Nejčastější pochybení zaměstnavatele při plnění povinností ve zdravotním pojištění

Mezi nejdůležitější povinnosti zaměstnavatele patří placení pojistného za své zaměstnance ve výši 13,5 % z vyměřovacího základu (případně i s ohledem na minimální vyměřovací základ) a plnění oznamovací povinnosti. Je třeba mít na zřeteli, že při placení pojistného je partnerem zdravotní pojišťovny zásadně zaměstnavatel, zaměstnanec si sám žádné pojistné platit nemůže.

Na základě dlouholetého výkonu kontrolní činnosti u zaměstnavatelů jsem zpracoval přehled nejčastěji se vyskytujících nedostatků zaměstnavatelů v souvislosti s placením pojistného a plněním jejich zákonných povinností ve zdravotním pojištění. Správným postupem při placení pojistného zaměstnavatel předejde vzniku dluhu na pojistném včetně penále, řádným plněním povinností se pak vyhne možnosti uložení pokuty ze strany zdravotní pojišťovny. Ke kterým chybám u zaměstnavatele nejčastěji dochází?

I. Placení pojistného

V oblasti placení pojistného patří k nejčastějším prohřeškům:

• Nezahrnutí některých plnění, ze kterých se pojistné na zdravotní pojištění platí, do vyměřovacího základu. Povinnosti placení pojistného na zdravotní pojištění podléhají příjmy zaměstnance za podmínek stanovených v § 3 odst. 1 zákona č. 592/1992 Sb., mimo výjimek uvedených v následujícím odstavci 2 této úpravy. Do vyměřovacího základu zaměstnance se nezahrnují příjmy dani nepodléhající nebo od daně osvobozené podle § 3 odst. 4, § 4, § 4a a zejména pak podle § 6 odst. 7 a § 6 odst. 9 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZDP). Z hlediska stanovení vyměřovacího základu zaměstnance platí základní pravidlo, kdy odvodu pojistného podléhá příjem, který je (mimo zákonných výjimek) předmětem daně z příjmu podle § 6 ZDP;
• Nedodržení minimálního vyměřovacího základu (s výjimkou těch zaměstnanců, na které se tato povinnost nevztahuje - viz ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., kdy minimum neplatí například pro osoby, za které je plátcem pojistného stát);
• Nedodržení poměrné části minimálního vyměřovacího základu v situacích uvedených v § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb. Minimální vyměřovací základ zaměstnance se snižuje podle počtu kalendářních dnů trvání příslušné skutečnosti na poměrnou část například v případě nemoci, trvání zaměstnání pouze po část kalendářního měsíce anebo za období, kdy je zaměstnanec v rámci kalendářního měsíce evidován ve „státní kategorii“. Při příjmu nižším než poměrná část minima provádí zaměstnavatel dopočet a doplatek pojistného do poměrné části minimálního vyměřovacího základu podle počtu kalendářních dnů trvání dané skutečnosti v příslušném kalendářním měsíci, nikoli do minima 12 200 Kč. Dopočet a doplatek tak zaměstnavatel provede například v situaci, kdy zaměstnání trvalo v měsíci květnu 2018 celkem 20 kalendářních dnů [poměrná část minima činí 7 870,96 Kč, vypočtená jako: (20: 31) x 12 200] a zúčtovaný příjem této hodnoty nedosáhl;
• Nedodržení zákonného minima v případě, kdy je zaměstnanci poskytnuto neplacené volno nebo má vykázánu neomluvenou absenci. S účinností od 1. ledna 2015 platí, že v podstatě bez ohledu na tyto důvody nepřítomnosti zaměstnance v zaměstnání musí být zaměstnavatelem dodržen při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, případně jeho poměrná část;
• Nesprávné posouzení odstupného - pojistné se neodvádí z odstupného pouze v případech, kdy na toto vznikl nárok v souladu s obecně závaznými právními předpisy, například podle zákoníku práce. To znamená, že pojistné se neodvede třeba v případě odstupného poskytnutého v souvislosti s rozvázáním pracovního poměru z důvodu nadbytečnosti zaměstnance [§ 52 písm. c) zákoníku práce], a to bez ohledu na počet násobků průměrného výdělku. Odvodu pojistného naopak podléhá plnění, které je jako „odstupné“ zúčtováno ve vazbě na rozvázání pracovního poměru podle § 52 písm. e) zákoníku práce;
• Neplacení pojistného z příjmů zúčtovaných po skončení zaměstnání. Z „klasických“ odměn, zúčtovaných po skončení zaměstnání (které založilo účast na zdravotním pojištění), se pojistné odvádí. Zde registrujeme dle § 3 odst. 2 písm. d) zákona č. 592/1992 Sb. výjimku, kdy se pojistné neplatí tehdy, pokud bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání;
• Odvádění pojistného jiné zdravotní pojišťovně než té, u které je zaměstnanec pojištěn. V případě pochybnosti doporučuji zaměstnavateli si ověřit, zda je zaměstnanec skutečně pojištěncem té pojišťovny, které za něho odvádí pojistné. Obzvláště obezřetný by měl být zaměstnavatel v situaci, kdy například zúčtovává do ledna nebo do července (anebo i do dalších měsíců) odměnu již bývalému zaměstnanci, který mezitím mohl změnit zdravotní pojišťovnu. Vhodným řešením je požádat zdravotní pojišťovnu (pojišťovny) o zaslání seznamu evidovaných zaměstnanců, nejlépe bezprostředně po 1. 1. nebo 1. 7., což jsou standardní termíny pro změnu zdravotní pojišťovny. Placení pojistného nesprávné zdravotní pojišťovně má vždy za následek vznik dlužného pojistného včetně nároku zdravotní pojišťovny na penále vzniklé z tohoto důvodu.

