Dobu čerpání dovolené určuje zpravidla zaměstnavatel, přičemž by měl postupovat dle písemného rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace a rady zaměstnanců, pokud u zaměstnavatele působí.
Základní informace
Při tvorbě rozvrhu čerpání dovolené zaměstnavatel přihlíží ke svým provozním poměrům, zároveň je ale povinen přihlédnout i k oprávněným zájmům zaměstnanců.
Rozvrh by měl zaměstnavatel vydat vždy zpravidla na období celého kalendářního roku, aby mohl být naplněn základní požadavek vyčerpání dovolené zaměstnanci v roce, ve kterém na ni vzniklo právo. V rámci rozvrhu by tedy měl zaměstnavatel všem zaměstnancům rozvrhnout celé jejich právo na dovolenou za daný kalendářní rok (tj. například celé 4 týdny či 5 týdnů), jakož i případnou nevyčerpanou dovolenou za předchozí kalendářní rok(y).
S přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance lze na základě jeho písemné žádosti část dovolené za kalendářní rok, na kterou vzniklo právo v příslušném kalendářním roce a která přesahuje 4 týdny a u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů, převést do následujícího kalendářního roku.
O čerpání dovolené rozhoduje zaměstnavatel a zaměstnavateli nic nebrání rozvrh čerpání dovolené následně změnit. Pro změnu rozvrhu platí stejná pravidla jako pro jeho vydání. Změnu doby čerpání dovolené, která ještě nebyla zaměstnanci nařízena (písemně určena), není zaměstnavatel povinen zaměstnanci nijak kompenzovat. Zaměstnanci nevzniká právo na čerpání dovolené v termínu určeném v rozvrhu práce. Zaměstnanci by s tímto měli počítat a dovolenou závazně objednávat až v momentě, kdy mají dovolenou zaměstnavatelem písemně určenou. Povinnost nahradit zaměstnanci náklady, které mu bez zavinění zaměstnavatele vznikly, má zaměstnavatel pouze pokud změní již písemně určenou (tedy ne pouze v rozvrhu dovolených plánovanou) dobu čerpání dovolené.
Zaměstnavatel, u kterého působí odborová organizace nebo rada zaměstnanců, potřebuje k vydání rozvrhu dovolené jejich předchozí souhlas. Pokud u něj působí odborová organizace i rada zaměstnanců, je třeba předchozího souhlasu obou. Zaměstnavatel by proto měl rozvrh nejprve předložit těmto zástupcům a v případě požadavků jej upravit. Vydání rozvrhu čerpání dovolené bez předchozího souhlasu zástupců zaměstnanců jej nečiní neplatným, jedná se ovšem o porušení povinností zaměstnavatele.