Přechod na eNeschopenky. Elektronická evidence dočasných pracovních neschopností – 2. část

Nové služby ČSSZ pro zaměstnavatele ve věci eNeschopenky

Zrušením papírových dokladů přijdou zaměstnavatelé o údaje o dočasné pracovní neschopnosti, které jim předávají jejich zaměstnanci. Pro zjišťování existence dočasné pracovní neschopnosti budou sloužit nové služby elektronické komunikace mezi zaměstnavatelem a Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ) zajišťující provoz systému, potažmo okresní správou sociálního zabezpečení (OSSZ) odpovídající za výplatu dávek nemocenského pojištění. Přehled těchto služeb byl spolu s předpoklady pro jejich fungování na straně poskytovatelů zdravotních služeb (lékařů) popsán v minulém čísle a nyní se zaměříme na podrobnější popis navrhovaného fungování jednotlivých služeb, jejich zřízení a nastavení.

Služba Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti (DZDPN)

Služba je založena na principu dotaz – odpověď pro ověření či stahování údajů o dočasných pracovních neschopnostech, a bude využitelná ze mzdového nebo personálního software zaměstnavatele, který umožní si průběžně automatizovaně stahovat informace o dočasných pracovních neschopnostech (DPN) zaměstnanců. Služba bude probíhat přes elektronický kanál VREP/APEP využívající současný příjem elektronických podání od zaměstnavatelů. Prakticky bude služba fungovat tak, že zaměstnavatel požádá prostřednictvím svého software formou dotazu zpracovaného v datové větě (XML formát) a obsahujícího zejména časový interval o sdělení všech notifikací, které vznikly v požadovaném časovém intervalu a které mají být vráceny v odpovědi na určenou e-mailovou adresu. Koncepce využití této služby předpokládá nutnost opatření žádosti elektronickým podpisem. Podpisovými kvalifikovanými certifikáty již přitom disponují pro účely zasílání elektronických podání předepsaných tiskopisů.

Obsahem notifikací za požadované období budou obdržené a zpracované tiskopisy od ošetřujícího lékaře příslušného zaměstnance, a to ve formátu datové věty XML. Nastavení této služby je plně v gesci zaměstnavatele a dle možností jeho software. Například může být nastaveno automatické zasílání dotazu každý den, týden nebo ruční zpracování dotazu za vybrané období nepřesahující délku 31 kalendářních dní. Podle informací ČSSZ o této službě bude dalším předpokladem používání nutnost pořízení komerčního certifikátu ze strany zaměstnavatele. Každá žádost musí obsahovat veřejnou část šifrovacího komerčního certifikátu zaměstnavatele, který slouží pro zašifrování dat odpovědi na e-Podání ze strany ČSSZ. Odpověď bude ČSSZ zasílat zpět zaměstnavateli (odesílajícímu systému) s obsahem standardního protokolu o zpracování a zašifrovaného seznamu notifikací o DPN. Zaměstnavatel, který prostřednictvím systému zaslal žádost a vlastní privátní část klíče šifrovacího certifikátu, dokáže jako jediný toto podání rozšifrovat.

Zaměstnavatel se bude muset registrovat pro využívání této nové služby DZDPN (resp. nového elektronického podání, kterým žádá o data). Při registraci musí uvést veřejnou část kvalifikovaného certifikátu (stejně jako u ostatních ePodání). Registrace k nové službě DZDPN budou možné od prosince 2019. Na ePortále ČSSZ v části „Služby ePortálu pro zaměstnavatele“ bude doplněn elektronický formulář týkající se žádosti o zasílání informací o DPN prostřednictvím služby DZDPN.

Obdobně bude možné tyto informace stahovat i prostřednictvím systému datových schránek, což znamená, že odpověď ČSSZ bude zasílána do určené datové schránky. V tomto případě lze zasílat odpovědi ve formátu XML nebo PDF, popřípadě oba najednou. Konkrétní rozsah nastavení této služby závisí na úrovni mzdového a personálního software.

Služba Zasílání notifikací zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti

Pro další způsob zjišťování informací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců zavádí ČSSZ novou službu zasílání elektronických notifikací (zpráv) o dočasných pracovních neschopnostech buď do datové schránky, anebo na určený e-mail zaměstnavatele. Zaměstnavatelé by měli získat téměř okamžitě přehled o vzniku, průběhu a ukončení dočasných pracovních neschopností svých zaměstnanců.

