Hlavní zdroj nedostatků v práci svých spolupracovníků vedoucí většinou vidí v jejich osobních slabinách. Ty se pochopitelně vyskytnout mohou, jejich role však nemusí být rozhodující. Lidé v organizacích totiž většinou jednají podle toho, jak jsou řízeni, a příčinou nedostatků v jejich práci tak mohou být i řídicí chyby. Článek se zabývá nejčastějšími příčinami, proč zaměstnanci z důvodů řídicích chyb či organizačních pochybení nepostupují tak, jak jejich vedoucí či organizace očekávají, a jak těmto nedostatkům předejít.
Neplní-li zaměstnanci své úkoly správně, mohou být příčinou dva hlavní faktory. Zaprvé jde o chyby, kterých se při řízení pracovníků dopouštějí jejich vedoucí, a to většinou aniž si to uvědomují. Do stejné skupiny občas spadají i chyby, kterých se dopouštějí organizace jako celek.
Teprve na druhém místě obvykle stojí dočasná či trvalá osobní omezení zaměstnanců, většinou nedostatečné schopnosti, nevhodné osobní rysy (například nízká odpovědnost, sklon k problémovému jednání apod.) či chybějící vnitřní motivace pracovníků. I tyto faktory však často souvisejí s nevhodným výběrem osob, tedy rozhodnutím vedoucího či jeho organizace.
Příčiny související s nesprávným řízením pracovníků zahrnují jak ty, které vznikají ještě předtím, než zaměstnanci svou práci zahájí, tak ty, které vznikají až poté, co zaměstnanci své úkoly začali vykonávat. V prvním případě souvisí se způsobem, jak jsou jim jejich úkoly zadány, ve druhém s tím, jakou zpětnou vazbu dostávají.
Nejasné úkoly a nedostatečná motivace
Do první skupiny nedostatků v řízení zaměstnanců patří především nejasně stanovené a vysvětlené úkoly, priority a postupy, které by pracovníci měli vykonávat či dodržovat, a nedostatečná motivace k jejich plnění, kterou vedoucí při jejich zadání vytvoří.
Jde o případy, kdy zaměstnanci nevědí přesně, co se od nich očekává, nebo jim nejsou jasné jejich priority, a to proto, že jim jejich vedoucí úkol nezadal či nevysvětlil dostatečně jasně nebo konkrétně.
„Psychologický mechanismus“ této chyby je většinou jednoduchý: vedoucí, kterému je úkol (včetně jeho očekávaných výsledků, časových termínů apod.) jasný, se domnívá, že stejně srozumitelný musí být i všem ostatním, tedy i jeho podřízeným. Ve skutečnosti tomu tak často není.
Ani odpovědní a schopní zaměstnanci nemusejí vždy vědět, co přesně od nich jejich nadřízený očekává nebo potřebuje. V některých případech mohou být přesvědčeni, že úkoly dobře chápou, jejich představa však může být odlišná. Jindy se z nejrůznějších důvodů mohou obávat se svého vedoucího na podrobnější vysvětlení jeho úkolů zeptat a o povaze zadaných úkolů se proto jen domýšlejí.
Příkladem je vedoucí, který svému spolupracovníkovi řekne: „Podívejte se mi na tento problém,“ a nedodá nic bližšího. Bojí-li se ho zaměstnanec na to zeptat (aby nevypadal jako neschopný), nemůže nadřízený čekat, že řešení zadaného „úkolu“ bude odpovídat jeho očekáváním.
Důvodem nedostatků v zadání úkolů může však být i to, že úkoly nejsou formulovány jednoznačně, takže mohou být různě interpretovány.
Tak například zaměstnanec, který od svého vedoucího dostane požadavek, aby určitý úkol vykonal co nejdříve, se může domnívat, že by jej měl vykonat co nejdříve poté, kdy dokončí všechny své úkoly předchozí. Jeho vedoucí však měl na mysli,