Povinná elektronizace hlášení o dočasných pracovních neschopnostech (tzv. eNeschopenka) byla zavedena prostřednictvím zákonů č. 259/2017 Sb. a č. 164/2019 Sb. Elektronizace se nedotýká jen ošetřujících lékařů, ale i zaměstnavatelů a pojištěnců. Přináší jim nové služby a výhody, ale rovněž zavádí i několik nových povinností, a to z toho důvodu, aby elektronizace byla skutečně efektivní a její výhody byly vyvážené pro všechny aktéry.
Cílem změn, které přináší eNeschopenka, je výrazné zjednodušení, zrychlení a zpřehlednění všech procesů, které souvisejí s administrací dočasných pracovních neschopností nejen pro poskytovatele zdravotních služeb (lékaře), ale i pro zaměstnavatele, pojištěnce i orgány nemocenského pojištění.
Zaměstnavatelé, kteří využívají personální a mzdový software, budou mít pravděpodobně situaci jednodušší v tom, že dodavatelé tohoto softwaru provedou úpravy zohledňující změny související s eNeschopenkou od 1. 1. 2020. Především se bude jednat o možnost vyplnění a odeslání upravené podoby Přílohy k žádosti o dávku (doplnění informace o způsobu výplaty mzdy či platu), možnost vyplnění a odeslání tiskopisu Hlášení zaměstnavatele/osoby dobrovolně nemocensky pojištěné při ukončení pracovní neschopnosti, automatizované stahování informací o dočasných pracovních neschopnostech (dále také DPN) zaměstnanců atd.
Hlavní změny - nové povinnosti zaměstnavatele a jeho možnosti pro zjištění dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance
Pro zaměstnavatele již ošetřující lékař nebude vystavovat žádný díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. Povinností zaměstnance však i nadále bude, aby o své dočasné pracovní neschopnosti informoval svého zaměstnavatele telefonicky, e-mailem nebo jiným způsobem. Během dočasné pracovní neschopnosti v závislosti na svém zdravotním stavu a vždy po jejím skončení bude zaměstnanec moci prokázat zaměstnavateli existenci dočasné pracovní neschopnosti a její trvání rovněž předložením "Průkazu dočasně práce neschopného pojištěnce", který si pojištěnec na rozdíl od současného stavu při skončení dočasné pracovní neschopnosti vždy ponechá. Zaměstnavatel si případně může udělat fotokopii dokladu.
Další změny související se zavedením eNeschopenky jsou následující:
- Zaměstnavatel již nebude přijímat od zaměstnance a dále předávat okresní správě sociálního zabezpečení doklady potřebné k výplatě nemocenského. U ostatních dávek nemocenského pojištění se stávající postupy nemění a zaměstnavatel nadále potřebné podklady pro posouzení nároku a výplaty na okresní správu sociálního zabezpečení u zbývajících dávek předkládá.
- Po 14 dnech trvání dočasné pracovní neschopnosti je zaměstnavatel povinen zaslat příslušné okresní správě sociálního zabezpečení tiskopis "Příloha k žádosti o dávku", a to v elektronické formě (papírový tiskopis bude možno použít pouze v případě technického výpadku). Podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění bude možné zasílat stejně jako dosud (elektronicky či v papírové podobě).
- Do přílohy k žádosti o dávku bude zaměstnavatel nově uvádět informaci, jakým způsobem je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat (stejným způsobem se zpravidla bude zaměstnanci vyplácet i nemocenské).
- Při skončení dočasné pracovní neschopnosti bude zaměstnavatel příslušné okresní správě sociálního zabezpečení zasílat hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského. Okresní správa sociálního zabezpečení pro tento účel připraví formulář, který bude k dispozici na webu České správy sociálního zabezpečení. Zaměstnavatel je povinen oznámit, zda zaměstnanec vykonával nebo nevykonával práci v době trvání DPN nebo v její poslední den. Tato povinnost vyplývá z ustanovení § 97 odst. 3 zákona o nemocenském pojištění, podle něhož platí, že zaměstnavatel je povinen okresní správě sociálního zabezpečení neprodleně oznamovat všechny skutečnosti, které mohou mít vliv na výplatu dávek u zaměstnance. Jedná se v zásadě o údaje, které zaměstnavatel dosud vyplňoval na V. díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti (ukončení).
