Pokud se budeme věnovat systému řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen BOZP), musíme v prvé řadě zmínit mezinárodně uznávaný standard OHSAS 18 001, který stanovuje minimální požadavky a principy implementace osvědčených postupů pro řízení oblasti BOZP. Řada čtenářů může namítnout, že vybudování systému řízení bezpečnosti dle výše uvedeného standardu je jen pro velké firmy, a že pro malé organizace je to pouze „něco navíc“, co nemá pro firmu žádnou přidanou hodnotu. V tomto článku se pokusíme tento mýtus vyvrátit. Stručně zde představíme uvedený standard a benefity, které může jeho implementace přinést. Současně přiblížíme čtenářům problematiku provádění interních auditů, které jsou nedílnou součástí správně fungujícího systému BOZP.
Oblast BOZP lze vnímat dvěma pohledy. Tím prvním je pohled výhradně byrokratický, kdy dodržováním právních a ostatních předpisů lze dosáhnout základní úrovně BOZP. Tím druhým je pak pohled systémový, kdy zavedením systému řízení BOZP s jasně stanovenými cíli a touhou se v této oblasti neustále zlepšovat lze dosáhnout špičkové úrovně BOZP. Pokud má organizace vyšší ambice než jen dosáhnout základní mety, je implementace standardu OHSAS 18 001 a systému řízení BOZP správnou volbou.
Více než jen dodržování předpisů
Systém řízení BOZP dle standardu OHSAS 18 001 je založen, podobně jako systémy řízení kvality, ochrany životního prostředí apod., na principu „Plan - Do - Check - Act“ (PDCA - známého také jako Demingův cyklus), tedy Plánuj - Dělej - Ověř - Jednej. Tyto prvky jsou na sobě vzájemně závislé a dodržování tohoto principu vlastně nutí organizaci k neustálému zlepšování v dané oblasti.
K vybudování funkčního systému řízení BOZP a dosažení certifikace podle OHSAS 18 001 je dodržování platných právních a ostatních předpisů pouze jedním z východisek. Mnohem důležitějším je závazek organizace, jakým způsobem se hodlá v oblasti BOZP dlouhodobě chovat a jakou je pro ni BOZP hodnotou. Jinými slovy lze tento závazek nazvat politikou. Na základě stanovené politiky by měla být organizace schopná definovat cíle, kterých hodlá dosáhnout. Stanovit jasný akční plán, jak daných cílů dosáhne včetně přiřazení odpovědností a souvisejících zdrojů (kapacitních i finančních). Pokud organizace definuje cíle, mělo by se jednat o cíle, které jsou tzv. SMART. Pod tímto slovem se skrývá návod, jak tyto cíle efektivně stanovit:
- S - specific - konkrétní
- M - measurable - měřitelný
- A - agreed - odsouhlasený
- R - realistic - realistický
- T - timely - definovaný v čase
Cíle, které stanovujeme, tedy musí být konkrétní, měřitelné (musíme umět prokázat zlepšení pomocí měřitelných ukazatelů), odsouhlasené kompetentními osobami (vlastníky procesu) a realistické (splnitelné). Rozhodně nemá smysl stanovovat si cíle, kterých nejsme schopni s alokovanými zdroji dosáhnout. Neméně důležitý je taktéž harmonogram realizace klíčových aktivit (akční plán).
Funkčnost systému řízení BOZP je dosažitelná pouze tím, že se procesy a procedury průběžně přezkoumávají, pravidelně se ověřuje jejich výkon a případně se upravují na základě provedeného ověření (viz PDCA). Jedním z nástrojů, kterým lze ověřovat funkčnost systému řízení BOZP, je audit.
Audit jako prostředek ověření funkčnosti systému řízení BOZP
„V naší společnosti jsme neměli pracovní úraz více než rok. Máme nahlášeny stovky skoronehod. Formuláře z bezpečnostních pochůzek a kontrol se nám vracejí bez neshod.“ Takováto nebo obdobná tvrzení se často používají jako obhajoba, že vše funguje, jak má. Ale je „náš“ systém řízení BOZP tak dobrý, nebo je pouze otázkou štěstí a náhody, že máme výsledky tak dobré? Jedním z osvědčených způsobů, jak odpovědět na tuto otázku, je provedení auditu systému řízení BOZP.
Audit hodnotí účinnost, zda jsou procesy a procedury funkční a zjišťuje, jestli jsou dodržovány též ze strany zaměstnanců. V případě auditu systému řízení BOZP se audit dále zaměřuje na plnění definovaných cílů a cílových hodnot a ověřuje, zda dochází k neustálému zlepšování ve stanovené oblasti. Bez ohledu na to, co je důvodem pro provedení auditu, organizace, která audity provádí, je schopna lépe identifikovat vznikající rizika dříve, než se stanou problémem. Audit také může sloužit jako katalyzátor potřebných změn, které zvyšují bezpečnost práce nebo zlepšují úroveň pracovního prostředí. Audit bývá také často vnímán jako účinný a spolehlivý nástroj při podpoře politiky managementu, poskytující informace, které organizace využívá pro zlepšování dosahované úrovně v dané oblasti.
V praxi můžeme auditní činnost rozdělit na:
- Interní audit (audit první stranou) - prováděný obyčejně vlastními zaměstnanci, kteří jsou vytrénováni k provádění inertních auditů - tzv. interní auditoři.
- Externí audit (audit druhou stranou) - prováděný subjektem, jenž má určitou vazbu na danou organizaci. Audit může provádět například vyškolený specialista zastupující odběratele/zákazníka.
