Vše o Přehledech zaměstnavatele ve zdravotním pojištění

Do právní úpravy platné ve zdravotním pojištění bylo ustanovení o povinnosti zaměstnavatele zasílat Přehledy včleněno novelou č. 127/1998 Sb., která nabyla účinnosti dnem 30. 6. 1998. Na základě této novelizace jsou zaměstnavatelé povinni zasílat požadované Přehledy od července 1998, což je z historického hlediska odlišnost například od správy sociálního zabezpečení, kde byly tyto Přehledy vyžadovány již dříve.

Údaje sdělované zdravotní pojišťovně

Podle zákona jsou zaměstnavatelé povinni podávat Přehledy všem zdravotním pojišťovnám, u kterých jsou pojištěni jejich zaměstnanci. Tento Přehled obsahuje součet vyměřovacích základů všech zaměstnanců (i bývalých), pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. To znamená, že do celkového počtu zaměstnanců se zahrnují všichni zaměstnanci, tedy i ti, kterým nebyl v rozhodném období, za které se pojistné platí, zúčtován žádný příjem (např. nemoc, žena na mateřské dovolené stále vedená jako zaměstnanec, důchodce s celoměsíčním neplaceným volnem apod.).

Příslušný formulář (buď předtištěný zdravotní pojišťovnou, nebo zpracovaný počítačově se všemi požadovanými náležitostmi) vyplňují všichni zaměstnavatelé, kteří v měsíci, za který se hlášení podává, byli povinni odvést zdravotní pojišťovně pojistné za své zaměstnance, pojištěné u zdravotní pojišťovny. Případně může být oznámena skutečnost, že v daném měsíci je evidován určitý počet zaměstnanců, přičemž úhrnný vyměřovací základ může být nulový (např. u zaměstnavatele je pouze jeden pracovník dlouhodobě nemocný).

Bez ohledu na stanovený den výplaty je zaměstnavatel povinen předávat tento Přehled zdravotním pojišťovnám (a rovněž uhradit příslušné pojistné na zdravotní pojištění připsáním platby na příslušný účet zdravotní pojišťovny) v období od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.

Počet zaměstnanců na Přehledu

Na základě dlouholeté praxe výkonu kontrolní činnosti u zaměstnavatelů mohu zodpovědně konstatovat, že ne všichni zaměstnavatelé zcela přesně vědí, které osoby se jako zaměstnanci započítávají do celkového počtu zaměstnanců, uváděného na Přehledu. Z důvodu chybného postupu zaměstnavatele pak počet zaměstnanců evidovaný v informačním systému zdravotní pojišťovny nesouhlasí v příslušném kalendářním měsíci s počtem zaměstnanců na Přehledu. Proto je cílem tohoto článku předejít těmto nesrovnalostem, které tak musejí být řešeny součinností zdravotní pojišťovny a zaměstnavatele.

Připomeňme si některé ze zásad bezprostředně souvisejících s posuzováním zaměstnání z pohledu zdravotního pojištění. Do celkového počtu zaměstnanců se započítávají osoby, kterým plynou nebo by měly plynout příjmy ze závislé činnosti, zdaňované podle § 6 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP), anebo výše příjmu zakládá účast na zdravotním pojištění. Naopak výjimky, kdy se osoby nepovažují ve zdravotním pojištění za zaměstnance (a tudíž se do počtu zaměstnanců na Přehledu nezahrnou), jsou taxativním výčtem uvedeny v ustanovení § 5 písm. a) v bodech 1.-7. zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Do počtu zaměstnanců se započítá osoba bez ohledu na to, zda zaměstnání trvá po celý kalendářní měsíc nebo jen po jeho část. Při souběžných příjmech u jednoho zaměstnavatele, zakládajících účast na zdravotním pojištění, se osoba jako zaměstnanec započítává pouze jedenkrát.

V příslušném kalendářním měsíci se do celkového počtu zaměstnanců na Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele například započítávají:

