Jak vytvořit a uplatňovat etický kodex organizace

Úkolem a náplní etického kodexu organizace je jasné stanovení principů a pravidel etického jednání manažerů i dalších zaměstnanců, a to jak pravidel uplatňovaných navenek organizace, tak i zásad týkajících se vztahů k vlastní organizaci, resp. vztahů mezi zaměstnanci či manažery navzájem.

Hlavní příčinou, proč firmy své etické zásady deklarují, je zpravidla snaha posílit image a důvěryhodnost v očích jejich zákazníků či širší veřejnosti, současně však i čelit některým nežádoucím formám jednání zaměstnanců ve vztahu ke svému zaměstnavateli. Správně vytvořený etický kodex má však i další funkce. Nastolení a dodržování principů etického chování usnadňuje organizacím získat a udržet kvalitní pracovníky: ti totiž většinou bývají vůči dodržování etických norem citlivější. Platí to především tehdy, zahrnuje-li etický kodex nejen pravidla, která organizace vyžaduje od svých zaměstnanců, ale i principy, kterými se při jednání s nimi řídí sama.

Podle mezinárodních odhadů má v současné době ve vyspělých zemích svůj závazný etický kodex 85 až 90 % větších firem. V Česku je tento podíl zatím menší, podle odhadů se u větších společností pohybuje kolem 30 %, v průběhu času však poměrně rychle roste.

Vedle etických principů může kodex uvádět i důležité zásady profesionálních („lege artis“) postupů, které organizace dodržuje, posilující odpovědnost, ale i profesní identitu zaměstnanců. Zásady etického jednání, které kodex stanoví, slouží i jako kritéria hodnocení zaměstnanců. V širším pojetí je tento kodex i jedním z nástrojů tvorby firemní kultury.

Etický kodex by však současně neměl být svou povahou ani stylem zaměňován s jinými dokumenty organizace, například s jejím posláním nebo misí na straně jedné, či pracovním řádem na straně druhé. Obsahové překrývání etického kodexu s pracovním řádem je přitom v praxi poměrně časté.

Východiska a předpoklady etických kodexů

Východiskem etických kodexů je, či měla by být, podnikatelská etika, tedy soubor morálních zásad a hodnot, uplatňujících se při řízení podniků i ve vzájemných vztazích mezi nimi. Tato etika vychází z obecných morálních norem společnosti a jejím cílem je zlepšit mezilidské vztahy vznikající v podnikové praxi.

Jedním ze základních principů této etiky je snaha sladit zájmy podniku, resp. jeho vlastníků (kterým jde především o maximalizaci zisku) s požadavky ostatních zájmových skupin, které jsou s činností podniku spojeny. Jde o skupiny, které jsou buď součástí podniku, nebo s ním úzce spolupracují, a které bývají označovány jako jeho „stakeholdeři“. Patří k nim především zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci, investoři, věřitelé, konkurenti, ale i sociální okolí podniku či širší veřejnost.

Základem etického řízení organizace je dobrovolné přijetí určitých závazků ze strany organizace, resp. jejího vedení. Jde o zásady, které brání (nebo by měly bránit) tomu, aby se postup organizace dostával do výraznějších konfliktů se zájmy jejích stakeholderů. Na prvém místě jde přitom většinou o konflikty, které by poškozovaly jejich zájmy, aniž by si toho tyto subjekty byly vědomy.

K výchozím předpokladům účinnosti etického kodexu patří jeho správné a konkrétní tematické zaměření. Vedle obecných zásad a pravidel eticky správného jednání by totiž kodex měl zaměstnancům i manažerům poskytovat i jednoznačná řešení konkrétních, eticky exponovaných či komplikovaných situací, se kterými se ve své praxi opakovaně setkávají. Mělo by přitom jít především o situace, ve kterých se určité obecně přijímané morální hodnoty mohou dostávat vzájemně do konfliktu. S tím souvisí i úkol zdůrazňovat a podporovat jednání, které je nejen v souladu s morálními normami a hodnotami společnosti, ale i s hodnotami organizace jako takové.

