275/2015 Sb.
VYHLÁŠKA
ze dne 12. října 2015,
kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o
registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů
Národní bezpečnostní úřad stanoví podle § 23 odst. 2 a § 79 odst. 8 zákona č.
412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění
zákona č. 32/2008 Sb. a zákona č. 255/2011 Sb.:
Čl. I
Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných
informací, ve znění vyhlášky č. 55/2008 Sb. a vyhlášky č. 433/2011 Sb., se mění takto:
1. V § 2 se na konci písmene e) tečka nahrazuje čárkou a doplňuje se písmeno
f), které zní:
„f) spisem spojení dokumentů týkajících se téže věci; spis může dále vzniknout
spojením sběrného archu s dokumenty, kterým bylo přiděleno číslo jednací nebo evidenční
označení ze samostatné evidence, nebo spojením sběrných archů.“.
2. V § 3 odst. 1 písmeno f) zní:
„f) kontrolní list utajovaného dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo
Přísně tajné, nebo kontrolní list utajovaného dokumentu cizí moci stupně utajení
Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, nebo kontrolní list spisu obsahující utajované
dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné pro vedení přehledu osob,
které se s obsahem utajovaného dokumentu nebo spisu u orgánu státu, právnické osoby
nebo podnikající fyzické osoby seznámily (dále jen „kontrolní list“). Kontrolní list
obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce,“.
3. V § 3 odst. 1 písm. g) se za slova „v jednacím protokolu“ vkládají slova
„nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle odstavce 2 věty druhé“.
4. V § 3 se na konci textu odstavce 3 doplňují slova „ ; to neplatí, je-li
osobou pověřenou vedením jednacího protokolu odpovědná osoba, pokud vykonává funkci
bezpečnostního ředitele. Pověření musí být písemné a uchované až do vyřazení výše
uvedených administrativních pomůcek“.
5. V § 3 odstavec 5 zní:
„(5) Kontrolní list vyhotovuje
a) k utajovanému dokumentu osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci
utajovaného dokumentu nebo osoba, která utajovaný dokument vyhotovuje a zapíše se
do něj jako první,
b) ke spisu obsahující utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně
tajné osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci spisu.“.
6. V § 3 se za odstavec 5 vkládají nové odstavce 6 a 7, které znějí:
„(6) Kontrolní list není součástí utajovaného dokumentu nebo spisu, ale ukládá
se společně s utajovaným dokumentem nebo spisem až do jeho vyřazení nebo odeslání.
Po vyřazení či odeslání utajovaného dokumentu se kontrolní list uloží u jednacího
protokolu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst.
2 věty druhé, ve které je evidován, a jde-li o kontrolní list u spisu nebo o desky
podle odstavce 7, se kontrolní list uloží u administrativní pomůcky, ve které je
spis evidován, nejméně na dobu 5 let, není-li dále stanoveno jinak (§ 27 odst. 9).
Po uplynutí této doby osoba pověřená vedením jednacího protokolu kontrolní list zničí.
(7) Zápis v kontrolním listu u spisu nahrazuje zápis v kontrolních listech
utajovaných dokumentů ve spisu zařazených. Zápis v kontrolním listu lze nahradit
zápisem na deskách spisu za předpokladu, že položky zápisu budou obsahovat minimálně
údaje uvedené v kontrolním listu podle vzoru stanoveného v příloze č. 6 k této vyhlášce.
Zpravodajské služby mohou nahradit zápis v kontrolním listu jiným vhodným způsobem
za předpokladu, že zajistí uchování údajů ve stejném rozsahu jako údaje, které se
uvádějí v kontrolním listu, je zaručena dohledatelnost změn utajovaného dokumentu
nebo spisu a údaje jsou uchovávány nejméně po stejnou dobu, jako je uchováván kontrolní
list; to neplatí pro kontrolní list k utajovanému dokumentu cizí moci.“.
Dosavadní odstavce 6 až 9 se označují jako odstavce 8 až 11.
7. V § 3 odst. 11 se slova „a doručovací knihy“ nahrazují slovy „ , doručovací
knihy a další administrativní pomůcky sloužící k evidenci“.
8. Nadpis § 4 zní: „Číslo jednací a jiné evidenční označení utajovaného dokumentu“.
9. V § 4 se doplňují odstavce 4 a 5, které znějí:
„(4) Jiné evidenční označení utajovaného dokumentu tvoří:
a) zkratka stupně utajení podle odstavce 1 písm. a),
b) pořadové číslo z příslušné další administrativní pomůcky určené k evidenci podle
§ 3 odst. 2 věty druhé nebo jiné evidenční označení stanovené původcem utajované
informace; v případě použití sběrného archu se za pořadovým číslem vyznačí spojovník
a pořadové číslo ze sběrného archu,
c) lomítko,
d) rok, ve kterém bylo pořadové číslo podle písmene b) přiděleno,
e) lomítko,
f) zkratka evidenčního označení („EO“).
(5) Součástí jiného evidenčního označení utajovaného dokumentu mohou být
další údaje nebo znaky stanovené orgánem státu, právnickou osobou nebo podnikající
fyzickou osobou; tyto údaje nebo znaky se od údajů a znaků podle odstavce 4 oddělují
spojovníkem.“.
10. V § 6 odstavce 1 a 2 znějí:
„(1) Změna nebo zrušení stupně utajení se na utajovaném dokumentu, odstavci
nebo části vyznačí přeškrtnutím původního stupně utajení tak, aby stupeň utajení
zůstal čitelný. V případě změny se nový stupeň utajení vyznačí u původního stupně
utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem
na utajovaném dokumentu, odstavci nebo části s uvedením důvodu, data provedení, příjmení
a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení na utajovaném dokumentu,
odstavci nebo části vyznačila. Zapůjčený utajovaný dokument se neprodleně vrátí k
jednacímu protokolu nebo k další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé
k provedení záznamu o zrušení nebo změně stupně utajení.
(2) O změně stupně utajení utajovaného dokumentu se v jednacím protokolu
nebo další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé provede záznam a
utajovaný dokument se přeeviduje podle nového stupně utajení. V případě změny stupně
utajení se uvede odkaz na číslo jednací nebo jiné evidenční označení dokumentu, pod
kterým byl utajovaný dokument nově zaevidován. V případě, že jsou utajované dokumenty
různých stupňů utajení evidovány v jednom jednacím protokolu nebo v další administrativní
pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, provede se změna stupně utajení přeškrtnutím
zkratky stupně utajení, vyznačením zkratky nového stupně utajení a záznamem v jednacím
protokolu nebo v další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé. Obdobně
se změna stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu v pomocném jednacím
protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument
u sebe.“.