Vždy je chybou placení pojistného:

1. opožděně, tj. po dni splatnosti, což je u zaměstnavatele za příslušný kalendářní měsíc 20. den následujícího kalendářního měsíce. Připadne-li poslední den této lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, lze pojistné uhradit ještě nejbližší následující pracovní den. Dnem úhrady je připsání platby na účet zdravotní pojišťovny nebo úhrada v hotovosti na pokladně zdravotní pojišťovny;
2. v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem;
3. pod špatným variabilním symbolem (zaměstnavatel správně poukazuje platby pod variabilním symbolem IČ, případně pod číslem přiděleným zdravotní pojišťovnou);
4. na špatný účet.

Má-li plátce pojistného vůči zdravotní pojišťovně více splatných závazků, je pořadí jejich splácení následující:

1. pokuty,
2. přirážka k pojistnému,
3. nejstarší nedoplatky pojistného,
4. běžné platby pojistného,
5. penále.

Pokud zaměstnavatel opakovaně a dlouhodobě neplatí pojistné, může se dostat do situace, kdy orgány činné v trestním řízení začnou přezkoumávat, zda toto jednání plátce naplňuje skutkovou podstatu trestného činu neodvedení daně, pojistného na sociální zabezpečení, na zdravotní pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti dle ustanovení § 241 trestního zákoníku, v platném znění.

II. Plnění zákonných povinností

Placení pojistného není zdaleka jedinou povinností zaměstnavatele. Pochybení se zaměstnavatelé dopouštějí i v dalších oblastech:

• Nezasílání formuláře „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled) v zákonem stanoveném termínu do 20. dne následujícího kalendářního měsíce Zaměstnavatel, který neodevzdá Přehled, se vystavuje nebezpečí, že u něj zdravotní pojišťovna stanoví ve správním řízení pravděpodobné pojistné, jehož neuhrazení podléhá penalizaci až do dne úhrady pojistného nebo do dne podání příslušného Přehledu. Pokud se dodatečně zjistí, že skutečné pojistné nedosahovalo výše pravděpodobného pojistného, přeplacené penále zdravotní pojišťovna nevrací. Naopak, zjistí-li se, že měl zaměstnavatel platit vyšší pojistné, než byla vypočtena výše pravděpodobného pojistného, je jeho povinností dluh na pojistném i penále doplatit;
• Uvádění nepřesných údajů v Přehledu. Do počtu zaměstnanců v Přehledu se zahrnují všichni zaměstnanci pojištění v daném měsíci u zdravotní pojišťovny. To tedy znamená, že v Přehledu budou uvedeni (započteni) například zaměstnanci, kteří pracovali pouze po část kalendářního měsíce, zaměstnanci, kteří byli po celý měsíc v pracovní neschopnosti (pojistné se neodvádělo), ženy na rodičovské dovolené bez příjmu apod. Zjistí-li zaměstnavatel dodatečně jakoukoliv změnu ve vyměřovacím základu (a tedy i v částce pojistného) nebo v počtu zaměstnanců, podává zdravotní pojišťovně opravný Přehled. Opravný Přehled se podává i v případech, kdy v důsledku dodatečně zúčtovaného příjmu u dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti vznikne zaměstnání - v posledním kalendářním měsíci trvání takové dohody, která výší příjmu nezaložila účast na zdravotním pojištění. Podání opravného Přehledu je zapotřebí z toho důvodu, že zdravotní pojišťovny musejí disponovat validními údaji, neboť pro každou z nich je důležité vědět úhrn pojistného, na které mají ze zákona nárok, aby mohly být prostřednictvím výdajové stránky systému řádně placeny hrazené služby vykázané, resp. relevantně nárokované smluvními poskytovateli;
• Nepřihlašování, popř. neodhlašování zaměstnanců v návaznosti na zahájení nebo ukončení zaměstnání. S účinností od 1. 1. 2008 již zaměstnavatel obecně nepřihlašuje své zaměstnance ve vazbě na jejich (ne)účast na nemocenském pojištění, ale zdravotní pojištění má v této oblasti samostatnou úpravu, zakotvenou v ustanovení § 8 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb. V této souvislosti lze konstatovat, že zaměstnavatel v podstatě přihlašuje zaměstnance dnem nástupu do práce a odhlašuje dnem skončení zaměstnání. Proto je součástí kontroly i porovnání počtu zaměstnanců přihlášených u zdravotní pojišťovny zaměstnavatelem se skutečností vykazovanou ve mzdových podkladech zaměstnavatele. Ne vždy je dostatečně vedena evidence o ohlašovaných skutečnostech v rámci plnění oznamovací povinnosti. Pro účely kontroly je proto zapotřebí uchovávat kopie uskutečněných oznámení;
• Neoznámení, popř. opožděné oznámení skutečnosti rozhodné pro vznik nebo zánik povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné. V souvislosti s plněním zákonných povinností si musí zaměstnavatelé například uvědomit, že změny rozhodné pro platbu pojistného státem oznamuje zdravotní pojišťovně za zaměstnance zaměstnavatel za předpokladu, že jsou mu tyto skutečnosti známy, resp. zaměstnanec je zaměstnavateli sdělil. Proto je vhodné občas zaměstnancům připomenout jejich povinnost oznamovat ve lhůtě do osmi dnů vznik nebo zánik nároku na zařazení do „státní kategorie“ a také oznamovat zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání. V důsledku nesplnění oznamovací povinnosti přichází v tomto případě zdravotní pojišťovna o pravidelné měsíční platby pojistného od státu za tyto „státní pojištěnce“, což je v roce 2018 částka ve výši 969 Kč měsíčně. Jestliže zaměstnanec zjistí, že zaměstnavatel jím nahlášenou změnu zdravotní pojišťovně neoznámil nebo svému zaměstnavateli příslušnou skutečnost nesdělil, je povinen oznámit ji zdravotní pojišťovně osobně;
• Chybné používání kódů v případech, kdy zaměstnavatel sděluje zdravotní pojišťovně současně dvě informace týkající se osob, za které platí pojistné stát. Například oznamuje-li zaměstnavatel přiznání důchodu zaměstnanci a současně ukončení pracovního poměru, použije pro tento účel na jednom řádku kód „D“ (datum přiznání důchodu) a na dalším řádku kód „O“ (ukončení pracovněprávního vztahu zakládajícího účast na zdravotním pojištění). Jestliže však zaměstnání končí a „státní kategorie“ nadále trvá, použije se pouze kód „O“;
• Nesprávné přihlašování zaměstnanců činných na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. U těchto pracovněprávních vztahů, jdoucích mimo pracovní poměr, přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla dohoda sjednána. Pokud při trvající dohodě poklesne příjem pod částku zakládající účast na zdravotním pojištění (u dohody o pracovní činnosti není dosaženo příjmu 2 500 Kč a u dohody o provedení práce příjem nepřevýší 10 000 Kč), pak musí být osoba jako zaměstnanec na příslušný kalendářní měsíc odhlášena;
• Nedostatečně vedená evidence o ohlašovaných skutečnostech v rámci plnění oznamovací povinnosti. Pro účely kontroly je potřebné uchovávat kopie uskutečněných oznámení.

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.

III. Postupy zdravotních pojišťoven

Ke splnění oznamovací povinnosti, například pro přihlašování a odhlašování zaměstnanců nebo oznamování skutečností rozhodných pro platbu pojistného státem, platí pro zaměstnavatele osmidenní lhůta. Její (zpravidla opakované) porušení může být důvodem k uložení pokuty zdravotní pojišťovnou, a to až do výše 200 000 Kč.