Etický kodex by tak měl zaměstnancům pomoci si ověřit, zda jejich jednání je zákonné a v souladu s politikou organizace, zda svoje jednání mohou obhájit před ostatními členy organizace, především svými nadřízenými, ale i před úřady, které mají pravomoc jejich rozhodování či jednání kontrolovat.

Účinnost etického kodexu se však opírá i o další předpoklady. Patří k nim nejen jasná a jednoznačná formulace jeho zásad, ale i jeho vztah k dalším nástrojům řízení. K předpokladům účinnosti etického kodexu patří i způsob jeho tvorby a nástroje, kterými jsou jeho zásady v organizaci prosazovány.

Etický kodex a další nástroje etického řízení

Účinnost etického kodexu jako nástroje prosazování etických principů závisí na tom, nakolik organizace využívá i další nástroje, sledující obdobné cíle. Jde o nástroje, které s etickým kodexem souvisejí nebo na něj navazují. Patří k nim zejména:

• etický leadership, tedy vedení příkladem ze strany nejvyššího managementu i dalších manažerů podniku. Je zpravidla vůbec nejdůležitějším nástrojem prosazování etického jednání v organizaci;
• zakotvení a úprava whistleblowingu. Whistleblowingem je upozornění zaměstnanců na určité nekalé praktiky, především nedodržování etických zásad na pracovišti. Zaměstnanci se o nich zpravidla dozvídají mezi prvními, při upozorňování na ně však často čelí dilematu, zda porušit loajalitu a důvěrnost vůči kolegovi, nadřízenému, popř. zaměstnavateli, a reálně tak ohrozit jeho (ale i své vlastní) postavení, nebo upřednostnit ochranu veřejného zájmu. Úprava whistleblowingu, především záruk, které organizace zaměstnanci při upozornění na etické prohřešky poskytuje, by měla být důležitou součástí etického kodexu;
• vzdělávání zaměstnanců a manažerů v oblasti etického chování. Cílem je upozornit na etická pravidla i význam jejich dodržování a sjednotit názory pracovníků na aplikaci etických norem v každodenní práci jejich podniku;
• hlášení rizik porušení etických pravidel. Jde o praxi sledující podobné cíle jako whistleblowing, fungující poněkud odlišným způsobem. Spočívá v povinnosti manažerů i zaměstnanců poskytnout nadřízenému, případně jinému představiteli firmy včasné a relevantní informace zahrnující popis situace, kdy hrozí porušení etických pravidel. Důvodem hrozby může být například určitý způsob řízení, kontroly či motivace zaměstnanců, který rizika etických prohřešků zvyšuje;
• interní etický výbor. Jde o orgán, který je podřízen vedení organizace a tvořen manažery i zaměstnanci. V jeho pravomoci je poradenství v oblasti etických otázek, prošetřování (domnělých) porušení etických pravidel a doporučování kroků, které by vedení organizace mělo na jejich podporu přijmout;
• etické „horké linky“. Jde o specializované telefonní, případně internetové kontakty sloužící k poradenství zaměstnancům při řešení komplikovanějších etických problémů.

Hlavní témata etických kodexů

Principy a normy, které etické kodexy zakotvují, se vztahují k několika hlavním oblastem. Pominutí některé z nich může v praxi snižovat účinnost kodexu, ale i důvěryhodnost, se kterou organizace o prosazování etického jednání usiluje.

Prvou z těchto oblastí bývá úvodní, obecná část etického kodexu, která vysvětluje jeho význam, způsob využití a zpravidla uvádí i tzv. základní hodnoty organizace, ze kterých kodex vychází. Může například konstatovat, že „firma usiluje o nejvyšší standardy osobního a profesionálního jednání, které jí umožňují zasloužit si důvěru klientů“ nebo že „společnost a všichni její zaměstnanci se zavazují jednat čestně a s úctou k druhým“.

Úvodní část etického kodexu je nesporně důležitá, tvoří však často i jeho nejproblémovější součást. Důvodem je její značná obecnost. Často má spíše deklaratorní povahu, a je otázkou, nakolik může skutečně sloužit jako nástroj řízení.