11. V § 6 se doplňuje odstavec 4, který zní:
„(4) Změna nebo zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu zapsaného nebo
evidovaného ve sběrném archu se provede podle odstavce 1. O změně nebo zrušení stupně
utajení se ve sběrném archu provede záznam ve sloupci „Poř. číslo“ tak, že se změna
stupně utajení vyznačí přeškrtnutím zkratky stupně utajení a vyznačí se zkratka nového
stupně utajení. Ve sloupci poznámka se uvede odkaz na číslo jednací dokumentu nebo
jiné evidenční označení, pod kterým byl dokument nově zaevidován, datum zaevidování,
příjmení a podpis osoby, která záznam a přeevidování provedla.“.
12. § 6a včetně nadpisu zní:
„§ 6a
Příjem zásilky
(1) Zásilku přijímá osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba
určená odpovědnou osobou, bezpečnostním ředitelem nebo jimi pověřenou osobou. Přijme-li
zásilku určená osoba, předá ji neprodleně k zaevidování.
(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada, zejména nejsou-li na obálkách
otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se
s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba6), nebo se po otevření
zásilky zjistí, že nesouhlasí počet listů nebo příloh, nebo pokud dokument nesplňuje
náležitosti utajovaného dokumentu, sepíše o tom určená osoba neprodleně záznam. Zásilka
se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené
skutečnosti se neprodleně vyrozumí bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.
(3) Zjistí-li se po otevření zásilky, že utajovaný dokument byl určen jinému
adresátovi, příjemce jej zaeviduje a neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí
zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajovaného dokumentu se uvede „Doručeno
omylem“, název a adresa orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a
místo podnikání podnikající fyzické osoby, která utajovaný dokument omylem obdržela,
a datum, příjmení a podpis osoby pověřené vedením jednacího protokolu.“.
13. V § 7 odstavec 1 zní:
„(1) Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován. K evidenci
lze použít jednací protokol, sběrný arch (§ 7a odst. 1) nebo další administrativní
pomůcku podle § 3 odst. 2 věty druhé. Dokument cizí moci stupně utajení odpovídající
stupni utajení Vyhrazené se eviduje v samostatném jednacím protokolu nebo další administrativní
pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé a lze jej odeslat samostatně nebo jako přílohu
utajovaného dokumentu cizí moci.“.
14. V § 7 odst. 3 písm. c) se za slovo „původce“ vkládají slova „utajované
informace“ a na konci textu se doplňují slova „a dále označení podle § 4 odst. 4
písm. e) a f) a odst. 5“.
15. V § 7 odstavec 4 zní:
„(4) Na konci kalendářního roku se jednací protokol nebo další administrativní
pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé uzavřou tak, že se poslední zápis celý podtrhne,
a tím se ukončí přidělování pořadových čísel nebo jiných evidenčních označení v tomto
roce. Pod podtržením se uvede datum a záznam o počtu použitých čísel jednacích nebo
jiných evidenčních označeních, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu
a dále bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 3 odst. 3 věty druhé.“.
16. V § 7 se doplňuje odstavec 6, který zní:
„(6) Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE
ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilka se eviduje
neotevřená a předává se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené
vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu
v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce určené k evidenci podle §
3 odst. 2 a zajistí vyznačení údajů podle odstavce 3 na utajovaný dokument.“.
17. Za § 7 se vkládá nový § 7a, který včetně nadpisu zní:
„§ 7a
Sběrný arch
(1) Při vytváření sběrného archu se utajovaný dokument, kterým se zakládá
sběrný arch, zaeviduje v příslušném jednacím protokolu nebo v další administrativní
pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé a současně se zapíše do sběrného
archu pod pořadové číslo jedna. Další utajované dokumenty se do sběrného archu zaevidují
v pořadí, ve kterém jsou doručeny, nebo ve kterém vznikly podle pokynů uvedených
v příloze č. 7 k této vyhlášce. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu
nebo další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé.
(2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně
utajení.
(3) Na každý utajovaný dokument zapsaný a zaevidovaný ve sběrném archu
se vyznačí číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení, ke kterému
byl sběrný arch založen. Jednotlivé utajované dokumenty zapsané a zaevidované ve
sběrném archu se v čísle jednacím nebo jiném evidenčním označení utajovaného dokumentu
rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 4 odst. 1 písm. b) nebo § 4
odst. 4 písm. b).
(4) Uzavření sběrného archu se provede tak, že se poslední zápis celý podtrhne,
ukončí se přidělování pořadových čísel nebo jiných evidenčních označení sběrného
archu. Pod podtržením se uvede záznam s datem uzavření sběrného archu, celkový počet
uložených listů utajovaných dokumentů a počet a druh dokumentů v nelistinné podobě
sběrného archu, příjmení a podpis osoby, která záznam provedla. Utajované dokumenty
zapsané a evidované ve sběrném archu se při uzavření pevně spojí, je-li to fyzicky
možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s takto vzniklým
souborem utajovaných dokumentů. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty
a dokumenty se zrušeným stupněm utajení zapsané ve sběrném archu nedělitelný soubor
dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí
věty. Na první straně tohoto souboru dokumentů se uvede spisový znak, skartační znak,
rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů
v nelistinné podobě. Zároveň se provede i záznam do administrativní pomůcky k číslu
jednacímu nebo k jinému evidenčnímu označení, ve které je sběrný arch zaevidován.
(5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu nebo u další administrativní
pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé a vyřazuje se společně s ním.
Kopie sběrného archu se ukládá u souboru dokumentů vzniklého podle odstavce 4, je
jeho součástí a nezapočítává se do počtu listů. Po uzavření sběrného archu lze odeslat
pouze soubor dokumentů podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.“.
18. § 8 včetně nadpisu zní:
„§ 8
Vyhotovení utajovaného dokumentu a jeho náležitosti
(1) Na utajovaný dokument v listinné podobě se uvede název orgánu státu
nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný
dokument vznikl, číslo jednací nebo jiné evidenční označení utajovaného dokumentu,
stupeň utajení, datum vzniku a místo, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných
a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně počet a druh
utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě, a to způsobem podle § 15
odst. 2. Na utajovaném dokumentu se mohou vyznačit další údaje. Jsou-li k dokumentu
připojeny přílohy, z nichž některé jsou utajované, vyznačí se stupeň utajení a další
údaje podle věty první i v případě, kdy sám dokument neobsahuje utajované informace.
(2) Listy nebo stránky utajovaného dokumentu v listinné podobě musí být
průběžně číslovány. Listy nebo stránky utajovaných příloh v listinné podobě se číslují
samostatně. Listy utajovaného dokumentu a listy jednotlivých utajovaných příloh v
listinné podobě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Pro potřeby uvedení počtu
listů utajovaného dokumentu a utajovaných příloh je každý list bez ohledu na jeho
formát považován za jeden list.
(3) Příloha v listinné podobě k utajovanému dokumentu se označuje číslem
jednacím utajovaného dokumentu nebo jiným evidenčním označením tak, že se na přední
stranu prvního listu v pravé horní části uvede: „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo
„Příloha č. ... k evid. ozn. ...“; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede
se „Neutajovaná příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Neutajovaná příloha č. ... k evid.
ozn. ...“. Na přední stranu prvního listu utajované přílohy v listinné podobě se
uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající
fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, vlastní číslo výtisku a počet listů.
Na utajované příloze v nelistinné podobě se uvede „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo
„Příloha č. ... k evid. ozn. ...“ a další náležitosti podle § 17 odst. 1. Stupeň
utajení každé utajované přílohy se vyznačuje stejným způsobem jako na utajovaném
dokumentu. Nelze-li uvedené náležitosti vyznačit na přílohu, vyznačí se na popisném
štítku nebo jiným vhodným způsobem. S odpojenou přílohou se manipuluje podle jejího
stupně utajení.
(4) Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu
nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný
dokument vznikl, stupeň utajení, datum vzniku, číslo jednací utajovaného dokumentu,
nebo je-li utajovaný dokument evidován v administrativních pomůckách podle § 3 odst.
2 věty druhé, jiné evidenční označení, nebo je-li přílohou, označení „Příloha č.
... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“. Nelze-li tyto údaje vyznačit
přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo
jiným vhodným způsobem.
(5) Odpojení přílohy a její nové zaevidování či přeevidování se vyznačí
písemným záznamem na přední stranu prvního listu, v pravé horní části nebo u doručeného
utajovaného dokumentu u evidenčního záznamu dle § 7 odst. 3 nebo jiným vhodným způsobem.
Písemný záznam obsahuje, která příloha byla odpojena, datum odpojení, nové číslo
jednací nebo jiné evidenční označení odpojené přílohy, příjmení a podpis osoby, která
odpojení a písemný záznam provedla. Odpojená příloha zaevidovaná pod novým číslem
jednacím nebo jiným evidenčním označením musí splňovat požadavky podle odstavce 1,
je-li přílohou tak označena „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid.
ozn. ...“.
(6) V případě vyhotovení více než jednoho výtisku utajovaného dokumentu
se vyhotovuje rozdělovník a záznam na utajovaném dokumentu. Ten, kdo vyhotovuje čistopis
utajovaného dokumentu, neprodleně po jeho schválení, zničí vadné výtisky, výtisky,
které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschváleného čistopisu utajovaného
dokumentu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace,
kterou obsahovaly. Stejně tak se zničí podkladový materiál po jeho využití, pokud
není evidován. Podkladovým materiálem stupně utajení Vyhrazené k čistopisu utajovaného
dokumentu stupně utajení Vyhrazené, materiál v listinné i nelistinné podobě obsahující
utajovanou informaci stupně utajení Vyhrazené, který není originálem ani čistopisem
utajovaného dokumentu, je určen pro jeho vyhotovení; například jde o materiál, který
vzniká při jednání a je podkladem pro výsledný utajovaný dokument nebo oficiální
závěr z jednání, nebo kopie utajovaného dokumentu. Podkladový materiál vyhotovuje
zpracovatel pouze pro vlastní potřebu. Pokud se stane podkladový materiál součástí
čistopisu utajovaného dokumentu, musí být evidován. Při vyhotovení kryptografického
dokumentu2a) se podkladový materiál nesmí vytvářet.
(7) Na výtisku utajovaného dokumentu vytvořeném ve více výtiscích se rozdělovník
a záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce vyhotovuje pouze
na výtisku utajovaného dokumentu určenému k uložení. Rozdělovník a záznam se vždy
uvede na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v případě,
že jej není možné v celém rozsahu uvést na utajovaný dokument. Rozdělovník a záznam
se uvede též na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v
případě, že výčet všech adresátů není uveden v jednacím protokolu nebo v další administrativní
pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé. Pokud je rozdělovník a záznam
uveden na samostatném listu, je součástí utajovaného dokumentu, ale nezapočítává
se do počtu listů a na utajovaný dokument se uvede „Rozdělovník přiložen“. Při zničení
utajovaného dokumentu obsahující rozdělovník a záznam na samostatném listu z důvodu
neuvedení výčtu všech adresátů v jednacím protokolu nebo v další administrativní
pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé se vytvoří jeho kopie a uloží
se u příslušného jednacího protokolu nebo u další administrativní pomůcky určené
k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé. Po písemném oznámení adresátům o zrušeném
stupni utajení utajovaného dokumentu se kopie rozdělovníku a záznam zničí.“.
19. V § 9 se doplňuje odstavec 6, který zní:
„(6) Průvodní list se při přepravě utajovaného dokumentu v nelistinné podobě
poskytovaného v mezinárodním styku, stupně utajení Vyhrazené nebo podle části čtvrté
této vyhlášky nevytváří.“.
20. § 10 včetně nadpisu zní:
„§ 10
Vyřízení, ukládání a zapůjčování utajovaného dokumentu a spisu
(1) Vyřízením utajovaného dokumentu se zejména rozumí zpracování jeho návrhu,
schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.
U vyřízení spisu se postupuje obdobně jako u vyřízení dokumentu; jeho vyřízení je
ukončeno až po vyřízení všech dokumentů v něm zařazených.
(2) Po vyřízení se utajovaný dokument nebo spis vrací osobě pověřené vedením
jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument nebo spis uvede před uložením
ten, kdo jej vyřizuje, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno
skartační řízení; pokud jej vrací v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede
na ni stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení
utajovaného dokumentu nebo spisu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet
a druh příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení, spisový znak,
skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.
(3) Vyřízené utajované dokumenty a vyřízené a uzavřené spisy se ukládají
podle věcných skupin, spisových znaků nebo čísel jednacích způsobem stanoveným odpovědnou
osobou. Při vyřizování utajovaných dokumentů se všechny utajované dokumenty týkající
se téže věci mohou spojit ve spis. Utajované dokumenty uložené ve spisu se vzájemně
fyzicky spojí a ukládají se chronologicky zpravidla vzestupně nebo sestupně. Na spisu
se viditelně vyznačí stupeň utajení. Utajované dokumenty ukládané do spisu se průběžně
zapisují do seznamu uložených utajovaných dokumentů, který je jeho součástí a nezapočítává
se do počtu uložených listů.
(4) Uložený utajovaný dokument nebo spis lze v rámci orgánu státu, právnické
osoby nebo podnikající fyzické osoby, nebo jejich organizační součásti, ve které
je evidován, zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky
podle § 6 odst. 1 zákona. Se souhlasem vedoucího pracovníka orgánu státu, právnické
osoby nebo podnikající fyzické osoby lze ve výjimečných odůvodněných případech předat
uložený spis i jiné osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 zákona, na dobu
nezbytně nutnou.
(5) Výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu
nebo k administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, ve které je evidován,
a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití (dále jen „nadpočetný výtisk“),
lze komisionálně zničit. Zničení se provádí tak, aby byla znemožněna rekonstrukce
utajovaného dokumentu a identifikace utajované informace, kterou obsahuje; o tomto
zničení se pořídí písemný záznam.“.
21. V § 11 odstavce 1 a 2 znějí:
„(1) Zásilku přijímá osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba
určená k přebírání zásilek, která převzetí zásilky doručiteli potvrdí. Přijme-li
zásilku osoba určená k přebírání zásilek, předá ji neprodleně k zaevidování.
(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada, zejména nejsou-li na obálkách
otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se
s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba6), nebo se po otevření
zásilky zjistí, že nesouhlasí počet listů nebo příloh, nebo pokud dokument nesplňuje
náležitosti utajovaného dokumentu, sepíše o tom určená osoba neprodleně záznam; zásilka
se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené
skutečnosti se neprodleně vyrozumí bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.“.
22. V § 11 odst. 3 a v § 19 odst. 2 se zrušuje slovo „ , jméno“.
23. V § 12 odstavec 1 zní:
„(1) Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován. Utajovaný
dokument v listinné podobě, doručený nebo vznikající v orgánu státu, u právnické
osoby, podnikající fyzické osoby, nebo v jejich organizačních součástech, které vedou
evidenci utajovaných dokumentů, se eviduje v jednacím protokolu podle pokynů uvedených
v příloze č. 1 k této vyhlášce nebo sběrném archu (§ 13 odst. 1). Utajovaný dokument
v nelistinné podobě lze evidovat v jednacím protokolu, sběrném archu (§ 13 odst.
1) nebo v další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé. Evidenci provádí
osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Utajovaný dokument stupně utajení Přísně
tajné se eviduje v samostatném jednacím protokolu. Utajované dokumenty stupně utajení
Tajné a Důvěrné se mohou evidovat společně s utajovanými dokumenty stupně utajení
Vyhrazené, není-li dále stanoveno jinak.“.
24. V § 12 odst. 5 se za slovo „manipulační“ vkládají slova „nebo doručovací“.
25. V § 12 odst. 6 se na konci textu věty první doplňují slova „ , a zjistí-li
u zásilky závadu, postupuje obdobně podle § 11 odst. 2“.
26. V § 12 odst. 7 se slova „v manipulační“ nahrazují slovy „ve své manipulační“.
27. V § 12 odst. 8 se slova „přidělování čísel jednacích“ nahrazují slovy
„přidělování pořadových čísel“ a slova „nebo další administrativní pomůcky podle
§ 3 odst. 2 věty druhé“ se zrušují.
28. § 13 včetně nadpisu zní:
„§ 13
Sběrný arch
(1) Při vytváření sběrného archu se utajovaný dokument, kterým se zakládá
sběrný arch, zaeviduje v příslušném jednacím protokolu a současně se zapíše do sběrného
archu pod pořadové číslo jedna. Evidence utajovaných dokumentů ve sběrném archu se
provádí podle přílohy č. 7 k této vyhlášce.
(2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně
utajení.
(3) Na každý utajovaný dokument zapsaný a zaevidovaný ve sběrném archu
se vyznačí číslo jednací utajovaného dokumentu, ke kterému byl sběrný arch založen.
Jednotlivé utajované dokumenty zapsané a zaevidované ve sběrném archu se v čísle
jednacím utajovaného dokumentu rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle
§ 4 odst. 1 písm. b).
(4) Uzavření sběrného archu se provede tak, že se poslední zápis celý podtrhne,
ukončí se přidělování pořadových čísel sběrného archu. Pod podtržením se uvede záznam
s datem uzavření sběrného archu, celkový počet uložených listů utajovaných dokumentů
a počet a druh dokumentů v nelistinné podobě sběrného archu, příjmení a podpis osoby,
která záznam provedla. Utajované dokumenty zapsané a zaevidované ve sběrném archu
se při uzavření pevně spojí, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným
obtížím při následném nakládání s takto vzniklým souborem utajovaných dokumentů.
Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty a dokumenty se zrušeným stupněm
utajení zapsané ve sběrném archu nedělitelný soubor dokumentů; to platí i v případě,
že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto
souboru dokumentů se uvede spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení,
počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě. Zároveň se provede
i záznam do jednacího protokolu, ve kterém je sběrný arch zaevidován.
(5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu a vyřazuje se společně
s ním. Kopie sběrného archu se ukládá u souboru dokumentů vzniklého podle odstavce
4, je jeho součástí a nezapočítává se do počtu listů. Po uzavření sběrného archu
lze odeslat pouze soubor dokumentů podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.“.
29. V § 15 odst. 1 se slova „datum vyhotovení“ nahrazují slovy „datum vzniku
a místo“.
30. V § 15 odst. 2 se věta poslední nahrazuje větami „Mají-li být k utajovanému
dokumentu připojeny přílohy, z nichž alespoň jedna je vyššího stupně utajení než
utajovaný dokument, uvede se na utajovaném dokumentu stupeň utajení podle přílohy
s nejvyšším stupněm utajení. Skládá-li se utajovaný dokument z více částí, vyznačí
se na průvodní části, která obsahuje číslo jednací, stupeň utajení podle části s
nejvyšším stupněm utajení podle vzoru stanoveného v příloze č. 8a k této vyhlášce.“.
31. V § 15 odst. 3 se za větu čtvrtou vkládá věta „Nelze-li uvedené náležitosti
vyznačit na přílohu, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.“.
32. V § 15 se doplňují odstavce 5 a 6, které znějí:
„(5) Odpojení přílohy a její nové zaevidování či přeevidování se vyznačí
písemným záznamem na přední stranu prvního listu, v pravé horní části, nebo u doručeného
utajovaného dokumentu u evidenčního záznamu podle § 12 odst. 2, nebo jiným vhodným
způsobem. Písemný záznam obsahuje, která příloha byla odpojena, datum odpojení, nové
evidenční označení odpojené přílohy, příjmení a podpis osoby, která odpojení a písemný
záznam provedla.