• osoby pracující na základě pracovní smlouvy (jedná se o příjem zdaňovaný podle § 6 ZDP) - bez ohledu na výši příjmu, případně i s potřebou dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ,
• osoby s příjmy charakteru funkčních požitků podle § 6 odst. 1 písm. a) bodu 2. a odst. 10 ZDP (například osoby s odměnami za výkon funkce a plnění poskytovaná v souvislosti se současným nebo dřívějším výkonem funkce v orgánech obcí a jiných orgánech územní samosprávy, ve spolcích a zájmových sdruženích apod.),
• osoby pracující na dohodu o provedení práce při příjmu převyšujícím 10 000 Kč,
• osoby pracující na dohodu o pracovní činnosti s příjmem alespoň 2 500 Kč (Poznámka k oběma dohodám: do konce roku 2014 se nesčítaly příjmy z více dohod u jednoho zaměstnavatele, od data 1. 1. 2015 se ve zdravotním pojištění pro účel vzniku zaměstnání sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele),
• ženy na mateřské nebo osoby na rodičovské dovolené nebo příjemci rodičovského příspěvku, u kterých trvá pracovní poměr (zaměstnání),
• členové statutárního orgánu s příjmem, případně ti členové, kteří aktuálně příjem nevykazují, avšak bude jim v budoucnu příjem zúčtován (například i placení členové výborů Společenství vlastníků),
• funkcionáři (uvolnění i neuvolnění) s příjmy za výkon funkce,
• společníci a jednatelé společnosti s ručením omezeným, komanditisté komanditní společnosti, vykonávající pro společnost práci na základě pracovněprávního vztahu nebo s příjmem i bez tohoto vztahu,
• osoby, kterým dodatečně vzniklo zaměstnání na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (například osobě pracující na dohodu o provedení práce s příjmem 10 000 Kč je po skončení dohody zúčtován příjem na základě této dohody - zaměstnání vzniká v posledním kalendářním měsíci trvání dohody),
• osoby pracující v jednodenním zaměstnání na dohodu o provedení práce, pokud příjem převýšil 10 000 Kč,
• osoby pracující v tzv. nekolidujícím zaměstnání (tj. s příjmem do poloviny minimální mzdy),
• studenti jako brigádníci (během prázdnin nebo i v průběhu studia), pokud jsou z pohledu zdravotního pojištění zaměstnanci,
• zaměstnanci nemocní po celý kalendářní měsíc,
• zaměstnanci celodenně osobně a řádně pečující alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o 2 děti do 15 let věku bez příjmu po celý kalendářní měsíc (například nemoc, neplacené volno, ošetřování dítěte mladšího 10 let apod.),
• zaměstnanci, kterým je po celý kalendářní měsíc vykázáno neplacené volno nebo neomluvená absence,
• zaměstnanci, kteří v daném měsíci zemřeli,
• osoby ze zahraničí, které jsou z titulu zaměstnání u českého zaměstnavatele účastny českého systému veřejného zdravotního pojištění,
• osoby bez pracovněprávního vztahu k družstvu, vykonávající práci (funkci) v orgánu družstva a tímto družstvem i odměňované při příjmu alespoň 2 500 Kč,
• svědci u soudu.

Naopak se do celkového počtu zaměstnanců na Přehledu v příslušném kalendářním měsíci nezapočítávají:

• osoby, jejichž příjem na dohodu o pracovní činnosti nedosáhne 2 500 Kč nebo na dohodu o provedení práce nepřevýší 10 000 Kč (v případě trvající dohody a poklesu příjmu pod některou z těchto rozhodných částek je zapotřebí osobu jako zaměstnance na příslušný kalendářní měsíc odhlásit), podmínky platné pro sčítání příjmů u dohod jsou uvedeny výše,
• členové družstva (včetně funkcionářů družstva), kteří bez pracovněprávního vztahu k družstvu vykonávají pro družstvo práci při příjmu nižším než 2 500 Kč,
• členové statutárního orgánu, kteří nemají a ani nebudou mít příjem,
• osoby v měsíci, do kterého jim byl zúčtován příjem po skončení zaměstnání,
• žáci nebo studenti pouze s příjmy ze závislé činnosti za práci z praktického výcviku,
• bývalý zaměstnanec, který onemocní v ochranné lhůtě po rozvázání pracovního poměru,
• příjemci plnění u sjednané konkurenční doložky (tedy po skončení zaměstnání).

Příjem po skončení zaměstnání

Do celkového počtu zaměstnanců se nezapočítávají osoby, které se nepovažují z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance (viz výše) anebo již nejsou zaměstnanci zaměstnavatele. Je-li zúčtován příjem bývalému zaměstnanci, pak platí, že v měsíci, do kterého je příjem zúčtován:

• se tato osoba do počtu zaměstnanců na Přehledu nezahrne;
• odvede zaměstnavatel pojistné ze skutečné výše příjmu (odměny) bez nutnosti dodržet minimální vyměřovací základ;
• se na Přehled připočítá částka vyměřovacího základu a částka pojistného. Kdyby například zaměstnavatel již neměl v příslušném měsíci žádné zaměstnance, a dodatečně zúčtovaná odměna by činila 10 000 Kč, byl by na Přehledu za tento měsíc úhrn vyměřovacích základů 10 000 Kč, výše pojistného 1 350 Kč, počet zaměstnanců 0.

Obzvláště obezřetný by měl být zaměstnavatel v situaci, kdy například do ledna zúčtuje zaměstnanci plnění (odměnu) po skončení jeho pracovního poměru. Pokud by totiž tento bývalý zaměstnanec změnil standardní cestou zdravotní pojišťovnu k 1. 1., muselo by být pojistné odvedeno již ve prospěch té zdravotní pojišťovny, ke které zaměstnanec přestoupil. V takových případech doporučuji si vhodnou formou situaci u zdravotní pojišťovny ověřit. K obdobné situaci může dojít třeba i při platbě z titulu konkurenční doložky.

