Jednou z povinností zaměstnavatele v důchodovém pojištění je vedení a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění, vyplývající z ustanovení § 38 odst. 4 a § 39 odst. 2 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZOPSZ). Evidenční list důchodového pojištění (dále jen ELDP) je primárním dokladem, jímž se pro účely důchodového pojištění prokazuje získaná doba důchodového pojištění, výše dosaženého vyměřovacího základu a dob vyloučených, tj. dob, které se pro účely zjištění průměrného výdělku vylučují.
Zaměstnavatel vede ELDP pro každou osobu účastnou důchodového pojištění vždy za jednotlivý kalendářní rok, případně jeho část, došlo-li k zahájení výdělečné činnosti zakládající účast na důchodovém pojištění nebo k jejímu ukončení v průběhu kalendářního roku.
Náležitosti ELDP
Zaměstnavatel do ELDP zapisuje za každý kalendářní rok, po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. 12. daného kalendářního roku do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku, tyto údaje:
- identifikační údaje zaměstnavatele,
- jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
- druh výdělečné činnosti,
- dobu účasti na důchodovém pojištění,
- dobu důchodového pojištění,
- vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
- doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují,
- doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.
Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy evidenčního listu. Jeden stejnopis je povinen předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinen vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení.
ELDP se předkládají
S účinností od d 1. 9. 2020 v souvislosti s přijetím zákona č. 255/2020 Sb. předkládají zaměstnavatelé ELDP České správě sociálního zabezpečení nově pouze v elektronické podobě
- prostřednictvím určené datové schránky e – Podani CSSZ (ID 5ffu6xk) nebo datové schránky místně příslušné OSSZ, PSSZ, MSSZ, nebo
- prostřednictvím určené elektronické podatelny – Veřejné rozhraní pro e – Podání ČSSZ (APEP/VREP) podepsané uznávaným elektronickým podpisem, nebo
- s využitím ePortálu ČSSZ prostřednictvím NIA (národní identitní bod) pokud občan disponuje občanským průkazem vydaným po 30. 6. 2018 s kontaktním elektronickým čipem (aktivovaným) nebo jiným prostředkem pro elektronickou identifikaci určeným ČSSZ (jméno, heslo, SMS zřízené přes CzechPoint).
Datovou zprávu pro elektronické podání je možné vytvořit prostřednictvím mzdového nebo personálního SW podporujícího službu e – Podání nebo lze pro její vytvoření a odeslání využít zdarma interaktivní formulář, který je k dispozici v internetové aplikaci ePortál ČSSZ.
Pokud zaměstnavatel nemůže z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit ELDP v elektronické podobě, může tak učinit písemně na předepsaném tiskopisu, pouze pokud existují prokazatelné objektivní technické důvody, které brání v předložení ELDP v elektronické podobě. Zaměstnavatel je povinen uvést důvod tohoto postupu. ELDP lze v těchto případech předat okresní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.
Technickým důvodem se rozumí zejména výpadek:
- elektrické energie,
- služeb provozovatele komunikační infrastruktury,
- informačního systému zaměstnavatele,
- informačního systému orgánu sociálního zabezpečení, pro který není možné vystavit v elektronické podobě tiskopis, nebo odeslané údaje přijmout.
Za technické důvody, které brání podání ELDP v elektronické podobě, se dále považuje:
- faktická neexistence technické podpory elektronického způsobu podání na straně ČSSZ – neexistence definice datové věty pro ELDP/ELDZ za období před 1. 1. 2004 (období před zavedením tzv. jednoročních ELDP) a možnosti je elektronicky předložit;
- situace, kdy bývalý zaměstnavatel na výzvu příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ, např. v souvislosti s podanou žádostí o důchod, jednorázově dodatečně vyhotoví chybějící ELDP, které z důvodu absence prostředků elektronické identifikace či technické podpory bude schopen předložit pouze v papírové podobě na předepsaném tiskopisu.
Zaměstnavatel je povinen uvést důvod, pro který nebyl schopen předložit ELDP v elektronické podobě. Tento postup se neuplatní při vyhotovení a předložení ELDZ/ELDP za období před 1. 1. 2004.
Typy papírových tiskopisů
- ELDP s QR kódem – internetová aplikace ePortál online služby umožňuje tisk tiskopisu ELDP platného pro období od 1. 1. 2012 s vygenerovaným QR kódem, který údaje evidenčního listu obsahuje. Tiskopis ELDP s QR kódem se tiskne na běžný kancelářský papír formátu A4. Pouze takto pořízený tiskopis s QR kódem je předepsaným tiskopisem ČSSZ, který se předkládá do evidence České správy sociálního zabezpečení prostřednictvím OSSZ/PSSZ/MSSZ. Tiskopis ELDP jednodílný nebo s QR kódem a jeho dva stejnopisy musí být opatřeny podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce zaměstnavatele a jeho razítkem.
- Tiskopis třídílný (tři spojené listy) – pro vyplňování na psacím stroji (s možností vyhotovit originál s propisem dvou stejnopisů). Musí se jednat o psací stroj běžného typu písma. Všechny výtisky musí být opatřeny podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného opr