(6) Odpojená příloha zaevidovaná pod novým číslem jednacím nebo jiným evidenčním
označením musí splňovat požadavky podle odstavce 1, a je-li přílohou, uvede se nově
označení „Příloha č. ... k č. j ...“.“.
33. § 16 až 18 včetně nadpisů znějí:
„§ 16
Vyhotovení utajovaného dokumentu
(1) V případě vyhotovení více než jednoho výtisku utajovaného dokumentu
se vyhotovuje rozdělovník a záznam na utajovaném dokumentu. Čistopis utajovaného
dokumentu se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje
čistopisy utajovaného dokumentu, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou
uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených čistopisů utajovaných dokumentů tak,
aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou
obsahovaly.
(2) Na výtisku utajovaného dokumentu vytvořeném ve více výtiscích se rozdělovník
a záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce vyhotovuje pouze
na výtisku utajovaného dokumentu určenému k uložení. Rozdělovník a záznam se vždy
uvede na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v případě,
že jej není možné v celém rozsahu uvést na utajovaný dokument. Rozdělovník a záznam
se uvede též na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v
případě, že výčet všech adresátů není uveden v administrativních pomůckách určených
k evidenci. Pokud je rozdělovník a záznam uveden na samostatném listu, je součástí
utajovaného dokumentu, ale nezapočítává se do počtu listů a na utajovaný dokument
se uvede „Rozdělovník přiložen“. Při zničení utajovaného dokumentu obsahující rozdělovník
a záznam na samostatném listu z důvodu neuvedení výčtu všech adresátů v administrativních
pomůckách určených k evidenci se vytvoří jeho kopie a uloží se u příslušné administrativní
pomůcky určené k evidenci. Po písemném oznámení adresátům o zrušeném stupni utajení
utajovaného dokumentu se kopie rozdělovníku a záznam zničí.
§ 17
Náležitosti utajovaného dokumentu v nelistinné podobě
(1) Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu
nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný
dokument vznikl, datum vzniku, číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční
označení, pod kterým je utajovaný dokument v nelistinné podobě zaevidován, a stupeň
utajení, nebo je-li přílohou označení „Příloha č. ... k č. j. ...“.
(2) Nelze-li údaje podle odstavce 1 vyznačit přímo na utajovaný dokument
v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.
(3) Utajovaný dokument v nelistinné podobě se při přepravě opatří průvodním
listem, který obsahuje náležitosti podle § 15 odst. 1 a 2.
§ 18
Zaznamenávání poznámek a dílčích údajů obsahujících utajované informace
(1) Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci se zaznamenávají
pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání upraveny
podle § 3 odst. 3 a označeny příslušným stupněm utajení, nebo do certifikovaného
informačního systému. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih vede bezpečnostní
ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.
(2) Poznámkové sešity nebo knihy pro zaznamenávání poznámek a dílčích údajů,
obsahující utajované informace, se ukládají obdobně jako utajovaný dokument stejného
stupně utajení a přenášejí se vždy v přenosné schránce. Příslušný stupeň utajení
se do poznámkového sešitu nebo knihy vyznačí u doložky o počtu listů uvedené způsobem
podle § 3 odst. 3 a dále vhodným způsobem na obalu poznámkového sešitu nebo knihy.“.
34. V § 19 odst. 1 se za větu první vkládá věta „Překladem se pro účely této
vyhlášky rozumí významově shodné převedení originálu utajovaného dokumentu do jiného
jazyka.“.
35. V § 19 se na konci textu odstavců 2 a 3 doplňují slova „a nezapočítává
se do počtu listů“.
36. V § 19 odst. 4 se zrušuje slovo „jméno“ a slovo „jméno,“.
37. V § 19 odst. 5 se za slova „vyznačí se na opisu“ vkládají slova „nebo
kopii“ a na konci textu odstavce se doplňují slova „nebo kopie“.
38. V § 19 se za odstavec 5 vkládá nový odstavec 6, který zní:
„(6) Na vyhotovený překlad utajovaného dokumentu se na přední stranu prvního
listu vyznačí slovo „PŘEKLAD“ a náležitosti podle § 15 odst. 1,
2 a 4.“.
Dosavadní odstavec 6 se označuje jako odstavec 7.
39. V § 19 odst. 7 se slova „na vyjímatelný nosič nebo“ zrušují a na konci
textu odstavce se doplňují slova „ , který se opatří náležitostmi podle § 15 odst.
1, 2 a 4“.
40. V § 20 odst. 1 se za slova „se uvádí v jednacím protokolu,“ vkládají
slova „další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé,“.
41. V § 20 odstavec 2 zní:
„(2) Předávání utajovaného dokumentu se v rámci orgánu státu, právnické
osoby nebo podnikající fyzické osoby uskutečňuje prostřednictvím doručovací knihy
anebo
a) mezi organizačními součástmi prostřednictvím jednacích protokolů, dalších administrativních
pomůcek určených k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé, nebo
b) uvnitř organizační součásti prostřednictvím pomocného jednacího protokolu, není-li
jej, prostřednictvím jednacího protokolu, další administrativní pomůcky určené k
evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé, nebo po schválení odpovědnou osobou nebo bezpečnostním
ředitelem, i prostřednictvím manipulační knihy.“.
42. V § 21 odst. 2 se slova „přepravovaným kurýrní službou“ zrušují.
43. V § 22 odst. 6 se za slova „určeného k uložení“ vkládají slova „a nezapočítává
se do počtu listů“.
44. Na konci textu nadpisů § 23 a 25 se doplňují slova „nebo spisu“.
45. V § 23 odst. 1, 2 a 3 a § 25 odst. 2 se za slova „Utajovaný dokument“
vkládají slova „nebo spis“.
46. V § 23 se na konci textu odstavce 2 doplňují slova „nebo spisu a nezapočítává
se do počtu listů“.
47. § 24 včetně nadpisu zní:
„§ 24
Ukládání utajovaného dokumentu nebo spisu po jeho vyřízení
(1) Po vyřízení se utajovaný dokument nebo spis vrací osobě pověřené vedením
jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument nebo spis uvede před uložením
ten, kdo jej vyřizuje, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno
skartační řízení. Pokud jej vrací v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede
na ni stupeň utajení, číslo jednací nebo jiné evidenční označení utajovaného dokumentu
nebo spisu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné
podobě, případně jejich evidenční označení, spisový znak, skartační znak a rok, ve
kterém bude provedeno skartační řízení.
