archivace

Dobrý den, chtěla bych se zeptat, jak dlouho je zaměstnavatel povinen archivovat předložené docházky od zaměstnanců (evidenci odpracované doby). Na mzdovém semináři lektorka řekla, že na základě GDPR je to pouze 3roky a pak je musíme skartovat. Je to tak správně? A jak je to se skartací exekučních příkazů na zaměstnance, které jsou již zastavené (bylo splněno oddlužením). Můžeme již skartovat? Děkuji za odpověď.

Máme se zaměstnanci uzavřeny dohody o srážkách ze mzdy (na úhradu příspěvku zaměstnance na penzijní připojištění, na soukromé telefonní hovory, na úhradu rozdílu hodnoty stravenky a příspěvku zaměstnavatele na stravování apod.). Jak dlouho se musí dohody o srážkách uchovávat v případě, že zaměstnanec ukončil pracovní poměr nebo byla stávajícím zaměstnancem dohoda zrušena? Jak dlouho uchovávat žádosti zaměstnance o poukazování mzdy na účet?

Zaměstnavatel (ZAMV) vyplatil zaměstnacům z pokladny na výdajové pokladní doklady nazvané "odměna - příležitostná výpomoc" částky ve výši 10 000 Kč a 20 000 Kč (likvidace archivu, archivace, úklid po malování,inventura apod.). Jednalo se jak o kmenové zaměstnance ZAMV, kteří měli se ZAMV uzavřeny smlouvy na HPP tak o občany, kteří u ZAMV nebyli zaměstnáni. Dle sdělení účetní se jednalo o příležitostné zaměstnání dle ustanovení § 10 odst. 1 ZDP. Na tyto činnosti nebyly uzavřeny žádné smlouvy ani dohody. Odměny byly vypláceny v každém z kalendářních měsíců roku 2018. Z těchto odměn ZAMV neodvedl pojistné na sociální zabezpečení. Je postup zaměstnavatel správný?

V poslední době se velmi často vyskytují žádosti zaměstnanců o poskytnutí ELDP, případně jiných dokladů o zaměstnání, přičemž jejich pracovní poměr skončil před 20 a více lety. Některé dokumenty ani nemáme k dispozici, protože v té době nebyla povinnost vystavovat. Existuje nějaké lhůta, po jejímž uplynutí zaměstnavatel nemusí dokumenty poskytnout a případně taxativní vymezení, které dokumenty poskytnout musíme?

Jak dlouho se musí archivovat pracovní smlouvy? Je to 10 let od ukončení pracovního poměru? 

Má zaměstnavatel povinnost uschovávat výplatní pásky zaměstnanců? Pokud ano, který předpis mu to stanoví a musí být tyto výplatní pásky podepsané zaměstnancem? 

OSVČ (hlavní činnost, roční příjem 500.000 Kč) s paušálními výdaji evidující pouze příjmy a pohledávky. Pro účely daně z příjmů stačí doklady archivovat pouze 3 roky. Pro účely odvodů na zdravotní a sociální pojištění jsem našel, že požadují uchovat účetní doklady 10 let. Ale OSVČ není účetní jednotkou. Jaké lhůty archivace dokladů pro případné kontroly pro ni platí?

1) Je možné zaměstnanci zasílat naskenované kopie dokumentů ELDP, zápočtového listu a potvrzení o zdanitelných příjmech na jeho e-mail? Tyto dokumenty umíme zaheslovat, tak aby heslo věděl pouze zaměstnanec a zaměstnavatel. Případně můžeme si obstarat souhlas zaměstnance s posláním těchto věcí na jeho e-mail, pokud by to bylo vyžadováno? 2) Pokud by e-mailovou cestou toto nešlo, tak je možné zaměstnanci dávat tyto dokumenty pouze jako papírové kopie originálů (tzn. není tam originální podpis účetní nebo jednatele za zaměstnavatele; originál leží u účetní nebo jednatele firmy). Dočetl jsem se, že je možné takto řešit ELDP, ale nevím, zda by to prošlo u dalších dvou zmiňovaných dokumentů.