Zaměstnavatel bude mít k dispozici dva nové způsoby pro zjišťování informací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců, a to prostřednictvím služby pro ověření či stažení údajů o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců a současně může požádat o zasílání elektronických notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců.
Služby České správy sociálního zabezpečení pro zaměstnavatele
Služby pro zaměstnavatele budou k dispozici na Portálu ČSSZ, ovšem pouze pro přihlášené zaměstnavatele nebo jimi pověřenou fyzickou nebo právnickou osobu. To znamená, že ČSSZ může své služby (informace) poskytovat těm zaměstnavatelům, kteří o ně požádají a identifikují se buď prostřednictvím datové schránky, nebo některou z možností, které umožňuje tzv. NIA (Národní identitní autorita, tj. eObčankou nebo uživatelským účtem NIA). Pověřené fyzické osoby budou moci k nabízeným službám přistupovat prostřednictvím přihlašovacích údajů ke své datové schránce nebo rovněž prostřednictvím prostředků NIA (eObčanka, uživatelský účet). Pověřenou osobou se může stát jednak zaměstnanec zaměstnavatele, nebo i jiná fyzická či právnická osoba. V případě, že zaměstnavatel pověří právnickou osobu, je nutné, aby ta pověřila fyzickou osobu, která za ni bude jednat. Důvodem je skutečnost, že služby ePortálu ČSSZ může za jiný subjekt využívat výhradně fyzická osoba (nikoliv osoba právnická).
Zaměstnavatel bude mít k dispozici po přihlášení na ePortálu ČSSZ službu informace o DPN zaměstnance, která mu poskytne detailní informace k dočasné pracovní neschopnosti každého zaměstnance, a službu přehled DPN zaměstnance, tj. souhrnný přehled všech práce neschopných zaměstnanců. Výstup s detailními informacemi o jednotlivém případu dočasné pracovní neschopnosti bude možné uložit jako PDF soubor podepsaný elektronickou pečetí.
První služba poskytne zaměstnavateli po zapsání rodného čísla zaměstnance seznam dočasných pracovních neschopností uvedeného zaměstnance až za období tří let zpětně, pokud tak dlouho byl tento zaměstnanec u zaměstnavatele zaměstnán (přihlášen k pojištění).
Druhá služba zobrazí zaměstnavateli přehled všech zaměstnanců mzdové účtárny (rozlišené variabilním symbolem přiděleným OSSZ), kterým u ní trvalo zaměstnání. A to opět v rozsahu maximálně 3 let zpětně. Zaměstnavatel si může zvolit časový interval.
Alternativou bude služba data zaměstnavatelům o DPN přes kanál veřejného rozhraní pro elektronické podání (APEP). Služba bude fungovat na principu dotaz - odpověď. Tento kanál aktuálně slouží k přijímání elektronických podání zaměstnavatelů. Od ledna 2020 bude možné prostřednictvím této služby automatizovaně a průběžně stahovat do příslušného softwaru informace o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců. Zaměstnavatel, který bude chtít využít této služby, zašle svůj dotaz podepsaný uznávaným elektronickým podpisem. Odpověď bude odeslána zpět zašifrovaná, čitelná pouze pro identifikovanou osobu. Tuto službu však nelze využívat bez komerčního podpisového certifikátu a nové registrace k této službě. Obdobně bude možné tyto informace stahovat i prostřednictvím systému datových schránek. Způsob zapracování do software zaměstnavatele je pak závislý na jeho dodavateli. ČSSZ poskytuje dodavatelům software pro zaměstnavatele podporu a spolupráci. O tuto službu si budou moci zaměstnavatelé požádat od prosince 2019 a žádost bude možné vyřešit elektronicky.
Nabídka zasílání notifikací s informacemi o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců
Zaměstnavatel bude mít kromě výše uvedených služeb ještě možnost prostřednictvím ePortálu ČSSZ podat žádost o trvalé zasílání notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců ze systému ČSSZ buď do datové schránky, nebo na určený e-mail zaměstnavatele. Základním předpokladem pro odeslání notifikace je skutečnost, že došlo u práce neschopného zaměstnance ke ztotožnění zaměstnavatele. Notifikace bude obsahovat údaje o vzniku, trvání a ukončení každé dočasné pracovní neschopnosti jeho zaměstnanců.