Notifikace zasílané do datové schránky budou obsahovat konkrétní údaje o zaměstnanci a jeho dočasné pracovní neschopnosti ve formě PDF souboru i datové věty v XML formátu pro případné automatizované zpracování. Jedná se o tzv. plnohodnotné datové zprávy. Naproti tomu notifikace zasílané na určenou e-mailovou adresu budou obsahovat pouze obecné upozornění, že prostřednictvím služeb ePortálu jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace.

Z pohledu obsahu a časového rozdělení budou notifikace rozděleny do dvou kategorií. Bude se jednat o prvotní a ověřené notifikace. Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána ve smyslu ust. § 116a zákona č. 187/2006 Sb. pouze do určené datové schránky v okamžiku, kdy na straně ČSSZ dojde k přijetí elektronického hlášení ošetřujícího lékaře o vystavení rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. V daném případě půjde o zatím neověřenou informaci, že u jeho zaměstnance lékař uznal vznik dočasní pracovní neschopnosti. Cílem tohoto druhu notifikace je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele o vzniku překážky na straně zaměstnance z důvodu nemoci nebo úrazu. Prvotní notifikace bude zaslána pouze v případě, že lékař při vyplňování Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti – 1. díl neschopenky údaje o zaměstnavateli vybere z údajů, které se mu nabídly z registru ČSSZ, čímž přesně ztotožní pojistný vztah zaměstnance a určí jeho zaměstnavatele. Pokud lékař vyplní hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti papírově, prvotní notifikace zasílána nebude.

Po zpracování elektronického či písemného podání v systémech ČSSZ budou ve smyslu ust. § 116 odst. 7 zákona č. 187/2006 Sb. do určené datové schránky zasílány ověřené notifikace. Konkrétně se bude jednat o situace hlášení o vzniku DPN, potvrzení o trvání DPN a hlášení o ukončení DPN. Tyto notifikace budou obsahovat kompletní údaje, které zaměstnavatel pro své účely potřebuje (identifikace zaměstnance včetně rodného čísla či evidenčního čísla pojištěnce, číslo rozhodnutí o DPN, údaje o vystavujícím lékaři, název a variabilní symbol zaměstnavatele, druh činnosti, datum vzniku, trvání, či ukončení DPN; notifikace o vzniku DPN, dále též údaje o rozsahu a době povolených vycházek a místu pobytu v době DPN a případných podezřeních na pracovní úraz, požití omamných látek apod.). Prostřednictvím e-mailové komunikace bude v dané chvíli zasláno pouze upozornění o dostupnosti nových informací v ePortále, a konkrétní informace s ohledem na ochranu osobních údajů v této formě komunikace uvedeny nebudou.

Časové rozmezí zasílání ověřených notifikací může nabývat hodnot od řádu minut až po několik dnů. Překážky rychlého zpracování mohou nastat například v těchto typických situacích:

• hlášení o vzniku, trvání, či ukončení DPN bylo přijato v papírové podobě,
• zaměstnavatel neoznámil nástup zaměstnance do zaměstnání do doby vystavení DPN, případně podal v písemné podobě, a OSSZ formulář do té doby nezpracovala a lékař tudíž nemohl vybrat zaměstnavatele ze seznamu nabízeného ČSSZ,
• lékař nevyplnil rodné číslo práce neschopného, a uvedl jen datum narození.

Podání žádosti o notifikace

Žádost o zaslání notifikací může zaměstnavatel vyplnit a podat prostřednictvím ePortálu ČSSZ. V žádosti uvede kromě základních identifikačních údajů a variabilního symbolu zaměstnavatele způsob zasílání notifikací určením datové schránky nebo e-mailové adresy. Formulář umožní volbu více datových schránek nebo několika e-mailových adres. V případě externího zpracování mezd může jít například o uvedení datové schránky zaměstnavatele a další datové schránky subjektu zpracujícího mzdovou agendu zaměstnavatele. Notifikace o vzniku, trvání a ukončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pak budou zasílány do určených datových schránek a/nebo na určené e-mailové adresy, které zaměstnavatel ve své žádosti uvedl. Podání žádosti o notifikace bude možné od prosince 2019. Prostřednictvím nové žádosti lze původní nastavení notifikací zrušit a nastavit nové.

