Co se skrytými přesčasy?

Nejprve připomeňme, jaké jsou formy neboli způsoby rozvržení pracovní doby. Jsou čtyři, a to rozvržení rovnoměrné, nerovnoměrné, pružné a konto pracovní doby. U rovnoměrného rozvržení, kdy pracovní doba je podle rozvrhu směn každý týden stejně dlouhá [§ 78 odst. 1 písm. l) zákoníku práce – dále též zkratka ZP] se se skrytými přesčasy nesetkáváme. U pružného rozvržení pracovní doby je prací přesčas práce nad stanovenou týdenní pracovní dobu a nad základní pracovní dobu (§ 98 odst. 1 ZP v souvislosti s § 85 odst. 1 až 4 ZP). V tomto způsobu rozvržení pracovní doby o skryté přesčasy nejde – pokud zaměstnanec odpracuje více hodin v rámci vyrovnávacího období, než bylo potřeba, protože si chce práci přesčas „vyfabrikovat“, avšak zaměstnavatel mu to neuzná, neboť práci nad stanovenou týdenní pracovní dobu zaměstnanec nekonal ani na příkaz zaměstnavatele, ani s jeho souhlasem, o práci přesčas nejde. Naopak, u konta pracovní doby je skrytá práce přesčas vždy, neboť prací přesčas je podle ustanovení § 98 odst. 2 ZP práce konaná nad stanovenou týdenní pracovní dobu, která je násobkem této týdenní pracovní doby a počtu týdnů vyrovnávacího období. V kontu se tak práce přesčas zásadně zjišťuje až v návaznosti na ukončení vyrovnávacího období pracovní doby, které může činit až 26 týdnů či podle kolektivní smlouvy až 52 týdnů.

Problém se skrytými (čili nevyznačenými) přesčasy tak vnímáme jen u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby. To je v ustanovení § 78 odst. 1 písm. m) ZP vymezeno tak, že zaměstnavatel nerozvrhuje pracovní dobu (stanovenou čili plnou nebo kratší pracovní dobu, dohodnutou se zaměstnancem nebo jemu umožněnou) na jednotlivé týdny rovnoměrně. V tomto případě nesmí průměrná týdenní pracovní doba přesáhnout stanovenou týdenní pracovní dobu, popřípadě kratší pracovní dobu za vyrovnávací období nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích. Kolektivní smlouva může toto období vymezit až na 52 týdnů po sobě jdoucích. Uvedené hranice 26, popřípadě 52 týdnů jsou maximální možnou délkou vyrovnávacího období, v němž musí být rozvrhem směn délka pracovní doby vyrovnána na její normu danou v ustanovení § 79 odst. 1 a 2 ZP, popřípadě na délku dohodnutou v kolektivní smlouvě, nebo danou vnitřním předpisem u zaměstnavatelů odměňujících mzdou podle ustanovení § 79 odst. 3 ZP. Zákonem je dána délka stanovené týdenní pracovní doby obecně na 40 hodin týdně, u zaměstnanců v třísměnném a nepřetržitém pracovním režimu na 37,5 hodiny týdně (což se týká též zaměstnanců v podzemí při těžbě surovin, v důlní výstavbě a na báňských pracovištích geologického průzkumu) a u zaměstnanců v dvousměnném pracovním režimu na 38,75 hodiny týdně.

Základní otázkou tak je, jak uvedenou týdenní pracovní dobu nerovnoměrně rozvrhnout na jednotlivé týdny. Mnozí zaměstnavatelé to neumějí, a proto se dopouštějí porušení zákona. Tradičně jsou daná pravidla respektována například v železniční dopravě, kde je rozvrhování směn do tzv. turnusů prováděno již od dob starého Rakouska. Naopak, největší chaos v této věci je ve zdravotnictví a v odvětví sociální péče.