(2) Vyřízené utajované dokumenty a vyřízené a uzavřené spisy se ukládají
podle věcných skupin, spisových znaků nebo čísel jednacích způsobem stanoveným odpovědnou
osobou. Při vyřizování utajovaných dokumentů se všechny utajované dokumenty týkající
se téže věci mohou spojit ve spis. Utajované dokumenty uložené ve spisu se vzájemně
fyzicky spojí a ukládají se chronologicky zpravidla vzestupně nebo sestupně. Na spisu
s uloženými utajovanými dokumenty se viditelně vyznačí nejvyšší stupeň utajení utajovaných
dokumentů v něm uložených. Utajované dokumenty ukládané do spisu se průběžně zapisují
do seznamu uložených utajovaných dokumentů, který je jeho součástí.
(3) Nadpočetné výtisky utajovaných dokumentů se mohou zničit. Nadpočetné
výtisky zničí bezpečnostní ředitel nebo osoba jím pověřená a osoba pověřená vedením
jednacího protokolu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované
informace, kterou obsahovaly, a jejich zničení potvrdí podpisy v rozdělovníku.“.
48. V § 25 odst. 1 se za slova „utajovaný dokument“ vkládají slova „nebo
spis“.
49. Na konci § 25 odst. 2 se doplňuje věta „Se souhlasem vedoucího pracovníka
orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby lze ve výjimečných odůvodněných
případech předat uložený spis i jiné osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst.
1 zákona, na dobu nezbytně nutnou.“.
50. V § 25 odst. 3 se za slova „utajovaného dokumentu“ vkládají slova „nebo
spisu“.
51. V § 25 odst. 4 se za slova „utajované dokumenty“ vkládají slova „nebo
spisy“.
52. V § 26 odstavec 7 zní:
„(7) V ústředním registru jsou vedeny seznamy zaměstnanců Úřadu, kterým
lze umožnit přístup k utajovaným informacím Organizace Severoatlantické smlouvy,
Evropské unie nebo ostatním utajovaným informacím poskytovaným v mezinárodním styku.
Seznamy obsahují zejména
a) název Úřadu,
b) evidenční nebo jiné označení,
c) cizí moc, k jejíž utajované informaci má být umožněn přístup,
d) datum,
e) jména a příjmení osob, kterým lze umožnit přístup k utajovaným informacím,
f) podpis odpovědné osoby, jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele.
Seznamy se aktualizují a po skončení jejich platnosti se ukládají v registru nejméně
po dobu 5 let, poté se zničí.“.
53. V § 26 odst. 9 se slova „do zahraničí“ zrušují a slovo „kurýr“ se nahrazuje
slovy „postupuje obdobně podle § 22, kurýr se“.
54. V § 27 odst. 1 úvodní části ustanovení se slovo „Orgán“ nahrazuje slovy
„Má-li mít orgán“ a za slova „fyzická osoba“ se vkládají slova „přístup k utajované
informaci cizí moci,“ a na konci textu písmene e) se doplňují slova „ , případně
i s členěním na pomocné registry nebo kontrolní body“.
55. V § 27 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:
„(2) V registru, pomocném registru nebo kontrolním bodu může být zařazena
pouze fyzická osoba, která je držitelem platného osvědčení fyzické osoby pro stupeň
utajení, pro který byl registr, pomocný registr nebo kontrolní bod zřízen a byl-li
registr, pomocný registr nebo kontrolní bod zřízen i pro utajované informace Organizace
Severoatlantické smlouvy, i držitelem příslušného osvědčení pro cizí moc.“.
Dosavadní odstavce 2 až 12 se označují jako odstavce 3 až 13.
56. V § 27 odstavce 9 až 13 znějí:
„(9) Kontrolní list podle § 3 odst. 1 písm. f) se po vyřazení či odeslání
utajovaného dokumentu uloží v registru nejméně po dobu 10 let v případě utajovaného
dokumentu stupně utajení Přísně tajné, nebo nejméně po dobu 5 let v případě utajovaného
dokumentu nižšího stupně utajení. Po uplynutí této doby osoba pověřená vedením jednacího
protokolu kontrolní list zničí.
(10) Stvrzenka podle § 21 odst. 2 o převzetí utajovaného dokumentu poskytovaného
v mezinárodním styku není součástí utajovaného dokumentu, nezapočítává se do počtu
listů a ukládá se společně s utajovaným dokumentem až do jeho vyřazení nebo odeslání.
Po vyřazení či odeslání utajovaného dokumentu se stvrzenka uloží v registru nejméně
po dobu 10 let v případě utajovaného dokumentu stupně utajení Přísně tajné, nebo
nejméně po dobu 5 let v případě utajovaného dokumentu nižšího stupně utajení. Po
uplynutí této doby osoba pověřená vedením jednacího protokolu stvrzenku o převzetí
utajovaného dokumentu zničí.
(11) V registru jsou vedeny v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající
fyzické osoby, u které je registr zřízen, seznamy osob, kterým lze v registru umožnit
přístup k utajovaným informacím Organizace Severoatlantické smlouvy, Evropské unie
nebo ostatním utajovaným informacím ostatních subjektů cizí moci. Seznamy se aktualizují,
obsahují zejména název registru a dále údaje podle § 26 odst. 7 písm. b) až f) a
po skončení jejich platnosti se ukládají v registru nejméně po dobu 5 let, poté se
zničí.
(12) V registru je veden seznam podřízených pomocných registrů a kontrolních
bodů včetně jmen, příjmení a podpisových vzorů vedoucích pomocných registrů a kontrolních
bodů a jejich zástupců.
(13) Registr provádí kontrolu utajovaných dokumentů stupně utajení Přísně
tajné a Tajné evidovaných v registru k 31. prosinci kalendářního roku a zprávu o
kontrole utajovaných informací vedených v registru zasílá ústřednímu registru do
15. února následujícího kalendářního roku spolu s uvedením počtu utajovaných dokumentů
a jejich stupňů utajení v registru uložených. Vzor zprávy o kontrole utajovaných
informací vedených v registru je stanoven v příloze č. 13 k této vyhlášce.“.
57. V § 27a se v odstavci 1 slova „ , ukládají a odesílají“ nahrazují slovy
„a ukládají“ a na konci textu odstavce se doplňují slova „ ; odesílají se jinému
registru nebo jinému pomocnému registru pouze prostřednictvím registru, v jehož rámci
byl pomocný registr zřízen, a v rámci registru též jinému pomocnému registru“.
58. V § 27a se odstavec 3 zrušuje.
Dosavadní odstavce 4 až 6 se označují jako odstavce 3 až 5.
59. V § 27a odstavce 3 a 4 znějí:
„(3) Pro utajované dokumenty poskytované v mezinárodním styku pomocnému registru
platí obdobně § 27 odst. 5, 6, 9 a 10.