Služby ePortálu ČSSZ

Každý zaměstnavatel, i ten, který bude využívat výše uvedených služeb, bude mít k dispozici přístup po přihlášení do služeb ePortálu ČSSZ, které mu poskytnou detailní informace k dočasné pracovní neschopnosti každého zaměstnance i souhrnný přehled všech zaměstnanců. Přihlašování do ePortálu bude umožněno jen prostřednictvím datové schránky zaměstnavatele s přístupem oprávněné osoby (u právnické osoby zpravidla osoba statutárního orgánu) nebo prostřednictvím Národní identitní autority (NIA) při využití nového občanského průkazu s čipem a aplikace eObčanka či zřízeného uživatelského účtu NIA pro přihlašování s použitím uživatelského jména, hesla a potvrzovací SMS. Využití najdou zejména zaměstnavatelé, kteří nemají zřízenou datovou schránku, nebo jiné osoby, které zaměstnavatel pověří ke službě určené pro zjišťování informací o DPN zaměstnanců.

Pověřování ke službám ePortálu

K využívání služeb ePortálu může zaměstnavatel pověřit svého zaměstnance či jinou fyzickou nebo právnickou osobu Může tak učinit prostřednictvím interaktivních tiskopisů ePortálu nebo také v písemné podobě ručním vyplněním. Tiskopisy pověřování neslouží výhradně pouze pro účely eNeschopenky, ale lze jich využít pro nastavení oprávnění podávání e-Podání tiskopisů nebo využívání jiných služeb ePortálu. Jedná o následující 4 tiskopisy.

• Sdělení zaměstnavatele o pověření zaměstnanců k eSlužbám ČSSZ. Podle současného nastavení oprávnění služby ePortálu ČSSZ pověření zaměstnanci zaměstnavatele nemohou použít možné pověření sloužícího k využívání datové schránky zaměstnavatele (pověřená osoba v systému datových schránek) pro přístup na služby ePortálu pro zaměstnavatele, a pro přístup musí zvolit autorizaci vlastní datovou schránkou fyzické osoby či podnikající fyzické osoby nebo některým z prostředků NIA (eObčanka nebo uživatelský účet NIA).
• Pověření k eSlužbám ČSSZ – zaměstnavatel pověřuje FO. Tento formulář je určen zejména pro pověření externího dodavatele personálních služeb z okruhu fyzických osob samostatně výdělečně činných.
• Pověření k eSlužbám ČSSZ – zaměstnavatel pověřuje PO. V daném případě pověřená právnická osoba může využít služeb ePortálu pro zaměstnavatele, pouze pokud se přihlásí osoba oprávněná pro přihlašování k datové schránce tohoto zmocněnce. Proto se předpokládá další pověření osob, např. zaměstnance zmocněnce nebo jiné fyzické osoby, aby mohli využít přihlášení do ePortálu statusu fyzické osoby.

Pokud se zaměstnavatel k ePortálu přihlásí, může k pověření jiného subjektu využít služeb ePortálu (jsou mu předvyplněny jeho identifikační údaje, po odeslání správných údajů je takové pověření automaticky zaznamenáno v systémech ČSSZ). Jiná plná moc pro pověření se u těchto tří typů tiskopisů nepodává.

Poslední typ pověření popisující skutečnost, že byl jiný subjekt zaměstnavatelem ke službám pověřen, nepodává samotný zaměstnavatel, ale zmocněnec (pověřená osoba). Takto může učinit za pomoci interaktivního formuláře Oznámení o pověření k eSlužbám ČSSZ (pro pověřenou osobu), k tiskopisu je třeba připojit plnou moc vystavenou zaměstnavatelem (vzor lze využít z webových stránek ČSSZ). Pověřené osoby pak mohou ke službám přistupovat prostřednictvím svých přihlašovacích údajů.

Při vyplňování jednoho z výše zmíněných druhů pověření je zapotřebí mít na paměti, že pro přístup k detailním informacím o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců zaměstnavatele je zapotřebí ve formuláři zaškrtnout službu ePortálu pro zaměstnavatele s názvem „Informace o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pro fyzické osoby – zaměstnavatele“ u zaměstnavatele fyzické osoby nebo „Informace o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pro právnické osoby – zaměstnavatele“ u zaměstnavatele právnické osoby.

Již v současnosti je pro zaměstnavatele k dispozici služba ePortálu „Informace o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance“, která bude od 1. 1. 2020 rozšířena o další detailnější informace a přehled práce neschopných zaměstnanců. Pokud zaměstnavatel udělí pověření k využívání této služby pro svého zaměstnance či jinou fyzickou či právnickou osobu ještě v roce 2019, bude podle informací ČSSZ toto pověření platné i od 1. 1. 2020.