- Externí audit (audit třetí stranou) - audit prováděný nezávislou auditorskou firmou.
Provádění auditu je komplexní činnost, která vyžaduje pečlivou přípravu. Vodítkem, jak lze efektivně audit systému řízení BOZP provést, je níže uvedených pět zásad.
1. Příprava na provedení auditu
Než začneme se samotným auditem, je nutné stanovit tým, který audit provede, a také rozsah auditu. Některé organizace si k tomu najímají externí zkušené auditory. Využít lze ale také interní auditory, což jsou vybraní zaměstnanci orientující se napříč různými procesy organizace. Ideální je zvolit kombinaci jak pracovníků přímo z provozu, tak pracovníků z administrativy či logistiky. Čím rozmanitější auditorský tým bude, tím širšího záběru lze při auditu dosáhnout. Různorodost týmu může eliminovat také případnou profesní slepotu, která vede k přehlížení problémů. Vzhledem k tomu, že audit může kontrolovat cokoliv, je důležité určit jeho rozsah, stanovit cíle a náležitě poučit auditory. Auditorský tým by se měl před začátkem auditu seznámit se zápisem z předchozích auditů, zejména pokud je cílem určit, zda byla doporučení z předchozích auditů zavedena a jsou funkční.
2. Provedení auditu
Během auditu by měly být přezkoumány písemné podklady (plány, procedury, pracovní postupy, dokumentace), které pomohou auditorům udělat si obrázek o tom, jak jsou věci „popsány na papíře“ a jak jsou dodržovány reálně v provozu. Dotazování operátorů přímo v provozu poskytuje další informace o funkčnosti systému řízení BOZP. Toto dotazování je zvláště důležité, přihlédneme-li k tomu, že pracují v procesu pravidelně a měli by být schopní vysvětlit nejen to, jak proces funguje, ale i to, co by bylo možno udělat lépe. Někteří auditoři používají pro provádění auditu strukturované checklisty, aby v průběhu auditu nezapomněli na některé oblasti. Jiní auditoři si vystačí s vlastními poznámkami, které posléze použijí pro přípravu zprávy z auditu.
3. Zpráva z auditu
Po ukončení auditu se auditoři sejdou a ze svých poznámek a záznamů vytvoří závěrečnou zprávu, která shrne všechna důležitá zjištění. Zpráva z auditu by měla kromě zjištění obsahovat také popis oblastí, které byly auditovány, a seznam dotazovaných osob. Měla by být objektivní, vyvážená a stručná, měla by obsahovat pozitivní i negativní zjištění. Kromě zjištění by měla obsahovat zejména seznam doporučených akcí a oblastí pro zlepšení.
4. Stanovení priorit nápravných opatření
Audity mohou odhalit potřebu jak velkých nápravných opatření, která se musí uskutečnit okamžitě, tak i drobných kroků, které by organizace měla zvážit z důvodu neustálého zlepšování. Auditorský tým by měl spolupracovat s vedoucími zaměstnanci a odpovědnými osobami, aby stanovili priority založené na míře rizika každého zjištění. Zjištění, která představují největší riziko, by měla mít přednost před zjištěními s nižším rizikem. Po stanovení priorit se obvykle vytvoří jednotlivé úkoly, ke kterým je přiřazen konkrétní řešitel, a stanovení termínu realizace nápravného opatření. Při stanovení nápravných opatření se lze setkat s označením tzv. CAPA (corrective actions/preventive actions).
5. Zveřejnění výsledků auditu
Zaměstnanci by měli být informováni, v jakých oblastech se daří a kde je třeba se zlepšit. Zveřejněním zprávy z auditu na dostupných místech (např. denní místnosti) nebo na intranetových stránkách organizace podporuje transparentnost a umožňuje zaměstnancům vidět stav bezpečnosti v jejich podniku. Její zpřístupnění pomůže všem pochopit, jaká je třeba přijmout opatření, nezbytná ke zvýšení bezpečnosti. Vhodně formulovaná opatření by taktéž měla motivovat lidi, aby se sami a dobrovolně zapojili do procesu zlepšování.
Závěr
V článku jsme ve stručnosti popsali, co je to systém řízení BOZP podle mezinárodně uznávaného standardu OHSAS 18 001. Na závěr je třeba připomenout, že úsilí a čas vložený do budování systému řízení BOZP může:
- pomoci organizaci udržet soulad se zákonnými požadavky,
- zvýšit důvěryhodnost organizace a její image,
- přinést neustálé zlepšování procesů,
- snížit fluktuaci zaměstnanců,
- motivovat zaměstnance k vlastnímu zapojení do řešení otázek BOZP.
Zároveň jsme si představili jeden z nástrojů systému řízení BOZP - audit. Provedení auditu systému řízení BOZP vyžaduje čas a úsilí, ale stejně jako všechny věci, které si žádají určitou námahu, poskytuje užitečné výsledky, které posouvají úroveň bezpečnosti výš. Audity také vyvolávají proaktivní změny v oblasti bezpečnosti, které mohou předcházet případným újmám na lidském zdraví nebo škodám na majetku. Pomáhají organizaci posoudit, jak procesy fungují, jak je lze zlepšovat a jaká opatření mohou snížit rizika, a tedy zvýšit bezpečnost zaměstnanců. Audity se mohou využít i ke sledování pokroku k dosažení stanovených cílů. Výsledky auditů nám ukazují, co děláme dobře a na čem bychom měli ještě zapracovat pro celkové zlepšení BOZP.