(4) V pomocném registru jsou vedeny v rámci orgánu státu, právnické osoby
nebo podnikající fyzické osoby, u které je pomocný registr zřízen, seznamy osob,
kterým lze v pomocném registru umožnit přístup k utajovaným informacím Organizace
Severoatlantické smlouvy, Evropské unie nebo ostatním utajovaným informacím poskytovaným
v mezinárodním styku. Seznamy se aktualizují, obsahují zejména název registru a dále
údaje podle § 26 odst. 7 písm. b) až f) a po skončení jejich platnosti se ukládají
v registru nejméně po dobu 5 let, poté se zničí.“.
60. V § 27b se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní:
„(2) Vedoucí kontrolního bodu odpovídá za ochranu všech utajovaných dokumentů
poskytovaných v mezinárodním styku, které jsou v rámci kontrolního bodu v pomocném
jednacím protokolu zaznamenány a nebyly předány zpracovateli.“.
Dosavadní odstavce 2 až 4 se označují jako odstavce 3 až 5.
61. V § 27b odstavce 3 až 5 znějí:
„(3) Kontrolní bod může utajovaný dokument odeslat pouze prostřednictvím
registru, popřípadě pomocného registru, v jehož rámci byl kontrolní bod zřízen.
(4) Pro utajované dokumenty poskytované v mezinárodním styku kontrolnímu
bodu platí obdobně § 27 odst. 5.
(5) V kontrolním bodu jsou vedeny v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo
podnikající fyzické osoby, u které je kontrolní bod zřízen, seznamy osob, kterým
lze v kontrolním bodu umožnit přístup k utajovaným informacím Organizace Severoatlantické
smlouvy, Evropské unie nebo ostatním utajovaným informacím poskytovaným v mezinárodním
styku. Seznamy se aktualizují, obsahují zejména název registru a dále údaje podle
§ 26 odst. 7 písm. b) až f) a po skončení jejich platnosti se ukládají v registru
nejméně po dobu 5 let, poté se zničí.“.
62. V § 28 odst. 1 se za slova „jednacího protokolu“ vkládají slova „nebo
další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé“.
63. § 29 včetně nadpisu zní:
„§ 29
Zajištění ochrany utajovaných informací při zániku orgánu státu, organizační
složky zřízené orgánem státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby
(1) Orgán státu, organizační složka zřízená orgánem státu, právnická osoba
nebo podnikající fyzická osoba provede před nebo při svém zániku fyzickou kontrolu
všech utajovaných dokumentů, které se u nich vyskytují.
(2) Kontrolu podle odstavce 1 provádí komise, kterou ustanoví odpovědná
osoba. Členem komise musí být fyzická osoba, která je oprávněna k přístupu k utajované
informaci nejméně takového stupně utajení, která má být kontrolována; u podnikající
fyzické osoby je členem komise vždy odpovědná osoba nebo bezpečnostní ředitel.
(3) V průběhu fyzické kontroly podle odstavce 1 se provede
a) kontrola všech uložených utajovaných dokumentů, utajovaných dokumentů dosud nepředaných
k vyřízení a utajovaných dokumentů předaných k odeslání,
b) zpracování protokolu, ve kterém se uvede adresát přebírající utajované dokumenty
a způsob vypořádání jednotlivých utajovaných dokumentů; protokol, který se zaeviduje,
podepíší všichni členové komise.
(4) Právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba neprodleně zašle kopii
protokolu o fyzické kontrole utajovaných dokumentů podle odstavce 3 Úřadu.
(5) Při zániku orgánu státu odpovědná osoba orgánu státu nebo bezpečnostní
ředitel předá utajované dokumenty odpovědné osobě nebo bezpečnostnímu řediteli právního
nástupce; není-li právní nástupce, předá je tomu orgánu státu, do jehož působnosti
utajovaný dokument náleží, a není-li jej, Úřadu. V případě předávání utajovaných
dokumentů Úřadu se Úřadu současně předá kopie protokolu o fyzické kontrole podle
odstavce 3.
(6) Při zániku organizační složky zřízené orgánem státu odpovědná osoba
nebo bezpečnostní ředitel organizační složky předá utajované dokumenty odpovědné
osobě nebo bezpečnostnímu řediteli orgánu státu, který vůči ní vykonává zřizovatelskou
funkci.
(7) Při zániku právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby odpovědná
osoba nebo bezpečnostní ředitel právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby předá
utajované dokumenty tomu, kdo mu je poskytl nebo do jehož působnosti náleží; nelze-li
tak učinit, předá je Úřadu.
(8) Při zániku orgánu státu, organizační složky zřízené orgánem státu,
právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby se utajované dokumenty poskytované
v mezinárodním styku předají ústřednímu registru.
(9) Odpovědná osoba, které se utajované dokumenty předávají, zajistí
a) provedení fyzické kontroly všech předávaných utajovaných dokumentů,
b) zpracování předávacího protokolu, který se u přebírající strany zaeviduje; předávací
protokol podepíší určení zástupci předávající a přebírající strany a
c) neprodlené zaslání kopie předávacího protokolu Úřadu.“.
64. V příloze č. 1 a v příloze č. 2 název sloupce č. 13 zní: „značka spisu“
a název sloupce č. 15 zní: „Spisový znak, skartační znak a rok skartačního řízení“.
65. V příloze č. 1 se slova „ , například 21 - 30“ zrušují.
66. V příloze č. 1 pokyny pro vyplnění sloupců č. 1 až 6, 8, 9 a 11 až 16
znějí:
„Sloupec č. 1
Uvede se zkratka příslušného stupně utajení. Po vyřazení utajovaného
dokumentu z evidence v jednacím protokolu (skartace nebo přeevidování) se sloupec
č. 1 proškrtne.
Sloupec č. 2
Uvede se den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument doručen; u
vlastního utajovaného dokumentu den a měsíc, kdy bylo číslo jednací utajovanému dokumentu
přiděleno. V případě přeevidovaného dokumentu den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument
k novému číslu jednacímu přeevidován.
Sloupec č. 3
Uvede se odesílatel utajovaného dokumentu, jde-li o vlastní
utajovaný dokument, uvede se označení „vlastní“, v případě použití sběrného archu
se uvede označení „SBĚRNÝ ARCH“. V případě přeevidovaného dokumentu se uvede „Přeevidováno“.
Sloupec č. 4
Uvede se datum uvedené na doručeném utajovaném dokumentu nebo
přeevidovaném utajovaném dokumentu, u vlastního utajovaného dokumentu se položka
proškrtne.
Sloupec č. 5
Uvede se číslo jednací utajovaného dokumentu odesílatele (evidenční
označení), u vlastního utajovaného dokumentu se položka proškrtne. V případě přeevidovaného
dokumentu se uvede jeho původní číslo jednací nebo jiné evidenční označení.