Zaměstnavatel musí nejprve zjistit použitelný fond pracovní doby za vyrovnávací období. Na prvním místě je tedy třeba stanovit délku tohoto období. To může být až již uvedených 26 týdnů, popřípadě podle kolektivní smlouvy až 52 týdnů, avšak v tomto rámci může být období dáno jakkoliv, to znamená, že nemusí být dáno násobkem týdnů. Stanovit ale vyrovnávací období v délce dané násobkem týdnů je vhodné tehdy, jestliže jsou směny standardně dlouhé, tj. při 40hodinové týdenní pracovní době 8 hodin, při týdenní pracovní době 38,75 hodiny je to 7,75 hodiny a při 37,5hodinové týdenní pracovní době 7,5 hodiny. V takovém případě vychází počet plánovaných směn celým číslem, tj. bez zlomků, které jsou vždy určitým problémem.

Jestliže jsou směny jinak dlouhé, například 11 až 12 hodin, potom délka vyrovnávacího období daná násobkem týdnů již nepřináší žádnou výhodu. Může být proto dáno například i násobkem měsíců (např. 3 měsíce). Za naprosto nevhodnou délku tohoto období je třeba považovat 1 kalendářní měsíc, neboť každý měsíc je jinak dlouhý – v takovém případě zpravidla vychází bohužel počet směn necelým číslem (zde jde o výklad k nerovnoměrnému rozvržení, naopak u pružného rozvržení je kalendářní měsíc vhodným vyrovnávacím obdobím, protože se v praxi týká zaměstnanců, kteří pracují od pondělí do pátku). Vyrovnávací období by mohlo být dlouhé například i 2 týdny (tzv. krátké a dlouhé týdny u personálu restaurací), avšak čím kratší toto období je, tím menší flexibilitu při stanovení rozvrhu směn a jeho změn zaměstnavatel má. Je třeba říci, že u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby není možné přesouvat směny z jednoho vyrovnávacího období do druhého, neboť každé vyrovnávací období je uzavřené. Právě s ohledem na možnosti eventuálních změn rozvrhu je vhodné volit spíše delší vyrovnávací období, a to až s využitím uvedených maximálních hranic.

Použitelný fond pracovní doby (v rámci směn) za příslušné vyrovnávací období je dán vzorcem:

PFPD vo = TPD x PT vo, přitom

PFPD vo = použitelný fond pracovní doby za vyrovnávací období,

TPD = týdenní pracovní doba (stanovená týdenní pracovní doba nebo sjednaná či povolená kratší pracovní doba zaměstnance),

PT vo = počet týdnů vyrovnávacího období.

Jen tento fond pracovní doby lze (a je s ohledem na § 34b odst. 1 ZP i nutné) zaměstnanci rozvrhnout. Nikoliv méně, ani více.

Jestliže jsou všechny směny zaměstnance stejně dlouhé, lze počet směn, které je možné zaměstnanci naplánovat za vyrovnávací období, vypočítat s použitím vzorce:

PSm vo = PFPD vo : DSm, přitom

PSm vo = počet směn za vyrovnávací období,

PFPD vo = použitelný fond pracovní doby za vyrovnávací období (viz výše uvedený vzorec),

DSm = délka směny.

Jestliže by v uvedeném příkladu bylo vyrovnávací období 52 týdnů na základě ujednání v kolektivní smlouvě, byl by použitelný fond pracovní doby 1 950 hodin a počet směn za vyrovnávací období 260.

Častou chybou, které se zaměstnavatelé dopouštějí u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby, je uplatňování obecného měsíčního fondu pracovní doby (uváděného v plánovacích kalendářích). Každý zaměstnanec má však tuto tzv. normu pracovní doby dánu rozvrhem směn vycházejícím ze stanovené týdenní pracovní doby. Ta nemůže být u všech zaměstnanců zařazených ve stejném pracovním režimu totožná – jde o „individuální fond pracovní doby“. Jestliže jej zaměstnanec naplní, nemohou mu žádné hodiny chybět ani přebývat. Práce nad rámec tohoto harmonogramu je prací přesčas. Plánovací kalendář je použitelný jen u rovnoměrného rozvržení pracovní doby, a to ještě za podmínky, že je práce konána od pondělí do pátku při stejné délce směn – pokud některé z těchto hledisek není splněno, jsou uvedená čísla nepoužitelná. Proto nářky zaměstnavatelů, že vznikají v měsíci jakési plusové či minusové hodiny, když zaměstnanec pracuje podle rozvrhu směn, jsou zpravidla jen nepochopením věci.