Povinnosti zaměstnavatelů a pojištěnců

V oblasti stanovení povinností zaměstnavatele dochází přechodem na eNeschopenku k úpravě používání tiskopisů zaměstnavatele. V případě tiskopisu Příloha k žádosti (nový vzor pro rok 2020) je zaměstnavatel povinen automaticky neprodleně po 14 dnech trvání DPN zaslat uvedený tiskopis příslušné OSSZ, ale ve smyslu ust. § 97 odst. 2 zákona č. 187/2006 Sb. pouze v elektronické formě ve formátu datové věty XML na elektronickou adresu OSSZ (prostřednictvím dosavadního systému VREP pro předávání e-podání nebo ePortálu ČSSZ). Papírový tiskopis bude možno použít pouze v případě technického výpadku. Do tiskopisu bude zaměstnavatel nově uvádět informaci, kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat, a stejným způsobem se zpravidla bude zaměstnanci vyplácet nemocenské. Může se jednat o následující situace:

• výplata převodem na účet v ČR nebo zahraničí – zaměstnavatel uvede číslo účtu zaměstnance (další informace pro cizozemský platební styk) a tento bude sloužit k výplatě nemocenského,
• poštovní poukázkou na adresu v ČR – zaměstnavatel uvede konkrétní adresu pro zasílání mzdy nebo platu,
• v hotovosti.

Pokud zaměstnavatel v příloze k žádosti uvede skutečnost, že je pojištěnci vyplácena mzda v hotovosti na pracovišti, prostřednictvím držitele poštovní licence do ciziny nebo do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky, musí si v tomto případě sám pojištěnec určit jeden ze způsobů výplaty nemocenského vyhovující ust. § 110 odst. 5 zákona č. 187/2006 Sb., jinak nedojde k provedení výplaty dávky. Oznámení o určení způsobu výplaty nemocenského, jakož i jakákoliv změna dosavadního způsobu výplaty této dávky se podává u příslušné OSSZ na tiskopise Žádost o změnu způsobu výplaty při DPN, který lze vyplnit v interaktivním režimu ePortálu a elektronicky zaslat nebo podat v papírové podobě.

Zcela novou povinností zaměstnavatele bude zasílat při skončení dočasné pracovní neschopnosti ve smyslu § 103 odst. 1 písm. b) ve spojitosti s ust. § 97 odst. 4 zákona č. 187/2006 Sb. hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského. Pro tento účel zavádí ČSSZ nový tiskopis Hlášení zaměstnavatele při ukončení pracovní neschopnosti, do kterého se uvádí obdobné údaje jako v současné době v rozhodnutí o ukončení DPN – V. díl.

Podklady pro provádění srážek z nemocenského bude možné zasílat stejně jako dosud, tj. v elektronické podobě jako elektronickou přílohu k tiskopisu Příloha k žádosti o dávku (soubory typu txt, doc, docx, pdf, jpg, xls, xlsx, rtf) nebo zvláštní zprávou zaslanou do datové schránky příslušné OSSZ nebo případně v listinné podobě na adresu místně příslušné OSSZ.

Přechod na novou právní úpravu

U dočasných pracovních neschopností uznaných do 31. 12. 2019 se bude při vystavování dokladů lékaři, uplatňování nároku na nemocenské pojištěncem a výplatě nemocenského postupovat dle staré právní úpravy, tj. bude vystaven 5dílný tiskopis rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti a papírové potvrzení o trvání DPN; pojištěnec musí na IV. díle žádosti o dávku určit způsob výplaty dávky apod.

U případů dočasných pracovních neschopností, které lékař rozhodne po 1. 1. 2020, se bude postupovat dle nové právní úpravy, hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti bude vystaveno pomocí lékařského software, anebo v aplikaci eNeschopenka na ePortálu ČSSZ, případně za podmínek neumožňujících vystavení v elektronické formě v papírové podobě na novém 3dílném tiskopisu Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti.

Použité zdroje:

• Česká správa sociálního zabezpečení. Úvod – eNeschopenka [online] Praha: © Česká správa sociálního zabezpečení [cit. 18. 11. 2019]. Dostupné na https://www.cssz.cz/web/eneschopenka.