Obecnost úvodní či hodnotové části kodexu je částečně pochopitelná: vychází ze snahy organizací přihlásit se k obecně platným morálním hodnotám společnosti i zásadám podnikatelské etiky. Má-li však tato část etického kodexu jeho adresáty zaujmout, být účinná a působit přesvědčivě, je nezbytné, aby se alespoň částečně odlišovala od jiných organizací, tj. působila autenticky nebo dokonce originálně. Ideální tak je, aby i tato část etického kodexu dávala jednoznačně najevo, že je organizaci „šita na míru“.

Další části etického kodexu bývají specializované a zahrnují konkrétní oblasti či situace, které jsou pro podnik eticky důležité. První z nich se zpravidla dotýká chování firmy jako takové. Stanoví hlavní zásady jednání organizace vůči jejím partnerům, tj. zaměstnancům, zákazníkům, vlastníkům (akcionářům, investorům apod.), dodavatelům i společenskému okolí. Vycházejí přitom mimo jiné i z tzv. společenské odpovědnosti podniku.

Druhým konkrétním tématem kodexu bývá oblast dotýkající se chování zaměstnanců vůči organizaci. Upravuje především otázky a situace vztahující se k ochraně majetku firmy, možnému výskytu konfliktů zájmů, přijímání darů, využívání firemních informací, vykonávání vedlejších činností, politických aktivit apod.

Třetí z hlavních oblastí, na které se konkrétní zásady etických kodexů zaměřují, tvoří etické normy v oblasti řízení lidských zdrojů. Vztahují se především k otázce spravedlivého přístupu k zaměstnancům, tj. bránění nejrůznějším formám diskriminace, ale i ochraně soukromí a osobních dat zaměstnanců.

Etické závazky a požadavky v oblasti řízení lidských zdrojů a vztahů na pracovišti

Konkrétní etické závazky a požadavky v oblasti řízení lidských zdrojů včetně vztahů na pracovišti, ke kterým se firma ve svém etickém kodexu hlásí, se týkají situací, kdy hrozí nebezpečí

• upřednostňování, resp. diskriminace jednotlivých zaměstnanců nebo jejich skupin před jinými, a to při přijímání, hodnocení, odměňování, vzdělávání, povyšování apod. Jde zpravidla o (potenciální) upřednostňování založené na osobních vztazích a dalších hodnotících kritériích, nesouvisejících s výkonem či schopnostmi jednotlivých osob nebo jejich skupin. Nejčastějším případem jsou rozdíly v platech a úrovni pracovních nároků vznikající mimo jiné v důsledku osobních vztahů pracovníků s managementem;
• nedodržování důvěrnosti osobních informací. Zásady se týkají osobních informací, ale i dalších osobních sdělení zaměstnanců, které firma chápe jako důvěrné a jejichž důvěrnost zaručuje;
• sexuálního obtěžování a diskriminace při odměňování a povyšování. Jde o specifický problém spadající pod prvý z výše uvedených bodů, jehož význam či společenská závažnost mohou vést k potřebě věnovat mu samostatnou pozornost;
• rozdílů v pracovních požadavcích či požadavcích na dodržování podnikových pravidel kladených na „řadové“ a vedoucí zaměstnance;
• poskytování neúplných informací při přijímání nových pracovníků apod.

Symetrické uplatnění etických principů

Etický kodex organizace by měl dávat najevo, že etické jednání, které od zaměstnanců očekává, mohou očekávat i zaměstnanci od ní. Měl by zdůrazňovat i to, že jeho zásady platí pro všechny zaměstnance bez rozdílu jejich postavení.

Očekává-li firma od svých zaměstnanců například to, že jednání se svými zákazníky povedou ve shodě s literou i duchem práva a firemních pravidel i s nezbytnou morální integritou (dodrží například důvěrnost informací o dalších podnikových klientech), měli by i zaměstnanci mít možnost od firmy očekávat, že se budou účastnit jen takových obchodních či dalších činností, které jsou v souladu s platnými právními i morálními normami.