Prosím o informaci - jak dlouho uchovávat doklady evidence pracovní doby z hlediska zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Jde mi o § 35a odst. 4d) - Zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat mzdové listy nebo účetní záznamy ... 30 let. Mezi účetními záznamy je vyjmenována také evidence pracovní doby. Má být tedy evidence pracovní doby také uchovávána 30 let? I když jsou ve mzdovém listu uvedeny údaje o náhradách (dovolená, překážky, omluvené volno bez náhrady mzdy apod.). 

Pracovní doba je dobou, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci, a doba, v níž je zaměstnanec na pracovišti připraven k výkonu práce podle pokynů zaměstnavatele. Zákoník práce zaměstnavateli ukládá povinnost vést evidenci pracovní doby zaměstnance. Evidence pracovní doby patří mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce, proto je důležité, aby zaměstnavatelé této oblasti věnovali zvýšenou pozornost.

Dokumentaci u zaměstnanců vedeme následovně: 10 let – doklady ke srážkám ze mzdy, doklady k pracovní neschopnosti, přehledy zdravotní pojišťovny a PSSZ, vyúčtování daní z příjmů, potvrzení o zdanitelných příjmech, potvrzení o příjmech pro bankovní účely, přihlášky/odhláš­ky/změny PSSZ/ZP, oznámení o plnění povinného podílu OZP, měsíční mzdové výstupy, osobní spisy ukončených DPP/DPČ 3 roky - ELDP 4 roky – podklady pro výpočet mezd (prémie, dovolenkové lístky, rekapitulace docházky apod.) 30 let – mzdové listy, docházkové listy, osobní spisy ukončených HPP. Je takto v pořádku nebo máme něco změnit? 

Prosím o vyjádření k článku z časopisu Mzdová praxe - díl 20 "Archivace dokladů" se rozumně doporučuje vzhledem k prodlužování věku odchodu do důchodu archivovat doklady o druhu či vzniku pracovního poměru, mzdové listy (30 let) a ELDP (3 roky) mnohem dél,e než je povinnost. Nebude to však v rozporu s GDPR? Některé právnické firmy radí zajistit podpis se souhlasem delšího uchování, než je předepsáno. V případě mzdových listů a ELDP je to však nemožné, protože spousta zaměstnanců již pracovní poměr ukončila, ale delší uchování je vlastně v jejich zájmu. Dále bych prosila o informaci ohledně srážek ze mzdy (exekuce a srážky na stravenky, výuku anglického jazyka). Doklady ohledně srážek mají být také archivovány 30 let po roce kdy byla naposledy srážka ze mzdy provedena. Stačí v této lhůtě uchovat exekuční příkazy, žádosti zaměstnanců o srážky na stravenky a výuku Aj? Nebo je nutno také 30 let uchovávat například výplatní pásky se srážkami. Jednotlivé částky měsíčních srážek máme uvedeny na mzdovém listu, který se také archivuje 30 let. 

Jaká je přesná doba archivace u těchto dokladů: 1) Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti, 2) Žádost o vyúčtování daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti (nový samostatný doklad), 3) Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků, 4) Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických osob?

Dne 25. 5. 2018 nabývá účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Veřejnosti je známo z denního tisku i odborných článků pod uváděnou anglickou zkratkou GDPR - General Data Protection Regulation. Od uvedeného data nařízení nahradí valnou část právní úpravy obsažené nyní v zákoně č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tento zákon bude zrušen a nahrazen novým zákonem o zpracování osobních údajů (vládní návrh je v současné době ve schvalovacím procesu), který bude upravovat dále organizaci a činnost Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) jako státního dozorového orgánu a některé záležitosti ochrany osobních údajů, které nejsou zmíněným nařízením konkretizovány nebo je jím umožněno upravit je na vnitrostátní úrovni.