cestovní příkaz

Zaměstnanci vznikl nárok na stravenkový paušál za odpracované směny (červenec), v následujícím měsíci (srpen) předložil cestovní příkaz s nárokem na stravné, které vzniklo předchozí měsíc (červenec), tedy opožděně. Pokud zaměstnanec předloží cestovní příkaz s nárokem na stravné např. o měsíc později, je možné ponížit nárok na stravenkový paušál v měsíci, kdy cestovní příkaz předloží? Jak by měl a může zaměstnavatel v těchto případech správně postupovat?

Jsme církevní střední a základní škola, zřizovatelem není kraj či obec, ale biskupství. Na základě uzavřených smluv s Domem zahraniční spolupráce (dále jen „DZS“) organizujeme mobility zaměstnanců v rámci programu Erasmus a od DZS na to získáváme finanční prostředky. Zaměstnanci tedy vyjíždí na zahraniční pobyty a DZS stanovuje, jakou finanční dotaci na ten který konkrétní pobyt do té které země poskytne. Finanční dotace zahrnuje mimo jiné stanovené paušální náklady na cestu tam a zpět (tzv. cestovní náklady) a paušální náklady na pobyt (tzv. pobytové náklady). Tyto částky jsou vždy předem před cestou v celkové částce zaslány v eurech zaměstnanci na jeho osobní účet, na základě účastnické smlouvy, případně z části zaměstnavatel např. zaplatí letenky a zbytek dotace zaměstnanci odešle. Zaměstnanec je povinen vyplnit si před cestou cestovní příkaz, nechat si jej schválit a následně po návratu jej nijak nevyplňuje, nedělá vyúčtování pro zaměstnavatele (v rámci DZS online vyúčtuje cestu), nedokládá žádné doklady, pouze se na cestovní příkaz napíše „Kompletně hrazeno z Erasmu“. Koordinátor těchto pobytů říká, že pro zúčtování dotace s DZS není cestovní příkaz potřeba, že zaměstnanci musí mít pouze doklady od výdajů, které měly s pobytem, a jestliže by výdaje byly nižší, než byla dotace poskytnutá zaměstnanci, že jsou povinni (sami mimo zaměstnavatele) rozdíl dodanit. Finanční účetní při zaúčtování částku, která byla zaměstnanci zaslána na jeho účet, účtuje jako cestovní výdaj (512). Není chybou, že cestovní příkaz není vyúčtován, aby bylo jasné, kolik Kč jsou celkově náhrady za pracovní cestu, které jsou osvobozeny od daně z příjmu, a celkově jako o cestovném o tom také účtovat (poskytnuté finanční prostředky předem by byly považovány za zálohu na pracovní cestu). Myslíme si, že vypořádání se s poskytnutou dotací a následně s poskytnutými peněžními prostředky zaměstnanci by se nemělo řídit jen podmínkami stanovenými ve smlouvě s DZS, ale současně, souběžně také účetními a daňovými předpisy. A můžeme ve směrnici o pracovních cestách stanovit rozdílné podmínky pro (případné) vyúčtování pracovních cest v rámci Erasmu oproti ostatním pracovním cestám, např. přiznat kapesné. 

Zaměstnanec používá služební auto, jede v místě sídla firmy na úřad a zaplatí parkovné. Musí být vypsán cestovní příkaz? Musí být vypsán cestovní příkaz i v případě, že by parkovné bylo hrazeno firemní kartou?

Zaměstnavatel má sídlo v Ostravě a zaměstnanci mají pro účely cestovních náhrad ve smlouvě místo výkonu Ostravu (mají konkrétní adresu). Může zaměstnanec, který bydlí ve Frýdku a jede vlakem na služební cestu do Prahy, mít lístek na vlak Frýdek - Praha a nechat si ho v cestovním příkazu proplatit a uvést zahájení služební cesty Frýdek? 

