Uvedený soudní spor se týkal řady věcí, mj. platnosti rozvázání pracovního poměru ze strany zaměstnavatele okamžitým zrušením pro porušení „pracovní kázně“ zaměstnancem zvlášť hrubým způsobem. Pro účely této rubriky považuji ale za nejzajímavější pasáž týkající se jedné z cestovních náhrad, totiž stravného ve smyslu ustanovení § 163 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.
Zaměstnavatelé dobře vědí, že výše stravného - ať už při tuzemské, nebo zahraniční pracovní cestě - se odvíjí od doby jejího trvání. Roli hraje i to, zdali bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, tedy jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které zaměstnanec finančně nepřispívá, protože pak přísluší zaměstnanci stravné snížené (zaměstnavatel odměňující své zaměstnance mzdou sice ke snížení přistoupit nemusí, má to však pro něho i pro zaměstnance nepříznivé daňové důsledky).
V této souvislosti se nedávno Nejvyšší soud zabýval tím, kdy zaměstnanci vzniká právo na stravné, a to zejména pokud jde o předložení příslušných dokladů toho se týkajících a jeho vyúčtování. Své závěry shrnul do rozsudku ze dne 10. 1. 2019, sp. zn. 21 Cdo 3227/2018.
Popis případu
Zaměstnanec pracoval u zaměstnavatele jako obchodní zástupce. V rámci soudního sporu o řadu „pracovněprávních nároků“ se na zaměstnavateli domáhal mj. zaplacení částky v celkové výši 21 000 Kč na stravném jako cestovní náhrady vyplývající mu z vykonaných pracovních cest. Zaměstnavatel se bránil tvrzením, že mu zaměstnanec nepředložil žádné doklady, z nichž by bylo možné takové právo dovodit. Z tohoto tvrzení vycházely oba soudy nižších stupňů a uzavřely, že zaměstnanec nepředložil pro svoji žalobu v tomto směru žádný důkaz a že bez významu je v tomto smyslu zaměstnancem uvedený argument, že se vše dá zjistit z výpisu GPS a knihy jízd, neboť za každou jízdu podle knihy náleží stravné.
V dovolání k Nejvyššímu soudu se zaměstnanec bránil ještě tím, že je běžnou praxí, že zaměstnanec vyúčtuje stravné (cestovní náhrady), ale od zaměstnavatele již potvrzení o tom, že stravné vyúčtoval, neobdrží, a že za takové situace může zaměstnavatel vždycky popřít, že cestovní náhrady vyúčtovány byly. Podle zaměstnance předpokladem pro vyplacení stravného je už jen to, zda zaměstnanec vykonal takovou pracovní cestu, při které mu nárok na stravné vzniká, a on jako obchodní zástupce pracovní cesty bezpochyby konal.
Z odůvodnění rozhodnutí soudu
Podle ustanovení § 183 odst. 3 zákoníku práce jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu; částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Podle ustanovení § 183 odst. 5 téhož právního předpisu nedohodnou-li se smluvní strany na jiné době, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva; částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Podle ustanovení § 184 zákoníku práce při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně použije § 183 zákoníku práce s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty.
Z citovaných ustanovení (mimo jiné) vyplývá, že nebyla-li zaměstnanci poskytnuta zúčtovatelná záloha na cestovní náhrady a přísluší-li zaměstnanci po ukončení pracovní cesty cestovní náhrady za splnění zákonem stanovených, sjednaných nebo zaměstnavatelem určených podmínek, použije se při poskytování těchto cestovních náhrad přiměřeně § 183 zákoníku práce. Přiměřenost použití tohoto ustanovení se vztahuje jak na lhůtu 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu, ve které je zaměstnanec povinen předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad, tak na lhůtu 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem, ve které je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit práva zaměstnance.
Lhůta 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu stanovená zaměstnanci k předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnavateli je lhůtou pořádkovou, jejíž nedodržení neznamená zánik této povinnosti zaměstnance ani zánik práva zaměstnance na cestovní náhradu. Smyslem a účelem ustanovení § 183 odst. 3 a 5 zákoníku práce ukládajících zaměstnancům a zaměstnavatelům ke splnění jejich povinností lhůtu 10 pracovních dnů (nedohodnou-li se zaměstnavatel se zaměstnancem jinak), je mj. zabránit tomu, aby docházelo k předkládání písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnavateli, k vyúčtování pracovních cest a k uspokojení práv zaměstnanců až se značným časovým odstupem od ukončení pracovní cesty.
