elektronická komunikace

5. – 30. 5. 2024 V tomto vydání týdeníku se zmíním o opatřeních zjednodušujících podnikání, nemocenském u OSVČ, příspěvcích Úřadu práce na vzdělávání atd.

Dne 7. května schválila vláda novelu zákona o nemocenském pojištění. Novela rozšiřuje elektronickou komunikaci dávek nemocenského pojištění o peněžitou pomoc v mateřství, ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, otcovskou a vyrovnávací příspěvek v...

Platí po novele zákoníku práce, že běžné pracovněprávní dokumenty jako pracovní smlouvy, DPP a DPČ, smlouva o mzdových podmínkách, dodatky ke smlouvě apod., lze posílat s běžným elektronickým podpisem (tj. i sken) na soukromý e-mail zaměstnance i bez jeho výslovného souhlasu? Výslovný souhlas s doručováním písemností a certifikovaný podpis je tedy potřeba jen na definované písemnosti (mzdový/platový výměr, výpověď, vytýkací dopisy?)? Tato změna je platná až od ledna, nebo již nabyla účinnosti? 

Různé formy elektronizace a digitalizace HR jsou u zaměstnavatelů nejenom v České republice čím dál tím častějším jevem. Dokonce se jedná o zásadní nástroj zvýšení efektivnosti a snížení často zbytečné a náročné administrativy. Poslední velká novela zákoníku práce účinná od 1. 10. 2023 měla za cíl kromě transpozice evropských směrnic i zjednodušení digitalizace HR. Novelou se podařilo rozvolnit velice striktní a často nesplnitelná pravidla, za jakých se mohou pracovněprávní dokumenty digitalizovat – vytvářet, případně doručovat elektronicky.

Doručování pracovněprávních písemností patří mezi významná právní jednání v personální činnosti zaměstnavatelů. Podívejme se na některé aktuální problémy a jejich řešení, které při doručování personálních písemností vznikají a jsou upraveny ve schválené novele zákoníku práce č. 262/2006 Sb. Jedná se i o písemnosti, které jsou v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Je to např. sdělení zaměstnanci zaměstnavateli o výši náhrady škody za pracovní úraz, výpověď z pracovního poměru ze zdravotních důvodů, sdělení o výši vynaložených nákladů na léčení, oznámení o výši věcné škody apod.

Zákoník práce obsahuje v § 334 až 336 zvláštní právní úpravu doručování důležitých písemností zaměstnavatele zaměstnanci. Jedná se zejména o písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru. Tyto písemnosti zaměstnavatel doručuje zaměstnanci v prvé řadě do vlastních rukou na pracovišti. Pokud takový postup není možný, lze přistoupit k doručení osobně mimo pracoviště, poštou, elektronicky nebo do datové schránky, jestliže ji zaměstnanec má.

1) Je možné zaměstnanci zasílat naskenované kopie dokumentů ELDP, zápočtového listu a potvrzení o zdanitelných příjmech na jeho e-mail? Tyto dokumenty umíme zaheslovat, tak aby heslo věděl pouze zaměstnanec a zaměstnavatel. Případně můžeme si obstarat souhlas zaměstnance s posláním těchto věcí na jeho e-mail, pokud by to bylo vyžadováno? 2) Pokud by e-mailovou cestou toto nešlo, tak je možné zaměstnanci dávat tyto dokumenty pouze jako papírové kopie originálů (tzn. není tam originální podpis účetní nebo jednatele za zaměstnavatele; originál leží u účetní nebo jednatele firmy). Dočetl jsem se, že je možné takto řešit ELDP, ale nevím, zda by to prošlo u dalších dvou zmiňovaných dokumentů.

V současné době jsou finanční úřady „zavřené“ (funguje pouze podatelna, a to v omezených časech) a vláda apeluje na bezkontaktní způsob komunikace včetně podávání daňových přiznání. Mohu tedy daňové přiznání poslat jako přílohu e-mailové zprávy?

Lze zaměstnanci s jeho souhlasem posílat výplatní lístek na mail, který si písemně určí? Je třeba, aby souhlas zaměstnance byl písemný? Je třeba, aby byl mail odesílatele (mzdové účetní) opatřený elektronickým podpisem? Jak postupuje zaměstnavatel, který standardně výplatní lístky předává zaměstnancům v listinné podobě na mzdové účtárně a zaměstnanci si je nevyzvednou? Je povinen je zaměstnancům poslat (a případně je tam lhůta)? 

Také v pracovněprávní praxi se s tím lze setkat čím dál častěji – podpis osoby zastupující zaměstnavatele není vlastnoruční, ale je nahrazen některým z mechanických prostředků, například podpisovým razítkem (razítkem s podpisovým vzorem). Použití tohoto mechanického prostředku s sebou ale vždy neslo pochybnosti o splnění zákonem předepsané písemné formy právních úkonů (v terminologii do konce roku 2013), resp. právních jednání (v terminologii od roku 2014), zejména u těch, které směřují k rozvázání pracovního poměru.

V letošním čísle pět jsem uvedl, že nejčastější důvod, proč se zaměstnanci obracejí na inspekci práce, je nevyplacená mzda či jiné peněžité plnění. Druhým nejfrekventovanějším důvodem pro podání podnětu ke kontrole jsou různé problémy související se skončením pracovního poměru.

Můžeme zasílat na základě žádosti zaměstnance jeho výplatní pásky na uvedený soukromý e-mail ve formátu PDF bez šifrování, prostě klasický soubor PDF? 

Upozornění Finanční správy na nejčastější chyby v podaných přiznáních Finanční správa vydala upozornění na nejčastější chyby prováděné v rámci podaného přiznání k dani z příjmů fyzických osob. Mezi ty...

Nefunguje-li správně komunikace, je život ve firmě shlukem nedorozumění. Komunikační schopnosti zásadním způsobem ovlivňují také náš úspěch. Ve firemním světě bychom proto měli mít jasně stanovená pravidla řízení komunikačních procesů vycházející ze strategických principů této činnosti.

Veřejná obchodní společnost má zpřístupněnu datovou schránku a podává veškerá daňová přiznání elektronicky. Jednotliví společníci v. o. s. podávají přiznání k DP jako fyzické osoby a nemají jednotlivě svou zpřístupněnou datovou schránku. Je jejich povinností také podávat daňové přiznání elektronicky a zřídit si vlastní datovou schránku anebo mají povinnost podat daňové přiznání prostřednictvím datové schránky uvedené veřejné obchodní společnosti? Pokud ano, jak postupovat v případě, že daňové přiznání podali v papírové formě?