Opravný Přehled

Na základě Přehledu podaného zaměstnavatelem nezjistí zdravotní pojišťovny výši hrubé mzdy jednotlivých zaměstnanců (s výjimkou případu, kdy je zaměstnán pouze jeden zaměstnanec), mohou však snadno porovnat údaje týkající se počtu zaměstnanců, uváděné zaměstnavatelem, s evidencí ve svém informačním systému. Proto některé zdravotní pojišťovny v případě zjištění rozporu upozorňují zaměstnavatele na potřebu dořešení takového stavu. Jestliže zaměstnavatel zjistí jakoukoli chybu v některém ze tří uváděných údajů (úhrn vyměřovacích základů, výše pojistného, počet zaměstnanců), podává zdravotní pojišťovně opravný Přehled, a to za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází. Podání opravného Přehledu je důležité mj. proto, že zdravotní pojišťovny musejí disponovat validními údaji již z toho důvodu, že pro každou z nich je důležité vědět úhrn pojistného, na které mají ze zákona nárok proto, aby mohly být prostřednictvím výdajové stránky systému řádně placeny hrazené služby vykázané smluvními poskytovateli.

Na základě poznatků a zkušeností z praxe uvádím charakteristiku některých případů, vyžadujících potřebu podání opravného Přehledu. Zaměstnavatel podává opravný Přehled například v situaci, kdy:

• nezahrnul některé plnění do vyměřovacího základu zaměstnance [zaměstnanci bylo v souladu s vyhláškou o FKSP poskytnuto nepeněžní bezúplatné plnění podle § 6 odst. 9 písm. g) ZDP v hodnotě 3 400 Kč -nadlimitní“ částka 1 400 Kč podléhá zdanění i odvodu pojistného na zdravotní pojištění],
• nesprávně odvedl pojistné ze skutečné výše příjmu a dodatečně provedl dopočet do minimálního vyměřovacího základu (příjem zaměstnance pracujícího na zkrácený pracovní úvazek činil stabilně 11 600 Kč, od ledna 2018 zaměstnavatel neprováděl dopočet do minimálního vyměřovacího základu),
• po skončení některé z dohod, která výší příjmu nezaložila vznik zaměstnání, zúčtoval zaměstnanci odměnu a v součtu výše odměny a příjmu v posledním kalendářním měsíci trvání této dohody bylo dosaženo částky potřebné pro vznik zaměstnání (na základě dohody o provedení práce s pravidelným příjmem 10 000 Kč, trvající od 2. 1. 2018 do 30. 4. 2018, byla do července zúčtována odměna 2 000 Kč - v měsíci dubnu vznikne zaměstnání, pojistné z vyměřovacího základu 12 000 Kč se odvede za červenec),
• zapomněl započítat do celkového počtu zaměstnanců osobu, ačkoliv byla jako zaměstnanec v zákonné osmidenní lhůtě přihlášena a pojistné bylo řádně odvedeno,
• v případě trvající dohody o pracovní činnosti poklesl příjem pod rozhodnou částku (dohoda o pracovní činnosti byla sjednána od 5. 1. 2018 do 31. 12. 2018 s příjmem 4 000 Kč, v měsíci dubnu příjem poklesl na 2 200 Kč, v ostatních měsících příjem vždy činil alespoň 2 500 Kč - zaměstnavatel měl použít kód „O“ k datu 31. 3. a kód „P“ k datu 1. 5.),
• z důvodu opožděného oznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem odváděl po určitou dobu pojistné nesprávné zdravotní pojišťovně (opravné Přehledy je zapotřebí podat oběma zdravotním pojišťovnám za všechny měsíce, ve kterých ke změně dochází),
• neplatně rozvázal se zaměstnancem pracovní poměr, a tudíž musí osobu jako zaměstnance dodatečně se zpětnou platností přihlásit atd.

Nesplnění zákonné povinnosti

Jestliže zaměstnavatel nesplní povinnost podat Přehled podle § 25 odst. 3 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů, a tuto povinnost nesplní ani ve lhůtě stanovené zdravotní pojišťovnou, může zdravotní pojišťovna stanovit rozhodnutím pravděpodobnou výši pojistného, pokud byl plátce v zaslané výzvě na tento následek upozorněn. Jelikož se nepodáním Přehledu jedná o závažné porušení povinností ve zdravotním pojištění, může zdravotní pojišťovna mimoto uložit nesvědomitému zaměstnavateli pokutu, a to až do výše 50 000 Kč.

Právní předpisy citované v rubrice ZDRAVOTNÍ POJIŠTĚNÍ (předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)

• zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění
• zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
• zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů
• zákon č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře
• zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii
• zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád)