Zaměstnanec je povinen konat práci v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby, a práci konat nemusí pouze tehdy, existuje-li některá z překážek v práci na jeho straně, se kterou zákoník práce nebo jiný právní předpis spojuje jeho právo na poskytnutí pracovního volna.
V případě neplaceného volna platí, že na poskytnutí takového volna se musí zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, neplacené volno nesmí zaměstnavatel zaměstnanci určit a prostřednictvím neplaceného volna nelze ani řešit výrobní či provozní problémy zaměstnavatele, jako je například nedostatek zakázek.
Neplacené pracovní volno se zpravidla poskytuje na základě žádosti zaměstnance, který pro důvody na své straně nemůže práci konat. Zákoník práce neupravuje poskytování neplaceného pracovního volna, nejsou stanoveny ani důvody možného poskytnutí pracovního volna a není ani omezena délka takto poskytnutého neplaceného pracovního volna. Žádost o poskytnutí neplaceného volna podává zaměstnanec zpravidla písemně, lze ji však sdělit i ústně. Pokud zaměstnavatel s poskytnutím neplaceného volna souhlasí, doporučuje se vždy sepsat písemnou dohodu o poskytnutí neplaceného volna a jeho rozsahu. Po dobu neplaceného volna nepřísluší zaměstnanci mzda ani plat, protože práci nekoná.
Neplacené volno a zdravotní pojištění
Od 1. ledna 2015 se v případě neplaceného volna nenavyšuje z tohoto důvodu vyměřovací základ zaměstnance. To znamená, že neplacené volno v podstatě již nemá přímý vliv na stanovení vyměřovacího základu zaměstnance, ale rozhodujícím parametrem je minimální vyměřovací základ, případně jeho poměrná část. V této souvislosti platí následující podmínky:
- pokud se na zaměstnance (a návazně tedy i na zaměstnavatele jako plátce pojistného) vztahuje ustanovení o povinnosti odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, musí v roce 2019 činit tento vyměřovací základ při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc nejméně 13 350 Kč;
- pokud se snižuje minimální vyměřovací základ na poměrnou část v důsledku existence některého z důvodů uvedených v § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů (například když zaměstnání netrvá celý kalendářní měsíc), musí být odvedeno pojistné alespoň z této poměrné části minima;
- jestliže zaměstnanec splňuje podmínky pro to, aby naopak nemusel dodržet ve zdravotním pojištění minimální vyměřovací základ dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. (například u osoby, za kterou současně platí pojistné stát), je vyměřovacím základem vždy skutečně dosažený příjem bez ohledu na další okolnosti, jako je třeba délka zaměstnání v rámci kalendářního měsíce, období případné nemoci či neplaceného volna, souběžné jiné zaměstnání nebo samostatná výdělečná činnost apod.
Nedosáhne-li příjem (vyměřovací základ) zaměstnance v situacích uvedených pod písmeny a) a b) povinného minima, provádí zaměstnavatel příslušný dopočet.
Na základě výše uvedeného je ve zdravotním pojištění (v případě neplaceného volna) i s ohledem na další okolnosti primárně důležité, zda musí zaměstnavatel dodržet u zaměstnance minimální vyměřovací základ, či nikoli.
V dalším textu se zaměříme na postupy zaměstnavatele v různých situacích, bezprostředně souvisejících s délkou trvání poskytnutého neplaceného volna za podmínky, že pro zaměstnance (a zaměstnavatele) platí ustanovení o povinnosti dodržet minimální vyměřovací základ.
Neplacené volno kratší než kalendářní měsíc
Můžeme konstatovat, že při stanovení vyměřovacího základu zaměstnance nemusí zaměstnavatel přihlížet k rozsahu neplaceného volna, zkrátka takové neplacené volno fakticky nebere v úvahu. Pro zaměstnavatele tak není například důležité, že neplacené volno trvalo jeden půlden, několik půldnů nebo několik dnů.
Zaměstnanci pracujícímu na zkrácený pracovní úvazek byl zúčtován hrubý příjem 10 200 Kč, současně měl čtyři dny neplaceného volna.
Protože musí být u zaměstnance dodržen minimální vyměřovací základ, proběhne odvod pojistného takto: ze skutečně dosaženého příjmu 10 200 Kč činí 13,5 % pojistného částku 1 377 Kč. Jednu třetinu (459 Kč) hradí zaměstnanec, dvě třetiny (918 Kč) zaměstnavatel. Aby byl dodržen minimální vyměřovací základ, musí být ještě proveden dopočet a doplatek pojistného z rozdílové částky 3 150 Kč ve výši 426 Kč – uhradí prostřednictvím zaměstnavatele zaměstnanec. Z celkové (minimální) částky pojistného 1 803 Kč je zaměstnanci sraženo 885 Kč (459 + 426), zaměstnavatel hradí 918 Kč.
Neplacené volno trvající celý kalendářní měsíc
Zaměstnanci bylo poskytnuto po celý kalendářní měsíc neplacené volno.
Zaměstnavatel odvede pojistné z částky minimálního vyměřovacího základu 13 350 Kč ve výši 1 803 Kč, kdy celou částku uhradí zaměstnanec prostřednictvím zaměstnavatele dle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.
V tomto případě je příjem zaměstnance nulový, a jelikož musí být minimum dodrženo, odvede se minimální pojistné. Částku 1 803 Kč uhradí zaměstnanec zaměstnavateli po dohodě buď v hotovosti do pokladny, anebo bezhotovostně převodem na účet a zaměstnavatel návazně toto pojistné poukáže v rámci hromadné platby za všechny zaměstnance za příslušný kalendářní měsíc.
Neplacené volno trvající déle než kalendářní měsíc
Pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem takto dohodnou, pak by si každopádně měli dojednat i způsob placení minimální částky pojistného na každý měsíc, tedy buď průběžně, nebo jednorázově dopředu, zkrátka tak, aby měl zaměstnavatel příslušnou měsíční částku pojistného 1 803 Kč vždy k dispozici, když bude připravovat hromadnou platbu pojistného za daný kalendářní měsíc.
Zaměstnavatel je vždy plátcem pojistného za zaměstnance, což mimo jiné znamená, že veškeré platby probíhají zásadně prostřednictvím zaměstnavatele, zaměstnanec si sám žádné pojistné neplatí.
Kdy se pojistné v případě neplaceného volna neodvádí
Zaměstnavatel, který poskytne (a tudíž vykazuje) zaměstnanci neplacené volno nejméně jeden celý kalendářní měsíc, by žádné pojistné neplatil tehdy, kdyby:
- zaměstnanec splňoval podmínky uvedené v § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., kdy pro zaměstnance neplatí minimální vyměřovací základ. Žádné pojistné by se neplatilo například tehdy, kdyby zaměstnanec po celý kalendářní měsíc patřil mezi „státní pojištěnce“ nebo kdyby si jako OSVČ platil alespoň minimální zálohy, což by zaměstnavateli dokladoval čestným prohlášením. Ostatně, pokud zaměstnavatel relevantně odvádí pojistné z příjmu nižšího než minimální vyměřovací základ, musí mít vždy k dispozici doklad, který jej k takovému postupu opravňuje, a tento doklad předloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny;
- zároveň vykonával práci pro jiného zaměstnavatele, který by doložil, že za zaměstnance odvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu;
- byl uvolněn pro výkon veřejné funkce a příslušný úřad by taktéž dokladoval odvod pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu.
