Vedení evidenčních listů důchodového pojištění (dále jen ELDP) je jednou z povinností zaměstnavatelů, vyplývající z ust. § 38 odst. 4 a § 39 odst. 2 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZOPSZ). Evidenční list důchodového pojištění je primární doklad, jímž se pro účely důchodového pojištění prokazuje získaná doba důchodového pojištění, výše dosaženého vyměřovacího základu a dob vyloučených, tj. dob, které se pro účely zjištění průměrného výdělku vylučují.
Zaměstnavatel vede ELDP pro každou osobu účastnou důchodového pojištění vždy za jednotlivý kalendářní rok, případně jeho část, došlo-li k zahájení výdělečné činnosti zakládající účast na důchodovém pojištění nebo k jejímu ukončení v průběhu kalendářního roku.
Náležitosti ELDP
Zaměstnavatelé do ELDP zapisují za každý kalendářní rok, po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. 12. daného kalendářního roku do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku, tyto údaje:
- identifikační údaje zaměstnavatele,
- jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
- druh výdělečné činnosti,
- doba účasti na důchodovém pojištění,
- doba důchodového pojištění,
- vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
- doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují,
- doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.
Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy evidenčního listu. Jeden stejnopis je povinen předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinen vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení.
ELDP se předkládají
ELDP se předkládají České správě sociálního zabezpečení (dále jen ČSSZ) prostřednictvím okresní správy sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.
Dle ustanovení § 39 odst. 6 ZOPSZ se ELDP předkládají na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení nebo způsobem uvedeným v ustanovení § 123e odst. 2 a 3 téhož zákona.
Podání ELDP na tiskopisech ČSSZ
- tiskopis jednodílný (jeden list) – pro vyplňování za využití výpočetní techniky a provedení tisku potřebných údajů do originálního tiskopisu vydaného ČSSZ. Zaměstnavatelé k jeho vyplnění mají volně k dispozici internetovou aplikaci e-Portál online služby. Tato programová aplikace umožňuje i elektronické předkládání ELDP prostřednictvím veřejného rozhraní pro e-Podání ČSSZ ve formě datové věty, případně umožní podání prostřednictvím datové schránky pro e-Podání a rovněž umožní tisk dvou stejnopisů pro zaměstnavatele a pro pojištěnce – viz dále elektronické podávání ELDP.
- tiskopis třídílný (tři spojené listy) – pro vyplňování na psacím stroji (s možností vyhotovit originál s propisem dvou stejnopisů).
- ELDP s QR kódem – internetová aplikace e-Portál online služby umožňuje tisk tiskopisu ELDP platného pro období od 1. 1. 2012 s vygenerovaným QR kódem, který údaje evidenčního listu obsahuje. Tiskopis ELDP s QR kódem se tiskne na běžný kancelářský papír formátu A4. Pouze takto pořízený tiskopis s QR kódem je předepsaným tiskopisem ČSSZ, který se předkládá do evidence České správy sociálního zabezpečení prostřednictvím OSSZ/PSSZ/MSSZ.
Elektronické podání ELDP
Elektronické podání mohou zaměstnavatelé dle ust. § 123e odst. 2 a odst. 3 ZOPSZ učinit ve formě datové zprávy (e-Podání), ve formátu, struktuře a tvaru určeném ČSSZ, zveřejněném na úřední desce ČSSZ, zasláním:
- do určené elektronické podatelny Veřejné rozhraní pro e-Podání ČSSZ (VREP) podepsané uznávaným elektronickým podpisem, nebo
- do určené datové schránky e-Podání ČSSZ (ID 5ffu6xk) nebo do datové schránky místně příslušné OSSZ, PSSZ, MSSZ Brno, nebo
- s využitím ePortálu ČSSZ prostřednictvím NIA (národní identitní bod), pokud občan disponuje občanským průkazem vydaným po 30. 6. 2018 s kontaktním elektronickým čipem (aktivovaným) nebo jiným prostředkem pro elektronickou identifikaci určeným ČSSZ.