Informační povinnosti zaměstnavatele

Zaměstnavatelé mají povinnost informovat své zaměstnance o řadě skutečností a poskytovat jim množství údajů včetně zcela základních informací. V praxi se na řadu údajů zapomíná a požadované údaje se k zaměstnancům ne vždy dostanou. Novinky v této oblasti přinesla také již výše zmiňovaná loňská velká novela zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen „ZP“), která informační povinnost zaměstnavatele značným způsobem rozšířila a v mnoha ohledech také zpřísnila. Změny se dočkala také informační povinnost zaměstnavatele vůči zaměstnancům vysílaným na území jiného státu nebo informační povinnosti související s dočasným přidělením zaměstnance agenturou práce k uživateli.

Základní informační povinnost zaměstnavatele zakotvená v § 37 ZP se týká obsahu pracovního poměru. Při vzniku pracovního poměru je zaměstnavatel povinen informovat zaměstnance písemně o:

Novelou ZP č. 281/2023 Sb. (dále také jen „novela“ nebo „novela ZP“), účinnou od 1. 10. 2023, došlo k poměrně zásadnímu rozšíření okruhu informací, o kterých musí zaměstnavatel zaměstnance informovat.¹⁾ Nově přidané informace jsme v předchozím . Informace uvedené pod písm. c) až i) a k) mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. V takovém případě ovšem pouhé odkázání na název nebo číslo předpisu nemusí být považováno za dostatečně přesné informování o obsahu pracovního poměru, tedy doporučujeme odkazovat přímo na příslušná ustanovení, která danou problematiku upravují.

Výše uvedené informace je zaměstnanci možné poskytnout dvěma způsoby:

Možné je také oba způsoby kombinovat – část informací uvést přímo v pracovní smlouvě a zbytek následně poskytnout v separátní informaci. U většiny povinných informací navíc nebude pro zaměstnavatele praktické ani výhodné je sjednávat přímo v pracovní smlouvě – např. bližší označení druhu a místa výkonu práce nebo podrobnosti ohledně rozvržení pracovní doby. Jejich případná změna v budoucnu by totiž vyžadovala souhlas zaměstnance a podepsání dodatku k pracovní smlouvě, což určitě nebude flexibilní ani vhodné řešení.

Tuto základní informační povinnost musí zaměstnavatel splnit nejpozději . Zde došlo k zásadnímu zpřísnění, neboť před novelou ZP byla tato lhůta výrazně delší – jeden měsíc. Další důležitou změnou oproti předchozí právní úpravě je také to, že se tato informační povinnost .

Informační povinnost se vztahuje i na změnu výše uvedených údajů. O změně je zaměstnavatel povinen zaměstnance informovat . Povinnost informovat o změně údajů se nevztahuje na změny právních předpisů, kolektivních smluv a vnitřních předpisů, pokud na ně informace odkazuje.

Informování je možné učinit písemně v listinné formě, ale . Pokud zaměstnavatel přistoupí k informování v elektronické podobě, musí být informace přístupná zaměstnanci takovým způsobem, aby si ji zaměstnanec mohl uložit a vytisknout; zaměstnavatel je povinen uschovat si doklad o předání informace zaměstnanci. Tyto požadavky budou splněny i při zaslání informace na e-mail zaměstnance, pokud si zaměstnavatel uloží odeslaný e-mail včetně potvrzení o jeho doručení. Obecně je ale prokazování elektronického doručování dokumentů více problematické než například podpis zaměstnance na papírovém dokumentu. Rizika je možné snížit použitím správných technických prostředků.

V případě pracovních poměrů zakotvuje novela v přechodných ustanoveních , pokud o to zaměstnanci . To platí ale jen za předpokladu, že zaměstnavatel vůči těmto zaměstnancům řádně splnil informační povinnost „ve starém znění“ před 1. 10. 2023. V praxi jsme se nicméně spíše setkali s tím, že někteří zaměstnavatelé o obsahu pracovního poměru neinformují vůbec nebo alespoň ne v rozsahu požadovaném zákonem. Na takové zaměstnavatele se přechodná ustanovení novely nevztáhnou a v případě pochybností ohledně řádného splnění této povinnosti doporučujeme informovat v novém rozsahu i bez písemné žádosti zaměstnance.

Porušení informační povinnosti může být při kontrole ze strany inspektorátu práce postiženo pokutou až do 200 000 Kč.

Zcela nově, v důsledku novely ZP, je zaměstnavatel povinen informovat také zaměstnance pracující na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr o obsahu právního vztahu jimi založeného. Jedná se o , pro kterou navíc platí v zásadě stejná pravidla včetně lhůt (v tomto případě se 7denní lhůta počítá ode dne započetí výkonu práce) a formy poskytování těchto údajů.

Nejpozději je zaměstnavatel podle § 77a ZP povinen informovat zaměstnance v zásadě ve stejném rozsahu jako u zaměstnanců v pracovním poměru s některými drobnějšími odchylkami, které jsou dány specifiky právních vztahů založených těmito dohodami, jako např. informování pouze o předpokládaném rozsahu pracování doby nebo o délce vyrovnávacího období podle § 76 odst. 3 ZP (doba, ve které se posuzuje dodržování sjednaného a nejvýše přípustného rozsahu práce na základě dohody o pracovní činnosti).

Většina informací stejně jako u pracovního poměru může být nahrazena odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis.

U právních vztahů založených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr před 1. 10. 2023 (výkon práce byl zahájen před tímto datem) musí zaměstnavatel informaci poskytnout pouze, pokud o to zaměstnanec písemně požádá.