Sloupec č. 6
Uvede se počet listů doručeného, vlastního nebo přeevidovaného
utajovaného dokumentu. Jsou-li k utajovanému dokumentu připojeny přílohy v listinné
podobě, zapíše se jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem
je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. Zápis „3 + 3/15“ znamená,
že utajovaný dokument má 3 listy a 3 připojené přílohy mající celkem 15 listů. Každý
list bez ohledu na jeho formát je považován za jeden list. Jsou-li k utajovanému
dokumentu připojeny přílohy v nelistinné podobě, zapíše se jejich počet a druh, případně
jejich evidenční označení (disketa č. ..., videokazeta, 2 CD evid. ozn. ...).
Sloupec č. 8
Uvede se, kdy a komu byl doručený utajovaný dokument předán
(příjmení), ten potvrdí podpisem převzetí, pokud nebyl předán jiným způsobem. Tento
způsob se zde uvede; pokud se jedná o vlastní utajovaný dokument, vyznačuje se, kdo
jej vytvořil (příjmení).
Sloupec č. 9
Uvede se den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument vyřízen, přeevidován,
odeslán nebo kdy byl u něj změněn nebo zrušen stupeň utajení; pokud je utajovaný
dokument vyřízen, odeslán, přeevidován nebo je u něj změněn nebo zrušen stupeň utajení
v jiném roce, než vznikl nebo byl doručen, uvede se i rok.
Sloupec č. 11
Uvede se způsob vyřízení „dokumentem“, „postoupením“, „vzetím
na vědomí“, „záznamem na dokumentu“ nebo jiným vhodným způsobem. Při změně nebo zrušení
stupně utajení se uvede „stupeň utajení změněn na:“ nebo „stupeň utajení zrušen“.
Sloupec č. 12
Uvede se celkový počet listů odesílaného nebo přeevidovaného
utajovaného dokumentu a druh a počet příloh v nelistinné podobě, případně jejich
evidenční označení.
Sloupec č. 13
Vyplňuje se spisová značka spisu v případě, že utajovaný dokument
nebo soubor dokumentů je uložen ve spisu.
Sloupec č. 14
Uvede se celkový počet listů ukládaného utajovaného dokumentu
a druh a počet příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení. V
případě použití sběrného archu se uvede celkový počet uložených listů a druh a počet
příloh v nelistinné podobě až při uložení souboru utajovaných dokumentů.
Sloupec č. 15
Uvede se spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude
provedeno skartační řízení.
Sloupec č. 16
Uvede se záznam o vyřazení utajovaného dokumentu, „ARCHIV“
nebo „ZNIČENO“, č. j. nebo jiné evidenční označení záznamu o vyřazení, datum provedení
a podpis jednoho člena skartační komise; č. j. nebo jiné evidenční označení záznamu
o vyřazení lze uvést na vnitřní desky jednacího protokolu u záznamu o složení skartační
komise. Při ztrátě nebo neoprávněném zničení (mimo skartační řízení) utajovaného
dokumentu se uvede „ZTRÁTA“ nebo „NEOPRÁVNĚNĚ ZNIČENO“.
V případě doručení utajovaného dokumentu omylem se uvede „doručeno omylem“.“
67. Na konci přílohy č. 1 se doplňuje poznámka, která zní:
„Poznámka: V případě použití další administrativní pomůcky určené k evidenci
podle § 3 odst. 2 věty druhé se název „JEDNACÍ PROTOKOL“ nahradí konkrétním názvem
evidenční pomůcky a dále se přizpůsobí i názvy jednotlivých řádků a sloupců tabulek,
které obsahují výše uvedený název.“.
68. Na konci přílohy č. 2 se ruší slova „a sloupec č. 16“ a doplňuje se odstavec
a poznámka, které znějí:
„Ve sloupci č. 16 se uvede datum, příjmení a podpis osoby, která převzala
utajovaný dokument zpět k příslušné evidenci. V případě použití doručovací knihy
se uvede „viz DK“. Dále se proškrtne sloupec č. 1.
Poznámka:
Obsah štítku na titulní straně příslušného pomocného jednacího protokolu
a označení na vnitřní straně desek pomocného jednacího protokolu, vyjma tabulky „složení
skartační komise“ se použijí ze vzoru přílohy č. 1 s tím, že „Jednací protokol“ se
nahradí slovy „Pomocný jednací protokol“.“.
69. V příloze č. 3 se slova „č. j.“ umístěná v prvním sloupci vzoru manipulační
knihy nahrazují slovy „č. j. nebo jiné ev. ozn.*)“ a pod vzor manipulační knihy se
doplňují slova: „*) V případě rozsáhlého čísla jednacího nebo jiného evidenčního
označení je lze uvést ve sloupci „Věc“.“.
71. V příloze č. 5 se slova „Název, zn. svazku nebo číslo jednací“ umístěná
ve druhém sloupci vzoru zápůjční knihy nahrazují slovy „Značka spisu nebo č. j./jiné
ev. ozn.*)“ a pod vzor zápůjční knihy se doplňují slova „*) Nehodící se škrtněte.“.
72. Přílohy č. 6 až 8 znějí:
73. Za přílohu č. 8 se vkládá nová příloha č. 8a, která zní:
74. Přílohy č. 9 a 10 znějí:
75. V příloze č. 11 se první výskyt slova „NBÚ“ nahrazuje slovy „Národního
bezpečnostního úřadu“ a druhý výskyt slova „NBÚ“ se nahrazuje slovy „Národní bezpečnostní
úřady“.
Čl. II
Přechodná ustanovení
1. Vyjímatelný nosič určený k zaznamenávání poznámek nebo dílčích údajů obsahujících
utajovanou informaci nebo k vyhotovení výpisu z utajovaného dokumentu, který byl
přede dnem nabytí účinnosti této vyhlášky veden v evidenci vyjímatelných nosičů,
se do 3 měsíců ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky převede do evidence určitého
certifikovaného informačního systému, v jehož provozu bude výhradně používán, nebo
se převede do evidence utajovaných dokumentů v nelistinné podobě, anebo se zničí.
2. Sběrný arch založený přede dnem nabytí účinnosti této vyhlášky k příslušnému
číslu jednacímu utajovaného dokumentu, jehož založení bylo vyznačeno v jednacím protokolu,
se vede, uzavírá a skartační řízení dokumentů zapsaných v tomto sběrném archu se
provádí podle vyhlášky č. 529/2005 Sb., ve znění účinném přede dnem nabytí účinnosti
této vyhlášky.
Čl. III
Účinnost
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2016.
Ředitel:
Ing. Navrátil v. r.