Vyjádřeno jinak, mohou očekávat, že jejich organizace nebude tolerovat nelegální, neetické nebo neprofesionální jednání, že své standardy a pravidla jasně vyjádří apod.

Tvorba a implementace etického kodexu

K nástrojům přispívajícím k účinnému prosazování etických pravidel patří i způsob tvorby etického kodexu, tedy jeho hodnot, zásad i jednotlivých pravidel. Tvorba etického kodexu by se měla opírat především o tyto kroky

• identifikování klíčových etických problémů či nejasností, se kterými se zaměstnanci v různých podnikových oblastech setkávají;
• prověření firemních či manažerských praktik s ohledem na jejich důsledky pro etiku chování zaměstnanců. Příkladem může být ověření, zda firemní systém odměňování nemotivuje k neetickému jednání ve vztahu k zákazníkům;
• analýza dalších faktorů či tlaků, které mohou vést k neetickému jednání manažerů i zaměstnanců.

Prosazení etických norem do praxe organizace se opírá o více nástrojů a opatření. K těm hlavním patří především

• zveřejnění etického kodexu, nejčastěji na webových stránkách firmy. Jde většinou o prvý z kroků směřujících k implementaci kodexu, představa, že pravidla kodexu lze „prosazovat“ jen jejich zveřejněním, je však iluzí. Jde většinou spíše o formální než reálný krok k prosazování kodexu. Totéž většinou platí i o povinnosti zaměstnanců seznámit se s obsahem etického kodexu a potvrdit tuto skutečnost formou jeho podpisu;
• manažerské workshopy upozorňující na etické zásady a normy při každodenním rozhodování manažerů, případně dalších zaměstnanců. Součástí těchto workshopů je i zdůraznění významu etického leadershipu, tedy příkladů manažerů při dodržování zásad etického kodexu, které většinou patří k nejúčinnějším principům implementace etického kodexu. K ověření, jakým způsobem jejich příklad působí, může přitom sloužit jejich hodnocení, například hodnocení metodou 360 stupňů. Podobnou roli plní školicí programy a tréninky informující zaměstnance o významu a zásadách kodexu, vysvětlující význam etických norem a dilemat a upozorňující případná disciplinární opatření při porušení jeho ustanovení;
• zřízení firemní „horké linky“ nabízející pomoc či konzultaci v eticky komplikovaných či sporných situacích. Jde o opatření týkající se především větších firem;
• promítnutí principů a zásad etického kodexu do nástrojů personální politiky a personálního řízení organizace, především do zásad přijímání, odměňování, hodnocení a povyšování zaměstnanců, tj. jeho promítnutí do firemních směrnic a pravidel, především těch, o které se opírá hodnocení zaměstnanců. Tento krok umožňuje, aby se etický kodex, resp. jeho dodržování stalo jedním z kritérií průběžného i pravidelného hodnocení zaměstnanců i provádění dalších personálních činností a rozhodnutí.

Zásady a nástroje sloužící k tvorbě i prosazování etického kodexu v praxi nebývají vždy využívány. Často jde přitom o nástroje, které podmiňují účinnost, resp. reálné prosazení etického kodexu v organizaci.

Podíl zaměstnanců na tvorbě kodexu

Přínos etického kodexu pro organizaci nespočívá jen v jasném vymezení etických pravidel. Často je spojen i se samotným procesem jeho tvorby. Kodex etického chování bývá účinný především tehdy, je-li produktem týmové práce. Důvodem je, že jeho tvorba nutí v tomto případě k tomu, aby se lidé na různých místech organizace společně zamýšleli nad etickými pravidly svého jednání i nad závazky své organizace vůči společnosti jako celku.

Při tvorbě etického kodexu organizace je tak důležité vzít v úvahu i to, kdo by se na jeho tvorbě měl podílet. Do přípravy etického kodexu by se měli zapojit nejen vedoucí, ale výkonní („řadoví“) zaměstnanci, především ti, kterých se bude osobně dotýkat. Cílem je odhalit některá etická dilemata, která si autoři kodexu z řad manažerů nemusejí plně uvědomovat, ale i podpořit motivaci zaměstnanců k dodržování jeho zásad. Z podobných důvodů může být v některých případech vhodné konzultovat obsah kodexu se zákazníky a dodavateli organizace či s místními orgány veřejné správy.