Podle výše uvedených pravidel je třeba rozvrhnout pracovní dobu v plném rozsahu – nelze rozvrhnout ani méně, ani více pracovních hodin. Menší počet hodin v rozvrhu je nepřípustný podle ustanovení § 34b odst. 1 ZP, podle něhož zaměstnanci v pracovním poměru musí být přidělována práce v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby, s výjimkou konta pracovní doby (a logicky též s výjimkou kratší pracovní doby). Pokud by naopak bylo rozvrhnuto více, jde o již uvedené skryté přesčasy. Předmětem rozvrhu jsou směny – ty jsou v ustanovení § 78 odst. 1 písm. c) ZP vymezeny jako část týdenní pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen na základě předem stanoveného rozvrhu pracovních směn odpracovat. Pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel a určí začátek a konec směn (§ 81 odst. 1 ZP). Práce přesčas tak není předmětem rozvrhu pracovní doby – tím jsou pouze směny (viz však dále).

Obvyklou chybou provozních vedoucích zaměstnanců je, že rozvrhují pracovní dobu příslušného počtu zaměstnanců, které mají k dispozici tak, aby byl provoz těmito zaměstnanci zajištěn. Tento postup je nesprávný a často vede právě k oněm skrytým přesčasům. Pokud například je zajišťován nepřetržitý provoz (nepřetržitý pracovní režim), a to na 3 směny (ranní, odpolední a noční), je třeba k plnému obsazení každého pracovního místa téměř 4,2 zaměstnance. Zaměstnavatel ale má k dispozici 4 skupiny zaměstnanců (v době první republiky je zákon označoval jako „střídy“, neboť se střídají), kterými v rozvrhu příslušná pracovní místa obsadí, takže rozvrh logicky musí zahrnovat skryté přesčasy. Postup má být opačně – tj. po zjištění použitelného fondu pracovní doby za vyrovnávací období je třeba jen tento zaměstnancům rozplánovat, čímž budou odhaleny směny, které nejsou zaměstnanci obsazeny. Obsazení těchto tzv. bílých míst je možné zajistit přijetím dalších zaměstnanců, např. tzv. střídačů, nebo plánovanou prací přesčas. Rozvrh pracovní doby však obsahuje bohužel často i skrytou práci přesčas, která není od „normální“ pracovní doby oddělena.

Obecné vymezení práce přesčas, které se týká rovnoměrného i nerovnoměrného rozvržení pracovní doby podle ustanovení § 78 odst. 1 písm. i) ZP, stanovuje pro tuto práci tři podmínky, které musí být kumulativně (současně) splněny. Jde o práci konanou za prvé na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem, za druhé nad stanovenou týdenní pracovní dobu, vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby, a za třetí konanou mimo rámec rozvrhu pracovních směn. Znamená to, že vždy musí být zřejmé, co je práce ve směně a co je eventuální prací přesčas (odchylky jsou u pružné pracovní doby a u konta pracovní doby). Není proto možné vzít plánovací kalendář a například říci, že podle něj v daném kalendářním měsíci mělo být 182 hodin a protože zaměstnanec odpracoval třeba 196 hodin, je 14 hodin práce přesčas. Práce přesčas tak není pouhý matematický výsledek, ale je nutné ji posoudit ve vztahu k rozvrhu směn. U tzv. skrytých přesčasů obvykle není problém, že by zaměstnavatel neměl vůli práci přesčas zaměstnancům zaplatit, včetně příplatku, ale problém je v posouzení, co touto prací je. To souvisí s dále uvedeným důsledkem v souvislosti s čerpáním dovolené a překážkami v práci.