Zaměstnanec předložil dodatečně již po uzavřeném vyúčtování pracovní cesty (cestovního příkazu) doklad za úhradu výpůjčky auta na pracovní cestě v zahraničí. Jaký je správný postup? Proplatíme doklad pokladnou samostatně (pokud je již cestovní příkaz vyúčtován) nebo musíme otevřít vyúčtování cestovního příkazu? Jak tedy postupovat i při přepočtu měny? Pokud budeme proplácet doklad samostatně, použijeme kurz z původního vyúčtování cestovního příkazu, kdy byl použit kurz ze dne vyplacení zálohy nebo lze použít kurz ze dne vystavení dokladu za vypůjčené auto? 

Firma pořádá pro zaměstnance teambuilding. Zaplatila dopravu, pronájem sklípku, ubytování. Lze dát v rámci teambuildingu tyto výdaje jako daňové a uplatnit DPH? Dále mají zaměstnanci k této akci cestovní příkazy, opět prosím o informaci, jestli mají nárok na vyplacení diet.

Musí být na DPP do 10 000 Kč a cestovním příkazu uvedeno číslo občanského průkazu? Osoby pracující na DPP neevidujeme v žádném mzdovém SW.

Rádi bychom zpracovávali cestovní příkazy výhradně elektronicky. Znamená to, že všechny doklady za výdaje související s pracovní cestou by zaměstnanci skenovali do počítače, originály by se nearchivovaly. Nevíme si ale rady se situací, kdy část dokladů za použití MHD má špatně viditelné označení datumu a času a při skenování tento údaj není vůbec viditelný. Je možné že v případě, kdy na dokladu není viditelné datum a/nebo čas, bychom postupovali jako při ztrátě dokladu, kdy je možné dle zákona o cestovních náhradách takový doklad přesto uznat? Ovšem doklad by nebyl ztracen, byl by naskenován k příslušné pracovní cestě, pouze by nebyla možnost prokázat souvislost s touto konkrétní pracovní cestou? Stačilo by prohlášení zaměstnance, že takovou jízdenku skutečně použil? Případně jaký jiný způsob by byl pro kontrolní orgány akceptovatelný za předpokladu že nechceme, aby si sami zaměstnanci museli archivovat doklady, tedy uchovávat jejich originály? 

Musí se na cestovním příkazu vyplňovat počátek a konec pracovního výkonu? Jsme střední škola.

Firma (s. r. o.) účtuje párkrát za rok do nákladů ubytování v ČR nebo Slovenské republice v souvislosti se služební cestou manažera nebo jednatele, někdy se jedná o 2-3denní ubytování v souvislosti se školením obchodních partnerů. Firma účtuje do nákladů ubytování, benzín (firemní auta) a stravné. Stravné účtuje jako nedaňový náklad - náklady na reprezentaci. Nemusí firma vystavovat cestovní příkazy? Není to její povinností? Ve vztahu k zaměstnanci je vše zaplaceno, ubytování i stravné (které tedy firma účtuje jako nedaňové). Je tento postup v pořádku? Nebo musí být v případě, že má firma doklad na ubytování doloženo nějaké vyjádření, o jakou cestu se jednalo a k tomu cestovní příkaz?

Jsme PO a máme v leasingu služební vozidlo, které využívá jeden z našich zaměstnanců, a zároveň k němu vede knihu jízd. Je třeba pro cesty kratší než 5 hodin na území ČR, tj. bez nároku na stravné, připravit a vyúčtovat cestovní příkaz s nulovou náhradou?

Celá firma, cca 50 zaměstnanců, pojede na workshop. Jedná se o dvoudenní workshop, konaný od sídla firmy cca 150 km. Všichni vyjedou ve stejný čas a návrat je také společný. Lze vystavit hromadný cestovní příkaz nebo každý zaměstnanec musí vystavit sám za sebe? 

Vysílání zaměstnanců na zahraniční pracovní cesty a jejich realizace stále přináší množství problémů, nejasností a chyb obsažených v každodenních dotazech. Tento článek se pokusí mnohé objasnit.