K důležitým otázkám spojeným s tvorbou kodexu patří i rozhodnutí o tom, jak často a jakým způsobem bude etický kodex revidován či doplňován. Správné řešení těchto „procesních“ otázek je mnohdy stejně důležité jako jeho obsah.

Nejčastější slabiny etických kodexů

Etické kodexy se občas stávají terčem kritických připomínek. Důvodem je nejčastěji jejich přílišná obecnost a nejednoznačnost. Vytýkána jim však bývá i neúčinnost, slabá vymahatelnost či formalismus.

Jejich kritici argumentují občas i skutečností, že chování jednotlivců je z velké části určováno hodnotami osvojovanými od dětství, a etické kodexy proto nemají na toto chování velký vliv. Diskutabilní je někdy i otázka, nakolik užitečný je etický kodex u malých podniků a drobných podnikatelů fungujících převážně na základě neformálních mezilidských vztahů.

Slabiny etických kodexů nespočívají však většinou v jejich povaze, ale spíše jejich obsahu. Týká se to především situací, kdy kodex (většinou z důvodu své přílišné obecnosti) nezohledňuje skutečné etické problémy firmy v praxi, nebo pokud (většinou v důsledku své přílišné rozsáhlosti) není příliš přehledný, zaměstnanci se v něm mohou ztrácet, či dává prostor pro odlišné, resp. mnohoznačné interpretace.

Praktická pravidla tvorby a uplatňování etických kodexů organizace

V zájmu účinnosti i důvěryhodnosti etického kodexu lze při jeho tvorbě, implementaci i uplatňování doporučit dodržování několika důležitých pravidel. Patří k nim především

• identifikace hlavních etických dilemat. Etický kodex by měl identifikovat klíčové etické otázky či dilemata, se kterými se zaměstnanci mohou dostat do kontaktu, a poskytovat návody na jejich řešení. Neměl by být příliš obecný ani suplovat jiné dokumenty firmy, měl by se symetricky dotýkat jak vztahu firmy k jejím partnerům včetně zaměstnanců, tak i vztahu zaměstnanců k firmě. Specifickou pozornost by měl kodex věnovat řízení lidských zdrojů.
• kodex je třeba „šít organizaci na tělo“. Úkolem etického kodexu je dát najevo a podporovat jednání, které je v souladu s morálními normami a hodnotami společnosti. Etický kodex organizace má však smysl především tehdy, jde-li nad rámec obecných etických zásad a je „šitý na tělo“ konkrétním potřebám firmy. Zaměřit by se přitom měl především na otázky, u kterých si jejich správným řešením nemusejí být zaměstnanci dostatečně jisti.

Může jít například o situace, kdy se určité obecně přijímané morální hodnoty dostávají vzájemně do konfliktu. Jednoduchým případem může být požadavek upozornit na určitý pracovní nebo podnikový problém, přestože je toto upozornění ostatními zaměstnanci vnímáno jako nekolegiální. Ve složitějších případech může jít o návod, jak řešit problém tzv. whistleblowingu, tj. situace, kdy zaměstnanec upozorní (nebo zvažuje upozornění) na protiprávní jednání organizace.

• etický kodex by neměl být zaměňován s jinými dokumenty organizace. Cílem etického kodexu je poskytnout zaměstnancům zásady či návod k správnému řešení konkrétních eticky exponovaných nebo komplikovaných situací. Etický kodex by proto neměl být zaměňován s obecnými dokumenty organizace, například s její vizí, posláním nebo misí, ale ani s podrobnými pravidly či směrnicemi upravujícími pracovní povinnosti či pracovní chování zaměstnanců.

Ve své obecné části může etický kodex shrnovat hlavní pravidla či principy jednání, kterým organizace věří či jejichž dodržování od svých příslušníků vyžaduje. V konkrétní části kodexu by však měly být tyto principy vždy promítnuty do hlavních oblastí, které jsou pro podnik důležité.