V důsledku novely se do ZP dostaly i zcela nové informační povinnosti, které bude zaměstnavatel povinen splnit v případě, pokud zaměstnance vysílá k výkonu práce na území cizího státu.

Nicméně s ohledem na evropskou právní úpravu²⁾ , ale pouze takový zaměstnanec, který bude vyslán na omezenou dobu vykonat určitou práci (službu) pro jiný podnik nacházející se na území jiného členského státu, pokud zaměstnavatel zaměstnance vyšle:

pokud doba vyslání přesáhne čtyři týdny.

V případě takového vyslání do zahraničí musí zaměstnavatel podle § 37a ZP předem (před začátkem vyslání) zaměstnance písemně informovat o:

Výše uvedené informace mohou být zaměstnanci poskytnuty i přímo prostřednictvím pracovní smlouvy, ale nepochybně častější a v praxi mnohem flexibilnější bude poskytnutí těchto informací v separátní písemné informaci.

Pokud by zaměstnanec byl vyslán do jiného členského státu Evropské unie k výkonu práce v rámci nadnárodního poskytování služeb³⁾, tak :

Informace týkající se měny, ve které bude vyplácena odměna za práci, včetně specifikace odměny, na kterou zaměstnanci vznikne nárok v souladu s předpisy hostitelské země, mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis.

Tato informační povinnost podle § 77b ZP platí obdobně také vůči zaměstnancům pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.

V případě agenturního zaměstnávání a dočasného přidělení zaměstnanců k uživateli má zaměstnanec dále . Zaměstnavatel tak kromě výše uvedených informací uvedených v § 37 ZP (případně v § 37a, § 77a a § 77b ZP) musí zaměstnance informovat i o skutečnostech vztahujících se k uživateli, ke kterému bude zaměstnanec dočasně přidělen, a k práci, kterou bude u uživatele vykonávat. Informace o uživateli jsou zaměstnanci .

Písemný pokyn musí obsahovat zejména tyto informace:

Zákoník práce upravuje kromě výše uvedených informačních povinností také celou řadu dalších informačních povinností. Zaměstnavatel je tak například povinen :

V případech, kdy u zaměstnavatele působí zástupci zaměstnanců (odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast BOZP), může zaměstnavatel splnit výše uvedenou informační povinnost vůči těmto zástupcům, a nikoliv vůči každému zaměstnanci jednotlivě.

Důležitá je informační povinnost zaměstnavatele související s . Zaměstnavatel je povinen nejpozději 30 dnů předem písemně informovat zaměstnance o svém záměru a také o dalších skutečnostech uvedených v § 62 odst. 2 ZP. Pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace nebo rada zaměstnanců, plní informační povinnost vůči nim.

V souvislosti s kolektivním vyjednáváním má zaměstnanec právo být .

Důležitý okruh informačních povinností zaměstnavatele souvisí se včetně např. informování o kategorizaci jejich práce nebo poskytovateli pracovnělékařských služeb a povinných prohlídkách či vyšetření dle § 103 ZP.

Zvláštní informační povinnost má zaměstnavatel v souvislosti se dle § 316 ZP (kdy zaměstnavatel podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů atd.), kdy musí zaměstnance informovat o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

V případě jsou dosavadní zaměstnavatel a přejímající zaměstnavatel povinni v dostatečném časovém předstihu, nejpozději 30 dnů před přechodem práv a povinností k jinému zaměstnavateli, informovat odborovou organizaci a radu zaměstnanců o této skutečnosti a projednat s nimi za účelem dosažení shody záležitosti dle § 339 odst. 1 ZP. Pokud u zaměstnavatele nepůsobí odborová organizace ani rada zaměstnanců, plní dosavadní a přejímající zaměstnavatel informační povinnost vůči dotčeným zaměstnancům. Řádné nesplnění této povinnosti může opravňovat zaměstnance k podání zvláštní výpovědi podle § 51a odst. 2 ZP ještě těsně před takovým přechodem nebo ještě dva měsíce po přechodu.

Další informační povinnosti jsou upraveny v dalších právních přepisech. Jedná se například o informační povinnosti . Zaměstnavatel musí zaměstnance informovat v rozsahu požadovaném dle čl. 13 a 14 GDPR (totožnost a kontaktní údaje správce, resp. pověřence pro ochranu osobních údajů, kategoriích, účelech a právních základech zpracování, příjemcích nebo předávání mimo EU/EHP atd.) a o jejich souvisejících právech, a to je zejména právo na přístup, opravu nebo výmaz, omezení zpracování nebo podání námitky, právo odvolání souhlasu nebo v neposlední řadě právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.

V loňském roce nabyl také účinnosti . Podle něj byla řada zaměstnavatelů povinna zavést vnitřní oznamovací systém, který slouží k přijímání a posuzovaní oznámení o možném protiprávním jednání od svých zaměstnanců (a případně i dalších osob v podobném postavení) a současně musí prostřednictvím webových stránek informovat nejen své zaměstnance v následujícím minimálním rozsahu (další podrobnosti ohledně přijímání a vyřizování oznámení a poskytované ochrany upravuje obvykle příslušný vnitřní předpis):

Existuje ale celá řada dalších výše neuvedených informačních povinností upravených ať už v ZP, ale také ve zvláštních právních předpisech. Poskytnout výčet těchto povinností je ovšem již nad rámec našeho příspěvku.