V případě vyměření penále nebo uložení pokuty může zaměstnavatel požádat o prominutí uplatněného sankčního postihu cestou odstranění tvrdosti. Rozhodnutí o žádosti zaměstnavatele o prominutí vyměřeného penále do výše 20 000 Kč je v kompetenci zdravotní pojišťovny. Rozhodčí orgán příslušné zdravotní pojišťovny pak rozhoduje o všech žádostech o odstranění tvrdosti u částek penále převyšujících 20 000 Kč, u uložených pokut, jakož i u všech podání majících povahu odvolání (podáním odvolání plátce namítá, že zdravotní pojišťovna nepostupovala při ukládání sankce v souladu se zákonem).

Jaký je ve zdravotním pojištění rozdíl mezi pokutou a penále? V případě ukládání pokut se jedná o nárok zdravotní pojišťovny, který je volitelný (fakultativní). Zdravotní pojišťovna tak podle povahy zavinění zaměstnavatele rozhoduje o tom, zda pokutu vůbec uloží, a pokud se po úvaze k tomuto kroku odhodlá, stanovuje i přiměřenou výši sankčního postihu v rámci zákonem určeného rozmezí. Proti uložené pokutě se může zaměstnavatel odvolat, podané odvolání řeší Rozhodčí orgán příslušné zdravotní pojišťovny. Naopak v případě vzniku penále je zdravotní pojišťovna povinna toto penále (stejně jako dlužné pojistné) plošně uplatňovat vůči všem dlužníkům, to znamená, že zdravotní pojišťovna si selektivně nemůže vybrat, kterému plátci penále vyměří a kterému nikoliv.

Musí být ve vlastním zájmu zaměstnavatele, aby si svoje zákonné povinnosti řádně plnil, neboť pokutu do výše 50 000 Kč lze uložit zaměstnavateli například tehdy, pokud:

• nepředloží doklady potřebné k provedení kontroly, případně k nim nepodá požadovaná vysvětlení nebo doklady zatají, ačkoliv je mu známo, kde se nacházejí,
• nepodá (případně opožděně podá) zdravotní pojišťovně Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele,
• neoznámí zdravotní pojišťovně základní identifikační údaje (obchodní název, právní formu právnické osoby, sídlo, IČ, číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platby pojistného aj.) nebo jejich změnu, neoznámí ukončení činnosti, zrušení organizace nebo její vstup do likvidace.

Lhůty pro uložení pokuty

V případě nesplnění oznamovací povinnosti podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb. lze pokutu uložit do 2 let ode dne, kdy zdravotní pojišťovna zjistila nesplnění oznamovací povinnosti plátcem pojistného, nejdéle však do 5 let od doby, kdy oznamovací povinnost měla být splněna.

Při porušení povinností stanovených v § 22 odst. 3 písm. a) a b), § 24 odst. 2 a 3, § 25 a § 28 větě druhé (například nepodání Přehledu zaměstnavatelem či OSVČ nebo porušení povinností v souvislosti s prováděnou kontrolou) lze pokutu uložit do dvou let ode dne, kdy se příslušná zdravotní pojišťovna o nesplnění nebo porušení povinností dozvěděla, nejpozději však do pěti let ode dne, kdy k nesplnění nebo porušení povinnosti došlo.

Nepředepisované pohledávky

Penále zdravotní pojišťovna nepředepíše, nepřesáhne-li v úhrnu 100 Kč za kalendářní rok a zdravotní pojišťovna taktéž neuplatňuje dlužné pojistné nepřesahující 50 Kč. Naproti tomu zákonná úprava neumožňuje zdravotní pojišťovně nevrátit plátci zjištěné nízké částky přeplaceného pojistného či penále.

Promlčení pohledávek

Do 30. 11. 2011 platilo, že právo zdravotních pojišťoven předepsat dlužné pojistné (i penále) se promlčovalo za pět let ode dne splatnosti. Změnou ustanovení § 16 odst. 1 a odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb. byla tato lhůta od 1. 12. 2011 prodloužena na 10 let, čímž dostaly zdravotní pojišťovny podstatně delší období pro vyměření a následné vymáhání svých pohledávek. Desetiletá doba také platí pro vrácení přeplatku zjištěného zdravotní pojišťovnou u zaměstnavatele nebo u samopláteckých skupin, kterými jsou osoby samostatně výdělečně činné a osoby bez zdanitelných příjmů.