Neomluvené absence
V předcházejícím textu jsme si rozebrali situace, kdy je zaměstnanci poskytnuto neplacené volno. Kdyby se namísto neplaceného volna jednalo o neomluvenou absenci, byl by postup zaměstnavatele stejný. Reálně by však mohla v případě neomluvené absence vzniknout komplikace tehdy, pokud by zaměstnanec delší dobu nepřicházel do zaměstnání a zaměstnavatel by od něj neobdržel příslušné pojistné, nicméně měsíční pojistné 1 803 Kč by jako plátce pojistného musel hradit. V takové situaci je pak na zvážení, zda nadále udržovat pracovněprávní vztah, nebo přemýšlet o jeho relevantním ukončení tak, aby při případném soudním sporu ve věci žaloby zaměstnance na neplatnost rozvázání pracovního poměru nevznikl zaměstnavateli problém. I v tomto případě je nutné brát v úvahu možnou změnu zdravotní pojišťovny zaměstnancem, standardně k datům 1. 1. nebo 1. 7. (jednou za dvanáct měsíců).
Dlouhodobý pobyt pojištěnce v cizině
Může nastat situace, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodne na poskytnutí déletrvajícího neplaceného volna a u zdravotní pojišťovny se odhlásí z důvodu dlouhodobého pobytu v cizině. Pracovní poměr nadále trvá.
Pokud si zaměstnanec vyřídí u zdravotní pojišťovny tzv. dlouhodobý pobyt v cizině podle § 8 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, musí tento pobyt nepřetržitě trvat déle než šest měsíců. Zaměstnaná osoba vyplní před odjezdem u zdravotní pojišťovny formulář „Prohlášení o dlouhodobém pobytu pojištěnce v cizině“, čímž je vyňata ze zdravotního pojištění v České republice a současně je povinna odevzdat před odjezdem průkaz zdravotní pojišťovny. Za osobu dlouhodobě pobývající v cizině nikdo pojistné v ČR neplatí a pojistné neplatí ani zaměstnavatel z titulu poskytnutého neplaceného volna, resp. nemusí u zaměstnance dodržet minimální vyměřovací základ. Podle zákona však současně nemá tato osoba po uvedenou dobu nárok na poskytnutí hrazených služeb českým systémem veřejného zdravotního pojištění.
Postup podle koordinačních pravidel Evropské unie
Odlišně se postupuje tehdy, pokud se zaměstnanec s bydlištěm v České republice rozhodne pracovat, případně podnikat, v některém ze států Evropské unie, případně v Norsku, na Islandu, v Lichtenštejnsku nebo ve Švýcarsku podle koordinačních nařízení Evropské unie (883/2004 a 987/2009). Tato osoba je i na základě principu jednoho pojištění účastna všech systémů sociálního zabezpečení státu, ve kterém vykonává výdělečnou činnost, což musí po návratu zdravotní pojišťovně doložit příslušným dokladem. Zdravotní péče (hrazené služby) je čerpána za podmínek platných pro použití Evropského průkazu zdravotního pojištění. Na rozdíl od podmínek stanovených pro uplatnění institutu dlouhodobého pobytu pojištěnce v cizině může být toto vynětí z českého systému veřejného zdravotního pojištění i kratší než šest měsíců.
Kdyby byla zaměstnanci zúčtována odměna do kalendářního měsíce, ve kterém je odhlášen, pojistné by se neodvádělo proto, že osoba není účastna českého systému veřejného zdravotního pojištění.
Z uvedeného vyplývá, že na dobu, kdy je zaměstnanec odhlášen z českého systému v případě uplatnění institutu dlouhodobého pobytu pojištěnce v cizině nebo v souvislosti s výkonem výdělečné činnosti ve státech s působností koordinačních pravidel Evropské unie, zaměstnavatel odhlašuje osobu jako zaměstnance kódem „O“ a po návratu pak přihlašuje kódem „P“, i když pracovněprávní vztah trvá. Důvodem pro použití tohoto postupu je skutečnost, že zaměstnaná osoba je odhlášena z českého systému veřejného zdravotního pojištění, tudíž není jeho účastníkem.