Nepředloží-li zaměstnanec ve lhůtě 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad, jeho povinnost tak učinit ani jeho právo na cestovní náhrady nezaniká. Dokud však zaměstnanec tuto svou povinnost nesplní, není (nemůže být) zaměstnavatel v prodlení s plněním své povinnosti vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit práva zaměstnance, neboť povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit práva zaměstnance vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem jinak).
Právními předpisy není stanoveno, jaké konkrétní písemné doklady je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. V ustanovení § 183 odst. 3 zákoníku práce je uvedeno, že jimi mají být písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. Bude se jednat zejména o příslušné účetní doklady prokazující oprávněnost požadovaných náhrad, avšak zaměstnanec současně musí zaměstnavateli sdělit i další údaje podstatné pro určení výše cestovních náhrad. Ve vztahu ke stravnému zaměstnanec musí zaměstnavateli sdělit zejména dobu trvání pracovní cesty (kdy pracovní cesta začala a kdy skončila). Pro určení výše stravného je podstatná též skutečnost, že bylo zaměstnanci během pracovní doby poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Ke splnění povinnosti zaměstnance předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad lze využít například běžně dostupné tiskopisy (zpravidla označené jako „cestovní příkaz“); zaměstnanec (popřípadě zaměstnavatel) však může za účelem splnění uvedené povinnosti zvolit (stanovit) i jakoukoli jinou podobu této písemnosti.
Povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit právo zaměstnance na stravné tedy vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodl-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem na jiné době). Dokud zaměstnanec nesplní svou povinnost předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování stravného (k určení výše stravného), není zaměstnavatel povinen provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit právo zaměstnance na stravné.
Z uvedeného vztaženo na projednávanou věc vyplývá, že soudy dospěly ve vztahu k zaměstnancem uplatněnému nároku na zaplacení stravného za vykonané pracovní cesty ke správnému závěru, že je povinností zaměstnance předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad, na jejichž základě jsou následně cestovní náhrady vypláceny, že brání-li se zaměstnavatel od počátku tvrzením, že mu zaměstnanec nikdy žádné doklady nepředložil, je na zaměstnanci, aby řádné vyúčtování tvrzených pracovních cest prokázal, a že - vzhledem k tomu, že kromě knihy jízd, která samotná takovýto důkaz podat nemůže, žádný jiný důkaz konkrétním způsobem neoznačil, neunesl zaměstnanec své důkazní břemeno.
Namítá-li zaměstnanec, že jím k důkazu navrženou elektronickou knihou jízd vozidla, které mělo GPS, by bylo potvrzeno, zda mu nárok na stravné vznikl, či nikoliv, a že předpokladem pro vyplacení stravného je to, zda zaměstnanec vykonal takovou pracovní cestu, při které mu vzniká nárok na stravné, pak přehlíží, že povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit právo zaměstnance na stravné vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodl-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem na jiné době), nikoli již v okamžiku, kdy zaměstnanec takovou pracovní cestu vykonal. Elektronická kniha jízd nemůže sloužit k prokázání skutečnosti, že zaměstnanec splnil svou povinnost uvedenou v ustanovení § 183 odst. 3 zákoníku práce ve spojení s ustanovením § 184 zákoníku práce a zaměstnavateli po ukončení pracovní cesty předložil písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad (k určení výše stravného), a sama o sobě nemůže sloužit ani k prokázání skutečnosti, že zaměstnanec při každé jízdě „služebním automobilem“ opatřeným GPS skutečně konal pracovní (a nikoli soukromé) cesty. Provedení důkazu touto elektronickou knihou jízd proto nemůže splnění uvedené povinnosti zaměstnance předložit zaměstnavateli písemné doklady nahradit. Dovolání zaměstnance v této věci se proto zamítá.