Podle ustanovení § 93 ZP musí být práce přesčas výjimečná a lze ji nařídit jen z vážných provozních důvodů, a to v rámci rozsahu, který zákoník práce stanoví (ten odlišuje rozsah práce přesčas, kterou lze nařídit, od práce přesčas, kterou lze konat v dohodě se zaměstnancem až do celkového přípustného limitu – tato otázka však není předmětem tohoto výkladu). Jestliže je potřeba práce přesčas předem známa, je ji možné zaplánovat. Tato práce přesčas však není součástí rozvrhu pracovních směn, avšak rozvrh jako nástroj řízení je možné k tomuto plánování využít, pokud zaměstnavatel respektuje, v jakém rozsahu může tuto práci nařídit a v jakém ji musí se zaměstnancem dohodnout. Požadavek výjimečnosti této práce však neumožňuje, aby byla plánována v pravidelném algoritmu. Jestliže však plánována je, musí být od směn odlišena, a to například barevně a její rozsah v hodinách nesmí být sčítán s pracovními hodinami ve směnách. Toto odlišení práce přesčas od směn je nezbytné proto, že i plánovaná práce přesčas se chová jinak při překážkách v práci a při čerpání dovolené. Tato práce odpadne. Jestliže je práce přesčas ale skryta, důsledkem je, že je v této době například potencionálně čerpána dovolená nebo poskytována náhrada mzdy při překážkách v práci, včetně dočasné pracovní neschopnosti (DPN). Právě z důvodu, že náhrada mzdy při DPN nepodléhá odvodu daně z příjmu ze závislé činnosti a pojistného na sociální a zdravotní pojištění, dochází při skrytých přesčasech (potencionálně) k neoprávněnému krácení odvodu daně a pojistného.

Pro zpracování rozvrhu pracovní doby a jeho změny platí pravidlo dané v ustanovení § 84 ZP. Zaměstnavatel je povinen vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby a seznámit s ním nebo s jeho změnou zaměstnance nejpozději 2 týdny a v případě konta pracovní doby 1 týden před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem na jiné době seznámení. Obdobím, na které je pracovní doba rozvržena, je vyrovnávací období, takže rozvrh musí být zpracován na celé vyrovnávací období. Může být však měněn, avšak při jeho změně se musí vždy vycházet z použitelného fondu pracovní doby za vyrovnávací období, který nesmí být překročen ani nesplněn. Jestliže tedy zaměstnavatel ruší zaměstnanci změnou rozvrhu například 1 směnu, musí mu v rámci vyrovnávacího období tuto směnu ve stejné délce jindy přidat. Pro operativní provádění změn rozvrhu je velmi účelná dohoda se zaměstnanci o možné kratší době seznámení s takovou změnou (např. 2 dny předem), která může být eventuálně sjednána i v pracovní smlouvě.

V některých odvětvích (např. v hutnictví či energetice) se tradičně používá tzv. klouzavé volno, které ale zákon od roku 2001 nepřipouští. Do té doby s ním počítaly dřívější odvětvové předpisy o nerovnoměrném rozvržení pracovní doby, které ale byly zrušeny novelou tehdejšího zákoníku práce č. 65/1965 Sb., provedenou zákonem č. 155/2000 Sb. Klouzavé volno vlastně znamenalo, že bylo v rozvrhu plánováno více směn, než vyplývalo ze stanovené týdenní pracovní doby a ty byly kompenzovány tímto tzv. klouzavým volnem, které mělo vlastně povahu náhradního volna za skrytou práci přesčas. Tento postup je již více než 15 let protiprávní, přesto se však stále vyskytuje.

Skrytá práce přesčas je naplněním skutkové podstaty správního deliktu zaměstnavatele (právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby) podle ustanovení § 28 odst. 1 písm. a) a b) zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnavatel totiž nestanoví jednotlivým zaměstnancům pracovní dobu podle režimu jejich práce a nezajistí splnění podmínek při rozvržení pracovní doby, ačkoliv k tomu má povinnost podle zákoníku práce. V těchto případech hrozí zaměstnavateli pokuta od orgánu inspekce práce až do 2 milionů Kč. Skryté přesčasy je tedy třeba eliminovat, a to postupem, který byl v tomto článku uveden.