkazu práce neschopného, obvykle bude hlášení o pokračování dočasné pracovní neschopnosti odesílat po provedené plánované kontrole zdravotního stavu pojištěnce. Právní úprava připouští využití dosavadního postupu, kdy potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti je možné učinit i nejvýše 3 kalendářní dny dopředu.
• Hlášení o ukončení dočasné pracovní neschopnosti – 3.díl neschopenky: Pokud ošetřující lékař zjistí, že pojištěnec nabude pracovní schopnosti nebo nastane jiný důvod, který je uveden v zákoně o nemocenském pojištění, rozhodne o ukončení dočasné pracovní neschopnosti a elektronicky odešle hlášení o ukončení dočasné pracovní neschopnosti na příslušnou OSSZ. Pojištěnci musí vyznačit ukončení dočasné pracovní neschopnosti do průkazu, který si pojištěnec ponechá.
• Hlášení ošetřujícího lékaře – záznam změn týkajících se pracovní neschopnosti: V případě změny režimu dočasné pracovní neschopnosti pojištěnce, vycházek, místa pobytu v době dočasné pracovní neschopnosti, diagnózy, předání pojištěnce do péče jiného lékaře, popř. převzetí pojištěnce do své péče musí ošetřující lékař vždy elektronicky zaslat příslušné OSSZ hlášení o změnách.

Ošetřující lékař bude zasílat v elektronické podobě další formuláře, které nebudou mít dopad na zaměstnavatele a jejich vyřizování přísluší do působnosti posudkových lékařů OSSZ. Jedná se o tyto tiskopisy:

• Žádost ošetřujícího lékaře o udělení souhlasu ke zpětnému uznání pracovní neschopnosti,
• Žádost o udělení souhlasu k povolení možnosti volit dobu vycházek podle aktuálního zdravotního stavu pojištěnce,
• Žádost o udělení souhlasu ke změně pobytu v době dočasné pracovní neschopnosti z důvodu pobytu v cizině,
• Žádost ošetřujícího lékaře o udělení souhlasu k uznání dočasné pracovní neschopnosti v období 7 dnů po ukončení předchozí dočasné pracovní neschopnosti orgánem nemocenského pojištění.

Předpoklady fungování na straně zaměstnavatelů

Úplnou elektronizací procesů eNeschopenky dojde také u zaměstnavatelů k velké změně ve vztahu k obdrženým informacím o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnanců. Z pohledu celkových změn procesů zůstává neměnná povinnost zaměstnance, aby o uznání dočasné pracovní neschopnosti neprodleně informoval svého zaměstnavatele elektronicky (např. SMS, e-mail, jiný elektronický prostředek komunikace), telefonicky, případně osobně. Dále v průběhu dočasné pracovní neschopnosti (dle jeho aktuálního zdravotního stavu) bude zaměstnanec moci zaměstnavateli prokázat existenci dočasné pracovní neschopnosti a jejího trvání předložením 2. dílu eNeschopenky – Průkazu dočasně práce neschopného pojištěnce, do kterého lékař potvrzuje trvání dočasné pracovní neschopnosti. V každém případě také po jejím skončení může zaměstnanec prokázat ukončení dočasné pracovní neschopnosti stejným způsobem, tj. předložením uvedeného dokladu, kde lékař vypisuje datum ukončení dočasné pracovní neschopnosti a ponechává doklad pojištěnci.

Zaměstnavatel nebude tedy přijímat papírové doklady od zaměstnance týkající se dočasné pracovní neschopnosti a ani je neobdrží v papírové podobě od OSSZ. Pro zjišťování existence dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance může využít nových způsobů elektronické komunikace mezi ním a příslušnou OSSZ (systém spravuje ČSSZ, která nabízí elektronické služby pro zaměstnavatele), a to

• služba typu dotaz – odpověď pro ověření či stahování údajů o dočasných pracovních neschopnostech, využitelná ze mzdového nebo personálního softwaru zaměstnavatele,
• zasílání elektronických notifikací o dočasných pracovních neschopnostech do určené datové schránky nebo určeného e-mailu.

Fungování první nové služby, kterou ČSSZ nazývá „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“, bude probíhat přes současný elektronický kanál VREP/APEP využívající současný příjem elektronických podání od zaměstnavatelů. Tato služba předpokládá nasazení ve mzdovém softwaru zaměstnavatele na své náklady a její hlavní důležitou výhodou je možnost zjišťovat téměř kdykoliv (v návaznosti okamžik na položení dotazu směrem k ČSSZ) přírůstky nových elektronických dokladů v evidenci dočasně práce neschopných pojištěnců týkajících se zaměstnanců zaměstnavatele za období určené žadatelem a zjištěné údaje automaticky stahovat do mzdového či personálního informačního systému zaměstnavatele. Způsob zapracování této nové služby do aplikačního softwaru zaměstnavatele bude záležet na jeho dodavateli.

Druhý způsob zjišťování informací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců přináší nová služba zasílání elektronických notifikací (zpráv) o dočasných pracovních neschopnostech, aby zaměstnavatel měl téměř okamžitě přehled o vzniku, průběhu a ukončení dočasných pracovních neschopností svých zaměstnanců.

Zaměstnavatel bude mít k dispozici, jako další možnost získání informací o dočasných pracovních neschopnostech, i dosavadní přístup do služeb ePortálu ČSSZ, který mu po přihlášení poskytne detailní informace k dočasné pracovní neschopnosti každého zaměstnance i souhrnný přehled všech zaměstnanců.

Podrobnější popis navrhovaného fungování jednotlivých služeb, jejich zřízení, nastavení, možnosti pověřování jiných subjektů a osob za zaměstnavatele a další nové povinnosti, které se budou týkat zaměstnavatele a zaměstnanců, budou předmětem pokračování článku v dalším čísle.