• tři hlavní oblasti etického kodexu. Etické principy či normy, které kodex ve své konkrétní části zakotvuje, by se měly vztahovat ke třem hlavním oblastem. Pominutí některé z nich může snižovat důvěryhodnost kodexu jako celku.

První oblast se dotýká chování firmy jako takové, ze kterého plynou i zásady týkající se jednání jejich zaměstnanců, pokud za firmu či jejím jménem jednají. Druhá skupina zásad se dotýká chování zaměstnanců vůči firmě. Upravuje otázky vztahující se k možnému výskytu konfliktů zájmů a jeho řešení, například přijímání darů, ale i využívání firemních informací, vykonávání vedlejších činností, politických aktivit apod.

Třetí oblast, na kterou by se etické kodexy měly zaměřovat, tvoří pak etické normy v oblasti řízení lidských zdrojů.

• součástí etického kodexu by vždy měla být etická pravidla řízení lidských zdrojů a mezilidských vztahů na pracovišti. Etické normy v oblasti řízení lidských zdrojů a vztahů na pracovišti se vztahují především k otázce spravedlivého přístupu k zaměstnancům. Nejčastější problémy v řízení lidských zdrojů, kterými by se měl etický kodex zabývat, se týkají možností nebo nebezpečí upřednostňování zaměstnanců při přijímání, hodnocení, odměňování apod., dodržování důvěrnosti osobních informací a sexuálního obtěžování.
• symetrické uplatnění etických principů. Etický kodex organizace by měl dávat najevo, že etické jednání, které od zaměstnanců očekává, mohou očekávat i zaměstnanci od své firmy. Měl by zdůrazňovat i to, že jeho zásady platí pro všechny zaměstnance bez rozdílu jejich postavení.
• týmová práce při tvorbě etického kodexu. Proces tvorby kodexu je z hlediska jeho účinnosti často stejně důležitý jako jeho obsah. Kodex etického chování by měl být produktem týmové práce a nad jeho zásadami i normami by se měly společně zamýšlet osoby z různých částí organizace, především však zaměstnanci, kterých se kodex bude nejvíce dotýkat. Cílem týmové práce při koncipování kodexu je nejen společně odhalit etická dilemata, která si jednotliví autoři kodexu nemusejí uvědomovat, ale i podpořit motivaci zaměstnanců k dodržování zásad kodexu. Z podobných důvodů může být v některých případech vhodné konzultovat obsah kodexu i se zákazníky, dodavateli či místními orgány.
• k prosazení etického jednání, které kodex deklaruje, je třeba použít více nástrojů. Pravidla kodexu je třeba prosazovat nejen jejich zveřejněním v rámci organizace či navenek, ale především pomocí školicích programů a tréninků, zřízením „horké linky“ nabízející zaměstnancům i manažerům pomoc v eticky komplikovaných situacích i dalších opatření. Důležitou součástí jeho praktického prosazování je však především promítnutí zásad kodexu do personálních firemních směrnic a pravidel, například kritérií hodnocení zaměstnanců.

Rozhodující úlohu při prosazování etického kodexu hrají příklady i jednání manažerů, mimo jiné jejich upozorňování na porušování etických norem nebo jeho hrozbu, a v nezbytném případě i jejich sankcionování. Úloha manažerů při prosazování etického kodexu spočívá i v prověřování firemních pravidel v oblasti řízení lidských zdrojů s ohledem na jejich důsledky pro etické jednání zaměstnanců. Příkladem může být otázka, zda neetické jednání zaměstnanců, například vůči zákazníkům, není posilováno způsobem jejich odměňování.

• pravidelná revize kodexu. Důležitou součástí tvorby a prosazení pravidel etického kodexu je i jeho pravidelná aktualizace. Její součástí je rozhodnutí o tom, jak často a jakým způsobem bude etický kodex revidován či doplňován, a to mimo jiné na základě analýzy jeho využívání i dodržování.