Notifikace zasílané do datové schránky budou obsahovat údaje o zaměstnanci a jeho dočasné pracovní neschopnosti ve formě PDF souboru i XML souboru pro případné automatizované zpracování (zaměstnavatel je využije i pro účely výplaty náhrady mzdy v době dočasné pracovní neschopnosti).
Notifikace zasílané do e-mailové schránky budou obsahovat pouze obecné upozornění bez osobních údajů, že prostřednictvím služeb ePortálu ČSSZ jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace o dočasných pracovních neschopnostech jeho zaměstnanců.
Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána do datové schránky již v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ. Půjde o prozatímní informativní zprávu zatím neověřenou v systémech ČSSZ, že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele lékař uznal dočasnou pracovní neschopnost. Je tomu tak proto, aby zaměstnavatel byl co nejrychleji upozorněn, zaslání ověřené notifikace pak bude následovat po zpracování podání na straně ČSSZ. Ověřená notifikace bude zasílána do datové schránky zaměstnavatele následně po zpracování v agendových systémech ČSSZ a půjde o nahlášení těchto situací: hlášení o vzniku DPN, potvrzení o trvání DPN, hlášení o ukončení DPN. Součástí budou kompletní údaje, které zaměstnavatel může potřebovat. Jedná se zejména o identifikační údaje zaměstnance, číslo rozhodnutí o DPN, údaje o lékaři, který DPN vystavil, název zaměstnavatele, druh činnosti, datum vzniku, trvání či ukončení DPN, údaje o povolených vycházkách, o místě pobytu zaměstnance v době DPN, upozornění na podezření na úraz. Žádost o notifikace bude možné podat od prosince 2019 a bude možné ji vyřídit elektronicky.
Neschopenky vystavené do konce roku 2019
Neschopenky vystavené na stávajícím pětidílném tiskopisu do 31. 12. 2019 budou nadále zpracovávány stávajícím způsobem prostřednictvím všech dílů papírových tiskopisů, tj. i těch, které jsou určeny pro zaměstnavatele a tiskopisů, které bude zaměstnavatel po doručení pojištěncem předávat příslušné okresní správě sociálního zabezpečení, a to až do úplného ukončení těchto konkrétních dočasných pracovních neschopností.
Shrnutí
Pokud si shrneme poslední tři články, ve kterých jsme se věnovali eNeschopence, můžeme konstatovat, že dojde k opravdu významné změně při rozhodování o dočasné pracovní neschopnosti, která přinese řadu výhod všem zúčastněným aktérům. Lékaři nebudou muset pracně vypisovat neschopenky, údaje o pacientech se jim budou stahovat do jejich zdravotnického software, zaměstnavatelé budou mít k dispozici řadu nových služeb a současně se jim sníží administrativní zátěž a zaměstnanci, u kterých dojde ke ztotožnění, mohou na Portálu ČSSZ sledovat stav výplaty své dávky. Zaměstnanci zůstává povinnost, aby o své dočasné pracovní neschopnosti informoval vhodným způsobem (příp. dohodnutým) zaměstnavatele.
ČSSZ zřídí pro zaměstnavatele další důležité služby pro zajištění jejich informovanosti o dočasných pracovních neschopnostech jejich zaměstnanců. Jedná se například o službu "Informace o DPN zaměstnance" na ePortálu ČSSZ pro ověření údajů o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců nebo o službu "Data zaměstnavatelům o DPN" ke stažení údajů o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců přes kanál veřejného rozhraní pro elektronické podání do příslušného software zaměstnavatele, a dále o zasílání elektronických notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců. Zaměstnavatelům vznikne nová povinnost, a to zasílat přílohu k žádosti o nemocenské výhradně elektronicky.
Použité zdroje:
eNeschopenka [online]. Česká správa sociálního zabezpečení [cit. 2. 10. 2019]. Dostupné z: https://www.cssz.cz/web/eneschopenka.